Thủ tục, hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm năm 2023 mới nhất

Để hợp thức hóa việc sử dụng mã số mã vạch, cần thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm được doanh nghiệp thực hiện tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để được cấp giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch, từ đó, tổ chức, cá nhân tiến hành đưa mã số mã vạch vào in trên từng sản phẩm để sử dụng. Cùng ACC tìm hiểu về thủ tục quy trình làm thế nào để có mã số mã vạch trên sản phẩm qua bài viết sau.

Đăng ký mã số mã vạch

1. Đăng ký mã vạch sản phẩm là gì?

Đăng ký mã vạch sản phẩm là thủ tục pháp lý được doanh nghiệp đăng ký với cơ quan nhà nước là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để được cấp giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch, từ đó, tổ chức, cá nhân tiến hành đưa mã số mã vạch vào in trên từng sản phẩm để sử dụng.

2. Quy trình các bước đăng ký mã vạch sản phẩm (Kể từ ngày 18/08/2023)

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bước 2: Kê khai hồ sơ qua hệ thống

Bước 3: Nộp hồ sơ

Bước 4: Nhận mã số mã vạch tạm thời 

Bước 5: Kê khai thông tin sản phẩm

Bước 6: Nhận Giấy chứng nhận

Quy trình xin mã vạch sản phẩm (Nguồn: Tổng hợp)

Hướng dẫn quy trình các bước chi tiết

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị 02 bộ hồ sơ theo đúng yêu cầu.

Bước 2: Nộp hồ sơ kê khai thông tin và đăng ký tài khoản mã số mã vạch của đơn vị qua Cổng thông tin điện tử.

Bước 3: Người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ tại Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Kèm theo hồ sơ cần nộp lệ phí đăng ký và duy trì.

Bước 4: Thông báo đến đơn vị mã số mã vạch theo thông báo tạm thời qua hệ thống Cổng thông tin và Email của đơn vị để đơn vị có thông tin mã số mã vạch để thể hiện trên sản phẩm.

Bước 5: Người nộp hồ sơ cần thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm trên tài khoản của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử.

Bước 6: Sau khoảng 01 tháng kể từ ngày được cấp mã số mã vạch theo thông báo tạm thời, Người nộp hồ sơ đến Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để nhận bản gốc Giấy chứng nhận mã số mã vạch. 

3. Mã số mã vạch là gì?

Mã số là 1 dãy bao gồm chữ hoặc số, được dùng để nhận diện sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân. Nói cách khác, mỗi mã số sẽ đại diện cho mỗi loại sản phẩm, hàng hóa về xuất xứ, lưu thông... không đề cập đến chất lượng, giá cả…

Mã vạch (Barcode) là hình ảnh tập hợp ký hiệu các vạch (đậm, nhạt, dài, ngắn) thành nhóm vạch và định dạng khác nhau để các máy đọc gắn đầu Laser nhận và đọc được các ký hiệu đó. Bằng công nghệ thông tin, các mã vạch này được chuyển hóa và lưu trữ vào ngân hàng Server.

Mã vạch lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số thông qua các loại như:

• Mã vạch 1D (hay còn gọi là mã vạch tuyến tính) như: UPC, EAN, code 39…;
• Mã vạch 2D (hay còn gọi là mã vạch ma trận) như: QR code, PDF417, Data Matrix…;
• Chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID) và các công nghệ nhận dạng khác. 

>>>Tham khảo thêm về bài viết: Mã vạch sản phẩm là gì? (Mới nhất)

4. Đăng ký mã vạch sản phẩm ở đâu?

Đăng ký mã vạch sản phẩm

- Địa chỉ nộp hồ sơ: Địa chỉ nộp hồ sơ đăng ký mã vạch là Tổng Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ.

- Địa chỉ: 8 đường Hoàng Quốc Việt, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.

- Hình thức nộp: Để nộp hồ sơ, quý khách hàng sẽ đến trực tiếp địa chỉ của TCĐLCL hoặc gửi qua đường bưu điện. 

>>>Tìm hiểu rõ hơn về Nơi đăng ký mã vạch sản phẩm qua bài viết: Đăng ký mã số mã vạch ờ đâu?

5. Thủ tục đăng ký mã vạch cho sản phẩm

Làm thế nào để có ma vạch cho sản phẩm?

