Thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới nhất

Việc thành lập văn phòng đại diện là xu hướng của rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước nhằm mục đích mở rộng tối đa thị trường kinh doanh và nâng cao doanh số bán hàng. Việc hiểu rõ về đặc điểm, địa vị pháp lý và thủ tục thành lập văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tối đa hoá lợi ích từ việc thành lập văn phòng đại diện. Bài viết này cung cấp thủ tục thành lập văn phòng đại diện đầy đủ, chi tiết và theo đúng quy định pháp luật. Mời bạn đọc cùng theo dõi. 

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới nhất

1. Văn phòng đại diện là gì?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện là một cơ sở pháp lý được thiết lập bởi một công ty hoặc tổ chức tại một địa điểm khác ngoài trụ sở chính của họ. Văn phòng đại diện này thường được sử dụng để đại diện cho công ty trong việc thực hiện các giao dịch kinh doanh, tiếp thị sản phẩm, cung cấp dịch vụ, hoặc thậm chí là để duy trì mối quan hệ với khách hàng tại một vị trí cụ thể. Đối với các công ty hoạt động quốc tế, việc có văn phòng đại diện có thể giúp họ tiếp cận và phục vụ khách hàng ở các thị trường địa phương một cách hiệu quả.

>> Đọc bài viết sau Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện cần những gì? để tham khảo thêm thông tin

2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu)
• Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Thông báo thành lập văn phòng đại diện phải có các nội dung sau:

• Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện
• Tên, địa chỉ văn phòng đại diện
• Ngành, nghề kinh doanh của văn phòng đại diện
• Họ và tên, chức danh của người đứng đầu văn phòng đại diện
• Người đứng đầu văn phòng đại diện phải có đủ năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và công bố thành lập

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở của văn phòng đại diện.
• Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy biên nhận và hẹn ngày trả kết quả.
• Doanh nghiệp phải công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nội dung đăng ký thành lập văn phòng đại diện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.

Bước 4: Cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có quyền sử dụng dấu riêng. Việc khắc dấu cho văn phòng đại diện được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

>> Đọc thêm thông tin tại Ưu và nhược điểm của văn phòng đại diện là gì?

3. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của doanh nghiệp bao gồm:

• Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp chỉ được thành lập văn phòng đại diện sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu, không sử dụng các từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc. Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên của doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện".
• Trụ sở văn phòng đại diện phải nằm trong phạm vi địa giới hành chính của tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Người đứng đầu văn phòng đại diện phải đáp ứng các điều kiện sau: Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam phụ thuộc vào quy định của pháp luật và các cơ quan chức năng. Dưới đây là một số điều kiện cơ bản thường áp dụng:

• Điều kiện về vốn điều lệ: Doanh nghiệp cần có vốn điều lệ đủ theo quy định của pháp luật để hoạt động tại Việt Nam.

• Điều kiện về địa điểm: Văn phòng đại diện cần phải có địa chỉ đăng ký hợp lệ tại Việt Nam, thường là trong các khu vực được phép hoạt động kinh doanh.

• Điều kiện về hồ sơ và thủ tục pháp lý: Cần phải chuẩn bị và nộp các hồ sơ liên quan theo quy định của pháp luật Việt Nam, bao gồm đăng ký kinh doanh, giấy tờ chứng minh về vốn và quyền lực đại diện của người đại diện pháp luật.

• Phải tuân thủ các quy định về thuế và kế toán: Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định về thuế và kế toán do chính phủ Việt Nam đặt ra.

• Thực hiện các quy định pháp luật về lao động: Nếu có nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện, cần phải tuân thủ các quy định về lao động, bao gồm các quy định về hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội và các quy định khác.

• Chấp hành các quy định liên quan đến hoạt động kinh doanh: Điều này bao gồm việc tuân thủ các quy định về quảng cáo, tiêu chuẩn sản phẩm, an toàn thực phẩm (nếu có) và các quy định khác của Việt Nam.

Trước khi thành lập văn phòng đại diện, nên tìm hiểu kỹ về các quy định cụ thể và thường xuyên cập nhật thông tin mới nhất từ các cơ quan chức năng.

4. Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện bao gồm những gì?

Theo quy định tại Điều 37 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện bao gồm các giấy tờ sau:

- Thông báo thành lập văn phòng đại diện phải có các nội dung sau:

• Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Tên, địa chỉ của văn phòng đại diện.
• Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện.
• Họ, tên, chức danh của người đứng đầu văn phòng đại diện.

- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp phải có các nội dung sau:

• Quyết định thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
• Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện phải có các nội dung sau:

• Bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Bản sao quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động của người đứng đầu văn phòng đại diện.

>> Mời các bạn tham khảo thêm thông tin tại Hướng dẫn tra cứu giấy phép thành lập văn phòng đại diện

5. Chức năng của văn phòng đại diện

Chức năng của văn phòng đại diện được quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm:

• Đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
• Thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, đại diện cho doanh nghiệp trong các quan hệ kinh doanh và quan hệ khác với các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương nơi đặt văn phòng đại diện.
• Thực hiện các hoạt động khác theo ủy quyền của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện thường có các chức năng chính sau:

• Đại diện pháp lý: Văn phòng đại diện được sử dụng để đại diện pháp lý cho công ty hoặc tổ chức tại một địa điểm cụ thể. Điều này có thể bao gồm việc ký kết hợp đồng, thực hiện giao dịch, và làm các thủ tục pháp lý khác theo yêu cầu của quy định địa phương.

