Hồ sơ, thủ tục giải thể công ty, doanh nghiệp

Thủ tục giải thể công ty, doanh nghiệp là một quy trình pháp lý quan trọng, yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục là rất cần thiết. Công ty Luật ACC sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và quy trình giải thể, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục một cách hiệu quả và hợp pháp.

Hồ sơ, thủ tục giải thể công ty, doanh nghiệp

1. Hồ sơ giải thể công ty, doanh nghiệp

1.1. Hồ sơ giải thể gửi cơ quan thuế

Khi công ty quyết định giải thể, việc gửi hồ sơ đến cơ quan thuế là một bước không thể thiếu. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm các tài liệu sau:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế: Tài liệu này phải được lập theo mẫu quy định, nêu rõ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và lý do chấm dứt hiệu lực. Văn bản cần được ký bởi người đại diện theo pháp luật của công ty.
• Xác nhận không nợ thuế hải quan: Công ty cần liên hệ với cơ quan hải quan để lấy xác nhận rằng không còn nợ thuế. Tài liệu này là cơ sở để chứng minh công ty đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính với nhà nước, giúp quá trình giải thể diễn ra thuận lợi.
• Biên bản họp về việc giải thể: Biên bản này phải ghi lại đầy đủ nội dung cuộc họp của hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) hoặc hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên). Nội dung biên bản cần nêu rõ ý kiến, biểu quyết và quyết định giải thể, cùng với chữ ký của các thành viên tham gia.
• Quyết định giải thể công ty: Văn bản này là quyết định chính thức của công ty, cần ghi rõ lý do giải thể, thời gian có hiệu lực và thông tin về người thực hiện thủ tục giải thể. Quyết định này phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật.
• Giấy ủy quyền: Nếu người đại diện không trực tiếp thực hiện các thủ tục giải thể, cần có giấy ủy quyền cho người khác, trong đó nêu rõ quyền hạn và trách nhiệm của người được ủy quyền.

1.2. Hồ sơ giải thể gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư

Để hoàn tất thủ tục giải thể, công ty cũng cần chuẩn bị hồ sơ gửi đến Sở Kế hoạch và Đầu tư. Hồ sơ này bao gồm:

• Thông báo giải thể: Tài liệu này phải nêu rõ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, lý do giải thể và thời điểm có hiệu lực. Thông báo cần được ký bởi người đại diện theo pháp luật và gửi kèm theo các tài liệu khác.
• Quyết định giải thể: Tương tự như hồ sơ gửi cơ quan thuế, văn bản này cần ghi rõ các thông tin về quyết định giải thể của công ty, kèm theo chữ ký của người đại diện.
• Biên bản họp về việc giải thể: Biên bản được lập trong cuộc họp của hội đồng cổ đông hoặc hội đồng thành viên, cần ghi rõ nội dung thảo luận, quyết định giải thể và ý kiến của các thành viên.
• Danh sách người lao động: Tài liệu này cần liệt kê đầy đủ thông tin về nhân viên, bao gồm họ tên, vị trí, thời gian làm việc và các quyền lợi liên quan, nhằm đảm bảo quyền lợi cho họ trong quá trình giải thể.
• Danh sách chủ nợ và các khoản nợ đã thanh toán: Cần lập danh sách chi tiết về các chủ nợ, tình trạng nợ nần và các khoản đã thanh toán để chứng minh rằng công ty đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính với các bên liên quan.
• Báo cáo thanh lý tài sản: Tài liệu này ghi lại quá trình thanh lý tài sản của công ty, bao gồm danh sách tài sản đã thanh lý, giá trị và phương thức thanh lý. Điều này giúp minh bạch tài chính của công ty trong quá trình giải thể.
• Giấy xác nhận trả con dấu cho cơ quan công an: Công ty cần liên hệ với cơ quan công an để lấy xác nhận đã hoàn trả con dấu của công ty. Tài liệu này là điều kiện cần thiết để hoàn tất thủ tục giải thể.
• Giấy ủy quyền: Nếu có, giấy ủy quyền cho người đại diện thực hiện các thủ tục liên quan cũng cần được cung cấp, trong đó nêu rõ phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của người được ủy quyền.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cho cả cơ quan thuế và Sở Kế hoạch và Đầu tư không chỉ đảm bảo quy trình giải thể diễn ra suôn sẻ mà còn giúp công ty tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành. Điều này sẽ giúp công ty tránh được những rắc rối pháp lý không cần thiết trong tương lai.

>> Các bạn có thể đọc thêm bài viết tại Giải thể công ty mất bao lâu?

2. Thủ tục giải thể công ty, doanh nghiệp

2.1. Thủ tục giải thể doanh nghiệp theo hình thức đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

Bước 1: Thông báo giải thể doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần gửi thông báo về việc giải thể đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính. Thời hạn thực hiện là 07 ngày làm việc kể từ ngày thông qua nghị quyết hoặc quyết định giải thể theo quy định tại Điều 208 Luật Doanh nghiệp.