Mã vạch sẽ có 3 loại. Do đó, tùy thuộc vào số lượng sản phẩm muốn đăng ký, khách hàng sẽ lựa chọn gói mã vạch phù hợp. Thủ tục đăng ký được thực hiện theo các bước như sau:

Thành phần hồ sơ đăng ký mã vạch

Theo quy định tại Nghị Định 74/2018/NĐ-CP Sửa Đổi, Bổ Sung Một Số Điều Của Nghị Định Số 132/2008/NĐ-CP Ngày 31 Tháng 12 Năm 2008 Của Chính Phủ Quy Định Chi Tiết Thi Hành Một Số Điều Luật Chất Lượng Sản Phẩm, Hàng Hóa thì hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm:

• Bản đăng ký mã số mã vạch hàng hóa (theo mẫu);
• Bảng kê danh mục sản phẩm đăng ký mã số mã vạch;
• Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ;
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Hộ kinh doanh cá thể.

Số lượng hồ sơ: 02 bộ.

>>Tìm hiểu kỹ hơn về các loại giấy tờ cần chuẩn bị qua bài viết: Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch chi tiết

Nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký

Doanh nghiệp/Người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ tại Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Kèm theo hồ sơ Doanh nghiệp/Người nộp hồ sơ cần nộp lệ phí đăng ký và duy trì Mã số mã vạch năm đầu tiên.

• Cơ quan nộp: Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng
• Hình thức nộp hồ sơ: Chuyển phát hoặc nộp trực tiếp
• Hình thức nộp phí: Chuyển khoản hoặc tiền mặt

Thẩm định hồ sơ đăng ký

- Lưu ý: Hệ thống có thể tự động tạo mã số mã vạch cho sản phẩm sau khi doanh nghiệp thực hiện điền đầy đủ thông tin.

- Mã số mã vạch của sản phẩm sau khi điền đầy đủ thông tin cần được phát hành và công bố trên hệ thống.

- Hồ sơ đăng ký mã vạch sau khi nộp sẽ được thẩm định tại Cơ quan đăng ký từ 5-7 ngày làm việc.

Cấp mã vạch và giấy chứng nhận đăng ký cho doanh nghiệp

Sau khi thẩm định xong hồ sơ đăng ký và xác nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp mã vạch cho doanh nghiệp để sử dụng trước, giấy chứng nhận đăng ký mã vạch sẽ được cấp cho đơn vị đăng ký sau đó khoảng 30 ngày.

6. Chi phí đăng ký mã vạch sản phẩm

Tham khảo trước chi phí là việc mà các tổ chức, cá nhân có ý định đăng ký sử dụng mã số mã vạch nên làm. Mọi người sẽ cân đối và có những chuẩn bị chu đáo. Chi phí sẽ chỉ phải đóng phí theo quy định của nhà nước.

Thông tin biểu phí nhà nước cụ thể được nêu rõ tại Thông tư 232/2016/TT-BTC, mọi người có thể xem chi tiết ở bảng sau:

Mức thu phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch

Mức thu phí đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài

Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí)

Chi phí đăng ký mã vạch sử dụng dịch vụ tại Công ty Luật ACC

Khi sử dụng dịch vụ, ngoài khoản phí bắt buộc của nhà nước, cá nhân, tổ chức sẽ phải chi trả thêm cho đơn vị được thuê thực hiện mọi thủ tục liên quan đến việc đăng ký mã số mã vạch một khoản phí theo thỏa thuận của hai bên. Nhược điểm duy nhất của nhóm này chính là tốn kém thêm chi phí. Nhưng đổi lại mọi người nhận được rất nhiều lợi ích.

>>>Tìm hiểu chi tiết về chi phí lệ phí khi đăng ký qua bài viết chi tiết: Chi phí lệ phí đăng ký mã số mã vạch là bao nhiêu tiền?

7. Hướng dẫn đăng ký mã số mã vạch Online

Các tổ chức/doanh nghiệp muốn sử dụng MSMV phải đăng ký sử dụng MSMV tại các cơ quan được Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng chỉ định tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV

Quy trình đăng ký mã vạch sản phẩm online

7.1. Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch sản phẩm

Gồm 01 bộ, cụ thể như sau:

- Bản đăng ký sử dụng MSMV theo mẫu quy định

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, thương mại hoặc bản sao Quyết định thành lập đối với các tổ chức khác (Xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp bản sao đã được chứng thực).

