Trong thời đại toàn cầu hóa như hiện nay thì việc hợp tác quốc tế cũng như việc mở rộng hoạt động kinh doanh nước ngoài không còn trở nên quá xa lạ và hiếm gặp nữa. Chính vì vậy mà nhiều doanh nghiệp nước ngoài cũng bắt đầu mở rộng phạm vi kinh doanh cũng như thực hiện khảo sát tình hình tại Việt Nam bằng cách thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Trong bài viết này ACC sẽ giới thiệu đến bạn đọc thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
1. Khái niệm Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là gì?
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
>>> Để tìm hiểu thêm về Giấy chứng nhận đầu tư nước ngoài, mời bạn tham khảo bài viết: Giấy chứng nhận đầu tư nước ngoài.
2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Công ty nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:
- Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
- Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc Công ty nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
>>> Để hiểu thêm về Thủ tục thành lập công ty 100% vốn nước ngoài, mời các bạn xem thêm bài viết tại đây: Thủ tục thành lập công ty 100% vốn nước ngoài.
3. Một số điều kiện của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam và người đứng đầu
Văn phòng đại diện và Người đứng đầu văn phòng đại diện có quyền lợi và nghĩa vụ theo quy định của Luật Thương mại và các quy định sau đây:
- Văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng làm đại diện cho Công ty khác; không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở của Văn phòng đại diện.
- Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một Công ty nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một Công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Người đứng đầu Chi nhánh của Công ty nước ngoài khác tại Việt Nam;
- Người đại diện theo pháp luật của Công ty nước ngoài đó hoặc Công ty nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
- Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được Công ty nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì Công ty nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.
Điều kiện để thành lập công ty vốn nước ngoài ở Việt Nam là gì? Hồ sơ thủ tục ra sao? Mời Quý độc giả theo dọi bài viết Thành lập công ty vốn nước ngoài
4. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Công ty nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi Công ty nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của Công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
- Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
>>> Để tìm hiểu thêm về Thủ tục thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài, mời bạn tham khảo bài viết: Thủ tục thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài.
5. Các tài liệu cần dịch công chứng và hợp pháp hoá lãnh sự khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Tài liệu cần hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng: Giấy đăng ký kinh doanh
- Tài liệu cần dịch ra Tiếng Việt và công chứng:
- Hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện
- Điều lệ công ty;
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất
Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ. Trường hợp công ty mẹ ở nước ngoài không có dấu thì toàn bộ hồ sơ phải hợp pháp hoá lãnh sự.
6. Thời gian thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài:
Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;
- Khắc dấu tròn của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;
- Cấp Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 - 07 ngày làm việc.
Tổng thời gian cho việc xin giấy phép đến bước có thể xuất hóa đơn cho khách hàng thời gian kéo dài khoảng 25 – 40 ngày làm việc, tùy thuộc vào việc giấy tờ cung cấp có đầy đủ, kịp thời cho cơ quan chức năng hay không.
7. Thẩm quyền, cơ quan cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Sở Công Thương tại địa phương nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- Sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp cho Công ty nước ngoài Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và gửi bản sao Giấy phép tới Bộ Công thương; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Cơ quan Thuế; Cơ quan Thống kê, Cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở.
8. Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:
- Công ty nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
- Công ty nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Công ty nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
- Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.
9. Công bố thông tin về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện;
- Tên, địa chỉ trụ sở của Công ty nước ngoài;
- Người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện;
- Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
10. Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
- Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
11. Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
- Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Xin cấp giấy phép lao độngcho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
- Văn phòng đại diện phải làm báo cáo hoạt động hàng năm (theo mẫu) gửi và có xác nhận của Sở Công thương;
- Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;
12. Hồ sơ pháp lý cần lưu giữ trong suốt quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Giấy phép hoạt động;
- Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu;
- Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện;
- Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn mục trên.
13. Thời hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Công ty nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của Công ty nước ngoài. Giấy phép có thể được gia hạn nhiều lần.
14. Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam của ACC
- Tư vấn trước thành lập về các vấn đề liên quan đến việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam phù hợp với các yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật;
- Xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Đăng ký và hoàn thành thủ tục cấp Thông báo mã số thuế nộp hộ cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Tư vấn các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Kê khai thủ tục nhân sự, lao động của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam với Sở Công thương, cơ quan bảo hiểm xã hội;
15. Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam của ACC
- Lắng nghe, nắm bắt thông tin khách hàng cung cấp để tiến hành tư vấn chuyên sâu và đầy đủ những vướng mắc, vấn đề khách hàng đang gặp phải;
- Báo giá qua điện thoại để khách hàng dễ dàng đưa ra quyết định có hợp tác với ACC không;
- Ký kết hợp đồng và tiến hành soạn hồ sơ trong vòng 3 ngày nếu khách hàng cung cấp đủ hồ sơ chúng tôi yêu cầu;
- Khách hàng cung cấp hồ sơ bao gồm giấy giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy khám sức khỏe;
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bàn giao cho khách hàng;
- Hỗ trợ tư vấn miễn phí các vướng mắc sau khi đã được cấp giấy chứng nhận.
16. Câu hỏi thường gặp
Các bước thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam?
Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;
Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;
Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.
Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam?
Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Văn phòng đại diện cần lưu giữ hồ sơ gì tại văn phòng trong quá trình hoạt động?
Trong quá trình hoạt động, Văn phòng đại diện cần lưu giữ các tài liệu sau: Giấy phép hoạt động; Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu; Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện; Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn tại mục thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam có được ký hợp đồng kinh tế không?
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được ký và thực hiện các hợp đồng kinh tế.
Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài [2022]. Công ty Luật ACC luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc của Quý bạn đọc về pháp luật liên quan đến chứng chỉ giám sát xây dựng. Xem thêm bài viết về các chủ đề khác của của chúng tôi tại đây. Trân trọng !
Nếu quý khách hàng có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài hãy liên hệ ngay
CÔNG TY LUẬT ACC
Tư vấn: 1900.3330
Zalo: 084.696.7979
Fanpage: : ACC Group – Đồng Hành Pháp Lý Cùng Bạn
Mail: [email protected]
Địa chỉ Công ty Luật ACC
| Hồ Chí Minh: Tầng 8, 520 Cách Mạng Tháng 8, P. 11, Q. 3 | Quận 1: 221 Trần Quang Khải, P. Tân Định |
| Hà Nội: Tầng 8, 18 Khúc Thừa Dụ, P. Dịch Vọng, Q. Cầu giấy | Quận 4: 192 Nguyễn Tất Thành, P. 13 |
| Bình Dương: 97 Huỳnh Văn Cù, Phường Hiệp Thành, TP. Thủ Dầu Một | Quận 6: 33G Tân Hoà Đông, P. 13 |
| Đà Nẵng: Tầng 3, Số 5 Cao Thắng, P. Thanh Bình, Q. Hải Châu | Quận 11: 8 Hòa Bình, P. 5 |
| Đồng Nai: 45 Đồng Khởi, Tổ 41, KP8, Phường Tân Phong, Tp Biên Hòa | Quận 12: B99 Quang Trung, P. Đông Hưng Thuận |
| Khánh Hoà: 138 Thống Nhất, P.Vạn Thắng, TP.Nha Trang | Quận Bình Thạnh: 395 Nơ Trang Long, P.13 |
| Quận Gò Vấp: 1414 Lê Đức Thọ, P. 13 | |
| Quận Tân Bình: 264 Âu Cơ, P. 9 | |
| Quận Tân Phú: 385 Lê Trọng Tấn, P.Sơn Kỳ |
Công ty Luật ACC tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên tất cả các tỉnh thành: Hà Nội, TP. HCM, Bình Dương, TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và Đồng Nai. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
Nội dung bài viết:
Phản hồi (10)