Sau khi nhận thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ có 01 ngày làm việc để đăng tải thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, cơ quan này sẽ chuyển tình trạng pháp lý của doanh nghiệp sang trạng thái "đang làm thủ tục giải thể" và thông báo cho Cơ quan thuế để doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký giải thể

Sau khi thanh toán hết các khoản nợ, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký giải thể đến Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 05 ngày làm việc. Trước đó, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của các chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.

Khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo cho Cơ quan thuế. Trong vòng 02 ngày làm việc, Cơ quan thuế sẽ gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Nếu không có ý kiến từ chối, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ chuyển tình trạng pháp lý của doanh nghiệp sang "đã giải thể" trong thời hạn 05 ngày làm việc và thông báo về việc giải thể.

Lưu ý thêm

Nếu sau 180 ngày kể từ ngày nhận thông báo mà doanh nghiệp chưa nộp hồ sơ đăng ký giải thể hoặc không có ý kiến phản đối từ bên liên quan, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tự động chuyển tình trạng pháp lý của doanh nghiệp sang "đã giải thể", gửi thông tin cho Cơ quan thuế và thông báo về việc giải thể trong thời hạn 03 ngày làm việc.

2.2. Thủ tục đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng

Thủ tục đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng

Bước 1: Kê khai thông tin và tải văn bản điện tử

Người nộp hồ sơ sẽ truy cập vào cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Tại đây, người nộp hồ sơ cần kê khai thông tin cần thiết và tải lên các văn bản điện tử liên quan đến việc đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Ký xác thực hồ sơ và thanh toán

Sau khi hoàn tất việc kê khai và tải văn bản, người nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng để ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, thực hiện thanh toán các khoản phí và lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình đã được quy định.

Bước 3: Nhận Giấy biên nhận

Khi quá trình gửi hồ sơ hoàn tất, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Giấy biên nhận này xác nhận rằng hồ sơ đã được tiếp nhận thành công.

Bước 4: Xử lý hồ sơ

• Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện: Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký.
• Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện: Nếu hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp, yêu cầu sửa đổi và bổ sung các thông tin còn thiếu.

2.3. Thủ tục đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 1: Kê khai thông tin và tải văn bản điện tử

Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin cần thiết và tải lên các văn bản điện tử liên quan đến việc đăng ký doanh nghiệp. Quy trình này được thực hiện trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).

Bước 2: Ký xác thực hồ sơ và thanh toán

Người nộp hồ sơ thực hiện ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Nếu có ủy quyền thực hiện thủ tục này, văn bản ủy quyền phải bao gồm thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ.

Bước 3: Nhận Giấy biên nhận

Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Giấy biên nhận này xác nhận rằng hồ sơ đã được tiếp nhận thành công.

Bước 4: Xử lý hồ sơ

• Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện: Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký.
• Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện: Nếu hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp, yêu cầu sửa đổi và bổ sung các thông tin cần thiết.

3. Ai có thẩm quyền quyết định giải thể công ty?

• Tòa án: Theo quy định tại Điều 209 Luật Doanh nghiệp 2020, Tòa án có thẩm quyền giải thể doanh nghiệp trong trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc theo quyết định của Tòa án. Khi cơ quan đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận, hoặc khi nhận được quyết định giải thể doanh nghiệp của Tòa án đã có hiệu lực thi hành, cơ quan này phải thông báo tình trạng doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Điều này chứng tỏ Tòa án có vai trò quan trọng trong việc yêu cầu và thực hiện quy trình giải thể doanh nghiệp.
• Cơ quan đăng ký kinh doanh: Theo khoản e Điều 216 Luật Doanh nghiệp 2020, cơ quan đăng ký kinh doanh có nhiệm vụ xử lý các vi phạm liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, bao gồm việc thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan này cũng có quyền yêu cầu doanh nghiệp thực hiện thủ tục giải thể theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Khi phát hiện vi phạm, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể ra quyết định yêu cầu doanh nghiệp giải thể, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

>> Đọc thêm thông tin liên quan tại Cách đăng ký giải thể doanh nghiệp qua mạng

4. Thời gian giải thể công ty là bao lâu?

Thời gian giải thể công ty phụ thuộc vào loại hình giải thể và quy trình thực hiện. Dưới đây là thông tin chi tiết về thời gian giải thể trong các trường hợp khác nhau:

4.1. Giải thể tự nguyện

• Thời gian hoàn tất thủ tục giải thể: Thông thường, quá trình giải thể tự nguyện có thể kéo dài từ 30 đến 45 ngày làm việc, bao gồm các bước chuẩn bị hồ sơ, thông báo cho cơ quan thuế và nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

4.2. Giải thể bắt buộc

• Thời gian thực hiện: Đối với giải thể bắt buộc, thời gian có thể kéo dài hơn, do phải thực hiện các thủ tục theo quyết định của Tòa án hoặc các cơ quan chức năng. Thời gian giải thể trong trường hợp này có thể kéo dài từ 60 đến 90 ngày hoặc hơn, tùy thuộc vào sự phức tạp của từng trường hợp cụ thể.