- Bảng Đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN theo mẫu quy định:

• Tổ chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn các tổ chức/doanh nghiệp đăng ký lập hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV; tiếp nhận và xử lý sơ bộ hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV.
• Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, tổ chức tiếp nhận hồ sơ phải chuyển hồ sơ đến Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng.
• Thẩm định hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV: Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, Tiêu chuẩn đo lường chất lượng tiến hành thẩm định hồ sơ đăng kí sử dụng MSMV

7.2. Đăng ký tài khoản

- Truy cập trang thông tin điện tử: Sử dụng trình duyệt web truy cập vào trang thông tin điện tử của Trung tâm Mã Số Mã Vạch Quốc Gia: http://vnpc.gs1.org.vn/

- Kiểm tra mã số kinh doanh: Điền mã số kinh doanh của doanh của doanh nghiệp cần kiểm tra

Lưu ý: Mã số kinh doanh được cung cấp trên giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập doanh nghiệp...

- Kê khai hồ sơ doanh nghiệp: 

• Thông tin tài khoản quản trị: Thông tin đăng nhập bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu tạm thời sẽ được gửi vào hòm thư điện tử của doanh nghiệp sau khi hoàn thành đăng ký.

• Thông tin doanh nghiệp: Điền các thông tin của doanh nghiệp theo yêu cầu

Lưu ý: các mục được đánh dấu (*) là các trường dữ liệu bắt buộc phải điền thông tin.

• Thông tin người đại diện Người đại diện theo pháp luật của công ty trên giấy phép đăng ký kinh doanh/quyết định thành lập công ty hoặc người được ủy quyền bởi người đại diện theo pháp luật (nếu có). Nếu người đại diện được ủy quyền thi yêu cầu bắt buộc phải có giấy ủy quyền hợp pháp.
• Thông tin người liên hệ: Người phụ trách mảng mã số mã vạch của công ty.

- Kích hoạt tài khoản: Sau khi đăng ký tài khoản thành công. Tên đăng nhập, mật khẩu (tạm thời) sẽ được gửi về địa chỉ hòm thư điện tử được đăng ký ở mục 1.3.2. Thông tin doanh nghiệp (Thông báo đăng ký tài khoản thành công qua hòm thư điện tử).

7.3. Kê khai hồ sơ đăng ký

- Đăng nhập hệ thống: Sử dụng trình duyệt web truy cập vào trang thông tin điện tử của Trung tâm Mã Số Mã Vạch Quốc Gia: http://vnpc.gs1.org.vn/.

- Quản lý mã:

• Hồ sơ đăng ký: Điền thông tin Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch online. Sau khi điền đầy đủ thông tin, chuyển sang phần thanh toán
• Thanh toán: Kiểm tra lại các nội dung trong phần thông tin thanh toán và xác nhận hình thức thanh toán hệ thống sẽ thông báo đã đăng ký mã thành công.

7.4. Nộp phí đăng ký

- Nộp phí trực tiếp hoặc thông qua tài khoản ngân hàng của tổ chức tiếp nhận hồ sơ

- Phí đăng ký mới: Doanh nghiệp ghi tên công ty, Mã số trên Giấy phép đăng ký kinh doanh nộp phí đăng ký và duy trì năm nào.

- Phí duy trì: Khi chuyển khoản đề nghị cơ sở ghi rõ tên cơ sở, ghi rõ loại phí nộp (phí cấp mã hoặc phí duy trì) và đặc biệt khi nộp phí hàng năm cần ghi thêm mã số doanh nghiệp đã được Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp vào chứng từ chuyển khoản để tiện theo dõi.

- Phí duy trì sử dụng MSMV phải nộp trước 30/06 hàng năm.

>>>Tìm hiểu rõ hơn về cách tạo mã vạch Online qua bài viết sau: Hướng dẫn cách tạo mã vạch online miễn phí mới nhất

8. Lợi ích khi đăng ký mã vạch cho sản phẩm

Mỗi loại sản phẩm khác nhau về tính chất, số lượng, bao bì,… đều được chọn những mã số vật phẩm khác nhau. Những mã số này sẽ sử dụng lâu dài cùng với sự tồn tại của mặt hàng đó. Những mặt hàng này khi được cải tiến (như thay đổi các thông số về trọng lượng, cách đóng gói…) đều cần được cấp mã mặt hàng mới.

