Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Việc thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường tiềm năng này. Văn phòng đại diện không chỉ là cầu nối giữa công ty mẹ và khách hàng, đối tác trong nước mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược kinh doanh. Tuy nhiên, quá trình thành lập văn phòng đại diện yêu cầu tuân thủ nhiều quy định pháp lý phức tạp. Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin cần thiết giúp bạn thực hiện thủ tục này một cách thuận lợi.

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài 

1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Để thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

Thời gian hoạt động: Công ty nước ngoài phải được thành lập và hoạt động tối thiểu 1 năm tính từ ngày thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp tại quốc gia nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh của công ty nước ngoài phải phù hợp với các cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Nếu ngành nghề kinh doanh không nằm trong các cam kết này, việc thành lập sẽ do Bộ Công Thương xem xét.

Hồ sơ pháp lý: Công ty phải cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu theo quy định của pháp luật Việt Nam, bao gồm giấy phép kinh doanh, báo cáo tài chính, và các giấy tờ liên quan khác.

Quy định về tên gọi: Tên văn phòng đại diện phải đúng với tên của công ty mẹ và không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các đơn vị khác đã đăng ký tại Việt Nam.

Tuân thủ pháp luật: Công ty nước ngoài phải cam kết tuân thủ các quy định pháp luật của Việt Nam trong suốt quá trình hoạt động của văn phòng đại diện.

Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên sẽ giúp công ty nước ngoài thuận lợi trong việc thành lập và vận hành văn phòng đại diện tại Việt Nam.

>>> Để biết thêm nhiều bài viết có liên quan, quý khách hàng vui lòng xem thêm tại: Thủ tục đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện 

2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm các tài liệu chính sau:

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện: Mẫu đơn này theo quy định của Bộ Công Thương Việt Nam, bao gồm các thông tin về công ty mẹ và văn phòng đại diện dự kiến.

Bản sao Giấy phép thành lập hoặc giấy tờ tương đương của công ty mẹ:

• Giấy tờ này phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
• Phải chứng minh công ty mẹ đã hoạt động ít nhất 1 năm.

Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu chứng minh tài chính của công ty mẹ: Báo cáo này nhằm chứng minh công ty mẹ có đủ nguồn lực tài chính để duy trì hoạt động của văn phòng đại diện.

Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện:

• Quyết định này được ký bởi đại diện có thẩm quyền của công ty mẹ.
• Bao gồm thông tin cá nhân của người được bổ nhiệm và quyền hạn, trách nhiệm của họ.

Bản sao hợp đồng thuê trụ sở văn phòng đại diện:

• Hợp đồng phải có đầy đủ chữ ký của các bên và được công chứng.
• Kèm theo giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp của bên cho thuê đối với địa chỉ này.

Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ tương đương của người đứng đầu văn phòng đại diện: Hộ chiếu hoặc giấy tờ phải còn hiệu lực và đã được dịch công chứng sang tiếng Việt.

Các tài liệu khác (nếu có): Ví dụ: Các tài liệu chứng minh hoạt động kinh doanh của công ty mẹ, văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu có).

Các tài liệu trên cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác theo yêu cầu của cơ quan cấp phép để đảm bảo quá trình thành lập văn phòng đại diện diễn ra thuận lợi và đúng quy định pháp luật.

>>> Để biết thêm nhiều bài viết có liên quan, quý khách hàng vui lòng xem thêm tại: Doanh nghiệp FDI và doanh nghiệp chế xuất [Cập nhật 2024] 

3. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam 

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Công ty nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, hồ sơ theo quy định pháp luật, bao gồm các tài liệu 

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hồ sơ sau khi chuẩn bị đầy đủ sẽ được nộp tại Sở Công Thương của tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện dự kiến hoạt động hoặc nộp trực tiếp tại Bộ Công Thương (trong trường hợp cần thiết). Hồ sơ cũng có thể được nộp trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử quốc gia về đầu tư nước ngoài.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ xem xét, thẩm định tính hợp lệ của các tài liệu đã nộp. Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu có yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp.

