Thủ tục, hồ sơ thành lập công ty con 2024

Một trong các đơn vị trực thuộc công ty chính là công ty con. Những thuật ngữ như công ty mẹ, công ty con chắc hẳn mọi người đã nghe quá nhiều rồi, nhưng liệu có ai thực sự đã hiểu rõ. Trong bài viết này, công ty Luật ACC sẽ giới thiệu đến các bạn khái niệm công ty con là gì cũng như thủ tục Thành lập công ty con hiện nay.

I. Công ty con là gì? 

Để hiểu được công ty con là gì, trước hết các bạn cần biết như thế nào là công ty mẹ. Một công ty được coi là công ty mẹ của một công ty khác khi công ty đó thuộc một trong số 3 trường hợp sau đây:

- Công ty chiếm trên 50% vốn điều lệ nếu là công ty TNHH hoặc sở hữu trên 50% tổng số cổ phần phổ thông của công ty nếu đó là công ty cổ phần;

- Có đủ quyền hạn để bổ nhiệm các chức danh cấp cao như: Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị hay Giám đốc, Tổng Giám đốc công ty;

- Có đủ quyền hạn ra quyết định về việc sửa đổi và bổ sung các Điều lệ của công ty.

Như vậy có thể hiểu rằng công ty con là công ty mà được công ty khác góp vốn trên 50% số vốn điều lệ của công ty. Một công ty mẹ có thể có nhiều công ty con nhưng một công ty con chỉ có thể có một công ty mẹ.

>> Đọc thêm bài viết Công ty con là gì? để biết thêm chi tiết. 

II. Tại sao cần mở công ty con?

Có nhiều người đặt ra câu hỏi rằng “tại sao phải mở công ty con?” hay “mở công ty con có ích lợi gì?”.

Nếu công ty của bạn là một công ty đa ngành nghề thì trong quá trình hoạt động, việc kinh doanh quá nhiều ngành nghề sẽ khiến cho các cấp lãnh đạo khó mà quản lý được lợi nhuận và thu chi trong từng lĩnh vực. Do đó, nếu lập ra các công ty con có thể tạo nên được những cá thể độc lập trong từng lĩnh vực. Bên cạnh đó, công ty mẹ đầu tư xứng đáng máy móc, công nghệ sẽ tạo điều kiện và những thuận lợi lớn cho sự phát triển trong tương lai của công ty con. Mỗi công ty con có thể phát triển chuyên biệt lĩnh vực nhất định.

Ngoài ra, cũng có nhiều công ty vì muốn tạo ra sự cạnh tranh nội bộ để thúc đẩy phát triển kinh doanh mà sẵn sàng thành lập các công ty con. Việc cạnh tranh trong nội bộ sẽ khiến cho các công ty con nỗ lực hơn để nâng cao hiệu quả, mang về nhiều lợi nhuận nhất cho công ty tổng.

III. Thủ tục thành lập công ty con 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu:

Mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu được tải về từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Khi điền Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, các thành viên hoặc cổ đông sáng lập cần lưu ý các thông tin sau:

* Loại hình doanh nghiệp: Công ty con có thể được thành lập dưới hình thức là công ty cổ phần hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn.
* Tên doanh nghiệp: Tên công ty con phải có đủ các thành tố theo quy định của pháp luật, bao gồm: l

• Địa chỉ trụ sở chính: Địa chỉ trụ sở chính của công ty con phải được đặt trên lãnh thổ Việt Nam.
• Mã số doanh nghiệp:Mã số doanh nghiệp của công ty con sẽ được Phòng đăng ký kinh doanh cấp sau khi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chấp thuận.
• Điều lệ công ty: Điều lệ công ty là văn bản ghi nhận các quy định về tổ chức, quản lý và hoạt động của công ty. Điều lệ công ty cần được các thành viên hoặc cổ đông sáng lập thông qua tại cuộc họp thành lập công ty.
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập: Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập gồm các thông tin về họ tên, địa chỉ thường trú, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu của thành viên hoặc cổ đông sáng lập là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của thành viên hoặc cổ đông sáng lập là tổ chức.
• Bản sao hợp lệ chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu của thành viên hoặc cổ đông sáng lập là cá nhân: Bản sao hợp lệ chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu của thành viên hoặc cổ đông sáng lập là cá nhân cần được công chứng hoặc chứng thực.
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư của thành viên hoặc cổ đông sáng lập là tổ chức: Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư của thành viên hoặc cổ đông sáng lập là tổ chức cần được công chứng hoặc chứng thực.

Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ: Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ cần được công chứng hoặc chứng thực.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hồ sơ thành lập công ty con có thể được nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh, nộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

Phòng đăng ký kinh doanh có trách nhiệm thẩm định hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Trường hợp hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn thẩm định hồ sơ. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh có văn bản thông báo và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Bước 5: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Công ty con có trách nhiệm công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

IV. Quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của công ty mẹ đối với công ty con

Công ty mẹ thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình với tư cách là thành viên, chủ sở hữu hoặc cổ đông trong quan hệ với công ty con tùy thuộc vào loại hình pháp lý của công ty con theo quy định tương ứng của Luật Doanh nghiệp và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Hợp đồng, giao dịch và quan hệ khác giữa công ty mẹ và công ty con đều phải được thiết lập và thực hiện độc lập, bình đẳng theo điều kiện áp dụng đối với chủ thể pháp lý độc lập.

Trường hợp công ty mẹ can thiệp ngoài thẩm quyền của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông và buộc công ty con phải thực hiện hoạt động kinh doanh trái với thông lệ kinh doanh bình thường hoặc thực hiện hoạt động không sinh lợi mà không đền bù hợp lý trong năm tài chính có liên quan, gây thiệt hại cho công ty con thì công ty mẹ phải chịu trách nhiệm về thiệt hại đó.

Người quản lý công ty mẹ chịu trách nhiệm về việc can thiệp buộc công ty con thực hiện hoạt động kinh doanh theo quy định phải liên đới cùng công ty mẹ chịu trách nhiệm về thiệt hại đó.

Trường hợp công ty mẹ không đền bù cho công ty con theo quy định thì chủ nợ hoặc thành viên, cổ đông có sở hữu ít nhất 01% vốn điều lệ của công ty con có quyền nhân danh chính mình hoặc nhân danh công ty con yêu cầu công ty mẹ đền bù thiệt hại cho công ty con.

Trường hợp hoạt động kinh doanh trong trường hợp công ty mẹ can thiệp do công ty con thực hiện đem lại lợi ích cho công ty con khác của cùng một công ty mẹ thì công ty con được hưởng lợi phải liên đới cùng công ty mẹ hoàn trả khoản lợi được hưởng cho công ty con bị thiệt hại.

V. Điều kiện thành lập công ty con

Tổ chức, cá nhân có quyền thành lập hoặc góp vốn để thành lập doanh nghiệp trừ các trường hợp quy định tại Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020: cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân; cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, người chưa thành niên, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự…

Muốn thành lập công ty con thì công ty mẹ phải đáp ứng những điều kiện sau (Điều 195 Luật Doanh nghiệp 2020):

“1. Một công ty được coi là công ty mẹ của công ty khác nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

1. a) Sở hữu trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần phổ thông của công ty đó;
2. b) Có quyền trực tiếp hoặc gián tiếp quyết định bổ nhiệm đa số hoặc tất cả thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của công ty đó;
3. c) Có quyền quyết định việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ của công ty đó.
4. Công ty con không được đầu tư mua cổ phần, góp vốn vào công ty mẹ. Các công ty con của cùng một công ty mẹ không được đồng thời cùng góp vốn, mua cổ phần để sở hữu chéo lẫn nhau.
5. Các công ty con có cùng một công ty mẹ là doanh nghiệp có sở hữu ít nhất 65% vốn nhà nước không được cùng nhau góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác hoặc để thành lập doanh nghiệp mới theo quy định của Luật này.”