Bởi vậy, việc tạo mã số cho hàng hoá phải lưu ý đến tích chất đặc thù mã số của hàng hoá. Các lợi ích lớn nhất của việc áp dụng mã số mã vạch trong bán hàng đó chính là:

• Tăng năng suất: nhanh chóng tính tiền, làm hóa đơn phục vụ khách hàng;
• Tiết kiệm: sử dụng ít nhân lực và tốn ít thời gian trong khâu kiểm kê, tính toán;
• Chính xác: nhờ mã vạch, người ta phân biệt chính xác các loạl hàng hóa mà có khi bằng mắt thường ta thấy chúng rất giống nhau, tránh nhầm lẫn khi tính giá, phục vụ khách hàng tốt hơn.

>>Tìm hiểu kỹ hơn qua bài viết: Lợi ích của việc đăng ký mã số mã vạch mới nhất

9. Cấu tạo mã vạch sản phẩm như thế nào?

Phân biệt mã số mã vạch với cấu tạo gồm 2 phần như sau:

• Mã số GS1: Là cấu trúc số mã vạch tiêu chuẩn có tác dụng nhận dạng các sản phẩm hàng hóa tại mỗi quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau.
• Mã vạch GS1: Là một dãy các số mã vạch và cách nhau bởi các khoảng trống song song được thiết kế dựa trên nguyên tắc mã hoá nhất định để chứa dữ liệu về sản phẩm đó.

Tất cả các mã vạch sản phẩm đều được cấu tạo từ 4 nhóm sau:

• Nhóm thứ nhất: Từ trái sang phải, ba chữ số đầu là mã số về quốc gia (893 là mã quốc gia Việt Nam)
• Nhóm thứ hai: Tiếp theo gồm bốn chữ số đây là mã số về doanh nghiệp khi đăng ký.
• Nhóm thứ ba: Tiếp theo gồm năm chữ số là mã số về hàng hóa sản phẩm.
• Nhóm thứ tư: Số cuối cùng (bên phải) là số kiểm tra.

>>>Tìm hiểu thêm về bài viết: Đăng ký mã vạch cho sản phẩm nhập khẩu mới nhất

10. Mẫu đơn đăng ký mã số mã vạch

Ở bước đầu tiên khi chuẩn bị hồ sơ, pháp luật quy định định phải sử dụng mẫu đơn đăng ký mã số mã vạch đúng với mẫu đơn do pháp luật quy định. Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch hay tờ khai đăng ký mã số mã vạch được đính kèm tại Nghị định 74/2018/NĐ-CP.

Quý khách hàng khi lập hồ sơ phải sử dụng đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch.

11. Phân loại mã vạch sản phẩm

Mã doanh nghiêp là mã Tổng cục TCĐLCL cấp cho doanh nghiệp để từ đó DN phân bổ cho các sản phẩm của mình

– Mã DN 8 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 1000 dưới 10.000 loại sản phẩm;

– Mã DN 9 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 100 dưới 1000 loại sản phẩm;

– Mã DN 10 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm dưới 100 loại sản phẩm;

Trong đó: 

• GCP là mã doanh nghiệp: đây là mã Tổng cục chỉ tiêu Đo lường chất lượng cấp cho Doanh nghiệp để phân bổ cho sản phẩm.
• Chủng loại sản phẩm: là phân loại của 01 sản phẩm.

11.2. Mã số địa điểm toàn cầu GLN

Mã số địa điểm toàn cầu GLN dùng để phần định địa điểm công ty, chi nhánh, kho hàng.. của DN. (Lưu ý: mã GLN không dùng để phân định cho sản phẩm, mỗi mã chỉ cấp cho duy nhất 1 địa điểm và 1 pháp nhân).

11.3. Mã số rút gọn EAN-8

Mã số rút gọn EAN-8 được sử dụng trên các sản phẩm có kích thước rất nhỏ. Mã này cầp riêng cho từng sản phẩm.

>>>Việt Nam hiện đang có các loại mã vạch nào? Cùng tìm hiểu qua bài viết: Mã vạch sản phẩm Việt Nam và những điều bạn cần biết

12. Hồ sơ cần thiết khi đăng ký cấp lại mã vạch

Khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch sản phẩm bị mất, bị hư hỏng hoặc cần thay đổi thông tin như tên, địa chỉ, … bạn có thể làm thủ tục xin cấp lại.