Bước 4: Cấp Giấy phép thành lập

Nếu hồ sơ hợp lệ, trong vòng 7 ngày làm việc (hoặc 10 ngày nếu cần xem xét các điều kiện đặc biệt), cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài. 

Bước 5: Công bố thông tin

Sau khi nhận Giấy phép, văn phòng đại diện phải tiến hành công bố thông tin về việc thành lập trên cổng thông tin của Bộ Công Thương và đăng ký mẫu dấu, mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý địa phương trong vòng 30 ngày.

Bước 6: Các thủ tục liên quan sau khi thành lập

Đăng ký lao động với cơ quan lao động địa phương (nếu có lao động nước ngoài).

Thực hiện các nghĩa vụ về báo cáo hoạt động hàng năm với Sở Công Thương.

Lưu ý: Các bước trên có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định của từng địa phương hoặc sự thay đổi trong pháp luật. Doanh nghiệp cần theo dõi và cập nhật thông tin để thực hiện đúng quy trình.

>>> Để biết thêm nhiều bài viết có liên quan, quý khách hàng vui lòng xem thêm tại: Thủ tục thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài 

4. Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam 

Theo quy định pháp luật Việt Nam, có một số trường hợp mà cơ quan nhà nước sẽ không cấp phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam. Các trường hợp này bao gồm:

Không đáp ứng điều kiện về thời gian hoạt động: Công ty nước ngoài chưa hoạt động ít nhất 1 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp tại quốc gia nơi công ty có trụ sở chính.

Không phù hợp với cam kết quốc tế: Ngành nghề kinh doanh của công ty nước ngoài không thuộc các lĩnh vực mà Việt Nam cam kết mở cửa thị trường cho các tổ chức nước ngoài, trừ khi có sự chấp thuận đặc biệt từ Bộ Công Thương.

Bị thu hồi giấy phép hoặc đình chỉ hoạt động: Công ty mẹ hoặc văn phòng đại diện trước đó của công ty mẹ đã bị thu hồi giấy phép thành lập hoặc bị đình chỉ hoạt động tại Việt Nam do vi phạm pháp luật trong thời gian 2 năm liên tiếp.

Không đủ điều kiện về tài chính: Công ty mẹ không chứng minh được khả năng tài chính để đảm bảo hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Vi phạm pháp luật: Công ty mẹ hoặc người đại diện bị phát hiện có các hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng, ảnh hưởng đến an ninh, trật tự, an toàn xã hội hoặc vi phạm các quy định liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động tại Việt Nam.

Trụ sở dự kiến không hợp pháp: Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện không đáp ứng các quy định về điều kiện sử dụng hoặc không được phép dùng làm trụ sở văn phòng đại diện theo quy định pháp luật Việt Nam.

Hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ: Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện không đầy đủ, không chính xác hoặc có sai sót mà không được bổ sung, chỉnh sửa theo yêu cầu của cơ quan cấp phép trong thời gian quy định.

Các trường hợp trên được quy định nhằm đảm bảo rằng văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam hoạt động hợp pháp và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật Việt Nam.

>>> Để biết thêm nhiều bài viết có liên quan, quý khách hàng vui lòng xem thêm tại: Thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Thái Bình 

5. Các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam 

Sau khi thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam, cần thực hiện một số thủ tục quan trọng để đảm bảo văn phòng đại diện hoạt động hợp pháp và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Các thủ tục bao gồm:

5.1. Đăng ký mẫu dấu

Mục đích: Văn phòng đại diện cần khắc và đăng ký mẫu dấu để sử dụng trong các giao dịch và văn bản pháp lý.

Thủ tục: 

• Liên hệ với cơ quan công an địa phương hoặc các đơn vị được ủy quyền để khắc dấu.
• Đăng ký mẫu dấu tại Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội hoặc cơ quan cấp phép.
• Sau khi hoàn thành, văn phòng đại diện sẽ nhận được giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu.