Vậy để thành lập công ty con, công ty mẹ phải đáp ứng các điều kiện là:

• Phải có tư cách pháp nhân đã được đăng ký (công ty)
• Phải góp vốn đủ và nắm giữ trên 50% số vốn góp/cổ phần phổ thông của công ty con
• Có đầy đủ hồ sơ tương ứng với từng loại hình công ty theo quy định.

VI. Hồ sơ thành lập công ty con bao gồm những gì?

Để tiến hành mở công ty con, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty con bao gồm:

- Điều lệ công ty con

- Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp

- Danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có) đối với trường hợp công ty con là công ty cổ phần; Danh sách thành viên nếu công ty con là công ty TNHH 2 thành viên trở lên;

- Bản sao hợp lệ các giấy tờ chứng thực:

• CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu có hiệu lực của các thành viên trong công ty
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ
• CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu có hiệu lực của người được công ty mẹ cử góp vốn và quản lý công ty con

Các bản sao photo có công chứng không được quá 03 tháng so với thời điểm nộp hồ sơ.

- Ngoài ra, công ty mẹ phải nộp thêm các giấy tờ: 

+ Công ty mẹ là công ty TNHH 01 thành viên thì khi mở công ty con phải có quyết định về việc cử người góp vốn quản lý vào công ty con của chủ sở hữu

+ Công ty mẹ là công ty TNHH 2 thành viên trở lên thì phải có quyết định về việc cử người góp vốn quản lý công công ty con của Chủ tịch Hội đồng thành viên

+ Công ty mẹ là công ty cổ phần phải có quyết định về việc cử người góp vốn quản lý công ty con của Hội đồng quản trị

Có một điều các bạn cần lưu ý là người được công ty cử làm đại diện góp vốn vào công ty con không bắt buộc phải là thành viên nắm giữ vốn trong công ty mẹ.

- Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của công ty con thì phải có Văn bản ủy quyền nộp hồ sơ.

VII. Nộp hồ sơ thành lập công ty con ở đâu?

Hồ sơ thành lập công ty con được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính của công ty con. 

VIII. Công ty nước ngoài mở công ty con tại Việt Nam

Công ty nước ngoài thành lập công ty con ở Việt Nam thì phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
Hồ sơ cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư bao gồm:

• Văn bản đề nghị thực hiện dự án;
• Đề xuất dự án đầu tư;
• Thuyết minh năng lực tài chính kèm xác nhận số dư tài khoản ngân hàng tiền đầu tư theo vốn điều lệ kê khai hoặc báo cáo tài chính của công ty nước ngoài (có lãi tương ứng với vốn điều lệ góp tại của công ty Việt Nam)
• Văn bản giải trình về công nghệ sử dụng trong dự án đầu tư đối với dự án thuộc diện thẩm định, lấy ý kiến về công nghệ theo quy định  của pháp luật về chuyển giao công nghệ
• Giải trình đáp ứng điều kiện;
• Quyết định thành lập;
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng cho thuê đất
• Bản sao đăng ký kinh doanh công ty nước ngoài;
• Điều lệ công ty nước ngoài;
• Hộ chiếu đại diện của nhà đầu tư;
• Giới thiệu nộp hồ sơ

Đối với thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì như công ty trong nước, bổ sung trong hồ sơ bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

IX. Thành lập công ty con để thực hiện dự án

• Việc thành lập công ty con, sẽ giúp công ty mẹ quản lý và hoạt động tốt hơn, cũng như hạn chế rủi ro và tránh ảnh hưởng đến các dự án khác.
• Việc này nhằm rất nhiều mục đích như duy trì chế độ sổ sách và chi phí riêng biệt; hạn chế trách nhiệm nếu phá sản; thuận lợi khi chuyển nhượng dự án và dễ dàng khi đăng ký đầu tư xây dự án mới. Cụ thể:

+ Tách riêng thành các pháp nhân riêng biệt (công ty thực hiện dự án) nhằm duy trì chế độ sổ sách và chi phí riêng biệt:

Các Công ty thực hiện dự án sau khi được thành lập là các pháp nhân độc lập, có cơ cấu tổ chức, có tài sản riêng, và tự chịu trách nhiệm đối với các nghĩa vụ của mình.