Các loại giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV (mẫu số 13);
• Danh sách sản phẩm cần đăng ký MSMV;
• Bản chính giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV (trừ trường hợp bị mất);
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương (thay đổi tên, địa chỉ).

13. Tra cứu mã số mã vạch Online

Phương án 1: Sử dụng phần mềm Scan and Check để tra cứu. Scan and Check là phần mềm quét mã vạch chính thống, miễn phí được triển khai bởi Tổng cục đo lường chất lượng.

Phương án 2: Tra cứu mã số mã vạch trên các Website. Việc sử dụng Internet để tìm kiếm thông tin ngày càng phổ biến. Một số website check mã vạch được nhiều người dùng sử dụng để tra cứu mã số mã vạch như sau:

• Tra cứu mã số mã vạch bằng công cụ check mã vạch UPC Index theo đường link truy cập: https://www.upcindex.com
• Tra cứu mã số mã vạch bằng công cụ check mã vạch Barcode Database theo đường link: https://barcodesdatabase.org
• Công cụ check mã vạch Barcode Lookup theo đường link: https://www.barcodelookup.com
• Tra cứu mã số mã vạch bằng EANdata theo đường link: https://eandata.com
• Tra cứu mã số mã vạch bằng ScandIT theo đường link https://www.scandit.com

>>>Tìm hiểu kỹ hơn về: Cách tra cứu mã số mã vạch Online như thế nào?

14. Dịch vụ đăng ký mã vạch sản phẩm của ACC

Công ty Luật ACC chuyên cung cấp các dịch vụ đăng ký mã số mã vạch:

• Có chuyên môn, có kinh nghiệm liên quan đến đăng ký mã vạch;
• Tư vấn các qui định liên quan đến hoạt động đăng ký và sử dụng mã số mã vạch;
• Soạn thảo hồ sơ, đại diện cho khách hàng thực hiện việc đăng ký mã doanh nghiệp;
• Hướng dẫn khách hàng quản lý hàng hoá của doanh nghiệp đạt hiệu quả nhất.

>Nếu Quý khách hàng đang có nhu cầu, xin liên hệ trực tiếp đến Công ty Luật ACC để được tư vấn miễn phí và biết thêm chi tiết.

15. Mọi người cùng hỏi

Câu 1: Có thể cho công ty khác sử dụng chung mã số mã vạch đã đăng ký hay không?

Trong cấu tạo mã số mã vạch có mã doanh nghiệp và doanh nghiệp được cấp một mã số doanh nghiệp nên việc cho công ty khác sử dụng chung mã số mã vạch là không khả thi.

Câu 2: Thời hạn sử dụng của giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch?

Theo quy định mã số mã vạch có hiệu lực trong vòng 03 năm nhưng trong thời gian các năm đó bên bạn phải đi thực hiện thủ tục đóng phí duy trì và thời hạn đóng phí duy trì là trước ngày 30/6 hàng năm.

Nếu sau khi hết 03 năm sẽ phải thực hiện thủ tục cấp mới mã số mã vạch nhưng khi thực hiện cấp mới lại mã số mã vạch này không cần đóng phí cấp mới mã số mã vạch như lần đầu.

Câu 3: Việt Nam có yêu cầu buộc phải có MSMV trên hàng hóa?

Tại Việt Nam, hiện nay việc sử dụng mã số mã vạch là không bắt buộc mà tùy theo nhu cầu của người sử dụng khi thấy cần phải sử dụng mã số mã vạch để tạo thuận lợi cho công tác quản lý, kinh doanh của mình

Câu 4: Nếu sử dụng mã số mã vạch để quản lý hàng hóa nội bộ thì có cần phải đăng ký hay không?

Nếu mã số chỉ sử dụng trong quản lý nội bộ lưu chuyển hàng hóa thì Doanh nghiệp không cần phải đăng ký

Qua bài viết, ACC đã cung cấp cho các bạn các kiến thức cơ bản về mã số mã vạch đồng thời hướng dẫn thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào khác hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ đăng ký sử dụng mã số mã vạch của ACC, hãy liên hệ với chúng tôi qua:

• Tư vấn pháp lý: 1900.3330
• Zalo: 084.696.7979
• Mail: [email protected]