4.3. Thời gian từ cơ quan nhà nước

• Thời gian từ cơ quan đăng ký kinh doanh: Sau khi nộp hồ sơ giải thể, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ có thời hạn để xử lý. Thời gian này thường từ 3 đến 5 ngày làm việc để ra thông báo về việc giải thể.

4.4. Tổng thời gian

• Tổng thời gian giải thể: Tính cả thời gian chuẩn bị và xử lý hồ sơ, tổng thời gian giải thể công ty thường mất từ 30 đến 90 ngày, nhưng có thể kéo dài hơn nếu có phát sinh các vấn đề liên quan đến nợ thuế, nghĩa vụ tài chính hoặc yêu cầu từ Tòa án.

Thời gian giải thể công ty phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm loại hình giải thể và tính phức tạp của các thủ tục pháp lý liên quan. Do đó, doanh nghiệp cần lên kế hoạch và chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi.

5. Làm thế nào để thông báo về việc giải thể công ty đến cơ quan nhà nước?

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ giải thể

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm: thông báo giải thể công ty, quyết định giải thể, danh sách chủ nợ và các khoản nợ đã thanh toán, báo cáo thanh lý tài sản (nếu có), giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Bước 2: Gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh

• Nộp hồ sơ giải thể đến phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
• Thời gian nộp: trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày thông qua quyết định giải thể.

Bước 3: Đăng tải thông báo trên cổng thông tin quốc gia

• Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ đăng tải thông báo tình trạng doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Thông báo đến cơ quan thuế

• Nộp hồ sơ thông báo giải thể cùng với các tài liệu cần thiết đến chi cục thuế nơi doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế.
• Kiểm tra nợ thuế: cơ quan thuế sẽ xác nhận không nợ thuế trước khi hoàn tất thủ tục giải thể.

Bước 5: Công bố trên các phương tiện truyền thông (nếu cần)

• Công bố việc giải thể trên các phương tiện thông tin đại chúng để thông báo đến khách hàng, đối tác và người lao động.

Bước 6: Nhận kết quả và xử lý hậu giải thể

• Nhận thông báo từ cơ quan đăng ký kinh doanh xác nhận việc giải thể công ty. Lưu giữ tài liệu này để tránh phát sinh tranh chấp sau này.

>> Tham khảo thêm thông tin tại Hồ sơ thông báo giải thể doanh nghiệp gửi cơ quan thuế

6. Câu hỏi thường gặp

Có thể giải thể công ty trong trường hợp đang có tranh chấp pháp lý không?

Việc giải thể công ty trong tình huống đang có tranh chấp pháp lý là khá phức tạp. Theo quy định, công ty không thể tự ý giải thể nếu còn các nghĩa vụ tài chính hoặc tranh chấp chưa được giải quyết. Trong trường hợp này, công ty nên hoàn tất các tranh chấp và nghĩa vụ tài chính trước khi tiến hành thủ tục giải thể. Nếu có quyết định của tòa án yêu cầu giải thể, doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy định của pháp luật.

Các nghĩa vụ tài chính của công ty cần giải quyết trước khi giải thể là gì?

Trước khi giải thể, công ty cần giải quyết các nghĩa vụ tài chính sau:

• Nợ thuế: Đảm bảo đã hoàn tất nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế, bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng và các khoản thuế khác.
• Nợ với người lao động: Thanh toán đầy đủ các khoản lương, thưởng và chế độ bảo hiểm xã hội cho nhân viên.
• Nợ với nhà cung cấp và đối tác: Giải quyết các khoản nợ phát sinh từ hợp đồng với nhà cung cấp và đối tác kinh doanh.
• Chi phí thanh lý tài sản: Nếu có tài sản cần thanh lý, công ty cũng phải chi trả các chi phí liên quan.

Có cần tổ chức cuộc họp của hội đồng thành viên hoặc cổ đông trước khi giải thể không?

Có, việc tổ chức cuộc họp của hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) là cần thiết trước khi quyết định giải thể. Cuộc họp này nhằm thông qua quyết định giải thể và thực hiện các thủ tục cần thiết. Quyết định giải thể thường phải được thông qua bằng biểu quyết theo quy định của Điều lệ công ty và pháp luật.

Thủ tục giải thể công ty, doanh nghiệp yêu cầu chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục đúng quy định để đảm bảo tính hợp pháp. Các tài liệu cần thiết bao gồm thông báo giải thể, biên bản họp của hội đồng thành viên hoặc cổ đông, và quyết định giải thể. Doanh nghiệp cũng phải hoàn tất nghĩa vụ tài chính và nợ thuế trước khi nộp hồ sơ cho cơ quan chức năng. Công ty luật ACC luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong việc thực hiện các thủ tục này một cách hiệu quả.