Ngoài ra, các công ty này được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam, do đó, các công ty này sẽ được điều chỉnh bởi các quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật đầu tư cũng như các quy định về thuế TNDN, thuế GTGT, và phải tuân thủ các quy định về kế toán, sổ sách,…

Do vậy, các công ty lớn thường thành lập các Công ty con để thực hiện dự án nhằm tách biệt nguồn vốn, chi phí, tài sản và sổ sách.

+ Tách riêng phạm vi trách nhiệm của từng pháp nhân. Nếu có một pháp nhân phá sản, sẽ không ảnh hưởng đến các pháp nhân khác:

Như trình bày ở trên, các công ty thực hiện dự án này là các pháp nhân độc lập, thường được thành lập theo hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, theo pháp luật doanh nghiệp, các công ty mẹ này chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi phần vốn góp hay cổ phần mà mình sở hữu.

Do đó, trong trường hợp các công ty thực hiện dự án này phá sản, sẽ tự chịu trách nhiệm với các chủ nợ trong phạm vi tài sản và vốn của mình. Trong trường hợp một pháp nhân phá sản, sẽ không ảnh hưởng đến các pháp nhân khác, hay nói cách khác, khi một dự án không thể thực hiện, các dự án khác hay công ty mẹ sẽ không bị ảnh hưởng hay liên đới chịu trách nhiệm với Công ty thực hiện dự án.

+ Thuận lợi về mặt thủ tục trong việc chuyển nhượng dự án cho một bên thứ ba:

Nếu thực hiện chuyển nhượng dự án theo hình thức chuyển nhượng vốn của công ty thực hiện dự án (bán công ty con) sẽ có những điểm thuận lợi hơn.

Thứ nhất, về mặt pháp lý, tiết kiệm về mặt thời gian thực hiện chuyển nhượng, hồ sơ thủ tục, giảm thiểu rủi ro đối với các tranh chấp về các nghĩa vụ đối với các bên thứ ba (người mua nhà, các nhà cung cấp, chủ nợ).

Thứ hai, việc chuyển nhượng dự án đầu tư theo hình thức chuyển nhượng vốn cũng sẽ có những thuận lợi về mặt hạch toán, kết toán, thuế của công ty mẹ.

+ Thủ tục thực hiện từng dự án sẽ không bị ảnh hưởng:

Mỗi công ty thực hiện dự án sẽ là chủ đầu tư thực hiện dự án Kinh doanh bất động sản, khi muốn chuyển nhượng cho một bên thứ ba, chủ đầu tư sẽ chuyển nhượng phần vốn góp/cổ phần của mình cho nhà đầu tư mới, việc chuyển nhượng như trên sẽ đơn giản và tránh thay đổi cơ cấu của công ty mẹ. Bên cạnh đó, việc chuyển nhượng một dự án hay một dự án bị dừng hoạt động cũng sẽ không ảnh hưởng đến các dự án còn lại.

XI. Ưu điểm, nhược điểm của việc thành lập công ty con

1. Ưu điểm của việc thành lập công ty con:

Việc thành lập công ty con có thể giúp công ty mẹ mở rộng ra với quy mô đa sở hữu ngày càng lớn, với sự hoạt động đa ngành, đa phương, thậm chí đa quốc gia;

Địa vị pháp lý của công ty mẹ và công ty con có tính độc lập với nhau, do đó các công ty con phát huy được sáng tạo, quyền tự chủ, quyền quản ly công ty để giải quyết những vấn đề nhanh hơn ở công ty.

Các công ty con là đơn vị sản xuất kinh doanh còn nhiệm vụ ứng dụng kết quả nghiên cứu các công nghệ mới của công ty mẹ để biến thành lực lượng sản xuất, chuyển nhanh các sản phẩm đó ra thị trường. 