5.2. Đăng ký mã số thuế

Mục đích: Văn phòng đại diện phải đăng ký mã số thuế để thực hiện các nghĩa vụ thuế và các giao dịch tài chính tại Việt Nam.

Thủ tục: 

• Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã số thuế bao gồm Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, bản sao chứng thực giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, và các giấy tờ liên quan khác.
• Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
• Sau khi đăng ký thành công, văn phòng đại diện sẽ nhận được mã số thuế.

5.3. Mở tài khoản ngân hàng

Mục đích: Văn phòng đại diện cần mở tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch tài chính tại Việt Nam.

Thủ tục:

• Lựa chọn ngân hàng phù hợp tại Việt Nam và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện, quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Hoàn tất các thủ tục mở tài khoản tại ngân hàng.

5.4. Đăng ký lao động và bảo hiểm xã hội

Mục đích: Văn phòng đại diện phải đăng ký sử dụng lao động với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm xã hội cho nhân viên.

Thủ tục:

• Đăng ký sử dụng lao động nước ngoài (nếu có) theo quy định pháp luật.
• Ký hợp đồng lao động với nhân viên và đăng ký bảo hiểm xã hội tại cơ quan Bảo hiểm Xã hội địa phương.

5.5. Công bố thông tin hoạt động

Mục đích: Công bố thông tin về việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện trên Cổng thông tin điện tử quốc gia hoặc trên phương tiện thông tin đại chúng.

Thủ tục:

• Nộp thông báo bằng văn bản về việc thành lập văn phòng đại diện đến Sở Công Thương hoặc cơ quan cấp phép trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép.
• Công bố thông tin này trên cổng thông tin của Bộ Công Thương.

5.6. Thực hiện các nghĩa vụ báo cáo

Mục đích: Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định về báo cáo hoạt động, tài chính, lao động theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thủ tục:

• Hàng năm, văn phòng đại diện phải nộp báo cáo hoạt động cho Sở Công Thương và các cơ quan liên quan.
• Thực hiện báo cáo thuế định kỳ với Chi cục Thuế.

5.7. Đăng ký bảng hiệu

Mục đích: Văn phòng đại diện cần đăng ký và lắp đặt bảng hiệu tại trụ sở chính để công khai tên, địa chỉ và thông tin liên hệ.

Thủ tục:

• Liên hệ với chính quyền địa phương hoặc cơ quan quản lý để đăng ký bảng hiệu.
• Thực hiện lắp đặt bảng hiệu theo quy định về kích thước, nội dung và vị trí.

Việc tuân thủ các thủ tục sau khi thành lập sẽ giúp văn phòng đại diện hoạt động ổn định và tránh các vi phạm pháp lý trong quá trình hoạt động tại Việt Nam.

>>> Để biết thêm nhiều bài viết có liên quan, quý khách hàng vui lòng xem thêm tại: Chức năng của văn phòng đại diện tại nước ngoài là gì? 

6. Một số câu hỏi thường gặp

Thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là bao lâu?

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có thời hạn hoạt động tối đa là 5 năm và có thể gia hạn thêm khi cần thiết.

Văn phòng đại diện có được phép ký hợp đồng kinh doanh tại Việt Nam không?

Văn phòng đại diện không được phép ký kết hợp đồng kinh doanh trực tiếp mà chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường.

Thời gian giải quyết hồ sơ thành lập văn phòng đại diện là bao lâu?

Thời gian giải quyết hồ sơ thường trong vòng 7-10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Hy vọng bài viết đã mang lại những thông tin hữu ích về quá trình thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam. Nếu quý khách có bất kỳ thắc mắc hay cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC để nhận được tư vấn và dịch vụ tốt nhất. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý khách trong mọi thủ tục pháp lý.