Công ty mẹ có thể chủ động hơn trong việc bố trí và tái bố trí lại cơ cấu đầu tư vào các lĩnh vực khác nhau theo chiến lược phát triển của công ty bằng việc mua hoặc bán cổ phần của mình trong các công ty con.

Việc thành lập công ty con có thể giúp công ty mẹ chiếm lĩnh, mở rộng và củng cố thị trường; thu được nhiều lợi nhuận hơn.

Thông qua việc thành lập công ty con, công ty mẹ có thể thực hiện được sự liên kết với các doanh nghiệp khác (các công ty con) làm tăng khả năng cạnh tranh, tăng độc quyền của thiểu số phân tán sự rủi ro, cùng phối hợp hay chia sẻ các nguồn lực, tận dụng các thế mạnh của các cổ đông.

Việc thành lập công ty con cho phép công ty mẹ huy động vốn để mở rộng sản xuất kinh doanh trong điều kiện vừa có thể kiểm soát được công ty con mới thành lập một cách hữu hiệu thông qua cổ phần khống chế, vừa không bị các nhà đầu tư chi phối đối với công ty con khác.

2. Nhược điểm của việc thành lập công ty con

Bên cạnh những ưu điểm, việc thành lập và phát triển công ty con cũng thể gây ra các hạn chế, như:

Có thể xuất hiện tập trung kinh tế, dễ gây nên hiện tượng lũng đoạn thị trường, ảnh hưởng xấu tới thị trường chung.

Do tính độc lập, tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên các công ty con cạnh tranh lẫn nhau gây ảnh hưởng đến lợi ích chung của cả tập đoàn, trong đó có công ty mẹ.

Công ty con có thể bị phụ thuộc vào công ty mẹ, do đó khó theo đuổi mục đích khác của tập đoàn.

Các công ty mẹ nắm giữ phần lớn cổ phần của các công ty con nên nếu gặp sự cố sẽ kéo theo sự phá sản tại các công ty con đó, gây ảnh hưởng lớn đến nền kinh tế.

Công ty mẹ chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi đã góp vào công ty con.

 Công ty con không được chuyển lợi nhuận trước thuế cho công ty mẹ mà phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp tại trụ sở công ty. 

XII. Nên mở công ty con hay chi nhánh?

Để biết được nên thành lập công ty con hay chi nhánh, ta cần phải so sánh đặc điểm của 2 loại hình này:

Như vậy, tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp mà chọn hình thức công ty con hay chi nhánh.

XIII. Câu hỏi thường gặp

1. Công ty cổ phần, TNHH có được thành lập công ty con không?

Công ty cổ phần và công ty TNHH được quyền thành lập công ty con, cụ thể như sau:

• Công ty mẹ là công ty TNHH 01 thành viên thì khi mở công ty con phải có quyết định về việc cử người góp vốn quản lý vào công ty con của chủ sở hữu
• Công ty mẹ là công ty TNHH 2 thành viên trở lên thì phải có quyết định về việc cử người góp vốn quản lý công công ty con của Chủ tịch Hội đồng thành viên
• Công ty mẹ là công ty cổ phần phải có quyết định về việc cử người góp vốn quản lý công ty con của Hội đồng quản trị

2. Điều lệ công ty con là gì?

Điều lệ công ty con là một phần không thể thiếu trong quá trình thành lập công ty con. Theo đó, điều lệ công ty là bản thỏa thuận giữa những người chủ sở hữu công ty với nhau, là sự cam kết, ràng buộc các thành viên trong một luật lệ chung, được soạn thảo căn cứ trên những khuôn mẫu chung của pháp luật, để ấn định các nguyên tắc về cách thức lập, quản lý, hoạt động và giải thể của doanh nghiệp.

3. Có thể thành lập công ty con khác ngành nghề của công ty mẹ không?

Công ty con có thể đăng ký ngành nghề giống công ty mẹ hoặc khác công ty mẹ đều được miễn là ngành nghề kinh doanh của công ty con không thuộc trường hợp bị cấm, bị hạn chế.