• Thực hiện hoạt động kinh doanh: Văn phòng đại diện thường tham gia vào hoạt động kinh doanh như bán hàng, tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ, cung cấp hỗ trợ khách hàng, và xử lý các yêu cầu của khách hàng tại địa phương.

• Tạo mối quan hệ với khách hàng: Một trong những chức năng chính của văn phòng đại diện là xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng trong khu vực địa phương. Điều này bao gồm việc cung cấp hỗ trợ, giải đáp thắc mắc, và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

• Nghiên cứu thị trường: Văn phòng đại diện có thể thực hiện nghiên cứu thị trường để hiểu rõ hơn về nhu cầu và xu hướng của thị trường địa phương. Thông tin này có thể được sử dụng để điều chỉnh chiến lược kinh doanh và sản phẩm/dịch vụ của công ty.

• Hỗ trợ quản lý: Văn phòng đại diện có thể cung cấp hỗ trợ cho quản lý tại trụ sở chính bằng cách thu thập thông tin và cập nhật về hoạt động kinh doanh và thị trường địa phương.

• Giải quyết vấn đề địa phương: Trong một số trường hợp, văn phòng đại diện cũng có thể được sử dụng để giải quyết các vấn đề phát sinh địa phương, bao gồm các vấn đề liên quan đến pháp luật, văn hóa, và quy định kinh doanh

>> Tham khảo thêm thông tin liên quan tại Thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh chi tiết

6. Chi phí thành lập văn phòng đại diện

Chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam bao gồm các khoản sau:

Phí đăng ký kinh doanh: Đây là một khoản phí bắt buộc phải trả để đăng ký văn phòng đại diện. Phí này phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và vốn điều lệ.

Lệ phí nhà nước:
Mức thu lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:

• Cấp mới: 3.000.000 đồng/giấy phép;
• Cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn: 1.500.000 đồng/giấy phép.

Chi phí tư vấn pháp lý: Nếu cần, bạn có thể thuê một luật sư hoặc một công ty tư vấn pháp lý để hỗ trợ trong quá trình thành lập văn phòng đại diện. Chi phí này có thể biến đổi tùy thuộc vào phạm vi dịch vụ được yêu cầu.

• Phí dịch vụ của đơn vị tư vấn là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho đơn vị tư vấn để thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Mức phí này tùy thuộc vào quy mô, mức độ phức tạp của hồ sơ và mức độ uy tín của đơn vị tư vấn.
• Theo khảo sát của một số đơn vị tư vấn, phí dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam dao động từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

Chi phí về văn phòng và trang thiết bị: Bao gồm chi phí thuê văn phòng, trang thiết bị văn phòng như bàn ghế, máy tính, máy in, điện thoại, internet, và các dịch vụ liên quan khác.

Chi phí về lao động: Nếu bạn cần nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện, sẽ có chi phí liên quan đến lương, bảo hiểm xã hội, và các chi phí khác liên quan đến lao động.

Chi phí về thuế và kế toán: Bao gồm chi phí thuê dịch vụ kế toán và chi phí về thuế phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện.

Các chi phí khác: Bao gồm các chi phí phát sinh khác như phí duy trì giấy phép hoạt động, chi phí vận chuyển, và các chi phí phát sinh khác trong quá trình hoạt động.

Nếu muốn biết chi tiết hơn về chi phí cụ thể, bạn nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia hoặc các tổ chức có kinh nghiệm trong lĩnh vực này để đảm bảo rằng bạn đã tính toán và dự phòng đủ nguồn lực cho quá trình thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện.

7. Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu thông báo thành lập văn phòng văn đại diện, bạn có thể tham khảo để hoàn tất các thủ nhé:

Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện

8. Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

Sau khi thành lập văn phòng đại diện, người đại diện công ty cần thực hiện những thủ tục như sau:

8.1. Khắc dấu văn phòng đại diện

Căn cứ theo quy định tại khoản 12 Điều 8 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý con dấu thì văn phòng đại diện được quyền sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng.

Đồng thời, theo khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do văn phòng đại diện có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Từ đó cho thấy, hiện nay văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu theo quyết định của doanh nghiệp để thuận tiện hơn trong quá trình hoạt động của mình. Khi doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện thì việc sử dụng con dấu do doanh nghiệp có quyền tự định đoạt việc văn phòng đại diện đó có sử dụng con dấu hay không tùy theo nhu cầu hoạt động.

8.2. Nộp thuế

Đối với lệ phí môn bài:

Theo quy định thì trường hợp đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài. Ngược lại đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài. Doanh nghiệp cần làm công văn cam kết gửi cơ quan thuế quản lý.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì văn phòng đại diện không được hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, văn phòng đại diện không phải nộp lệ phí môn bài.

Đối với thuế giá trị gia tăng:

Nếu Văn phòng không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu thì công ty kê khai tập trung tại trụ sở chính. Các hóa đơn đầu vào liên quan đến chi phí hoạt động của văn phòng đại diện (mang tên, mã số thuế của văn phòng đại diện) thì công ty được kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện về khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo quy định.

Đối với thuế thu nhập cá nhân:

Nếu doanh nghiệp trực tiếp ký hợp đồng lao động và chi trả lương cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện thì doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân tập trung tại doanh nghiệp. Trường hợp văn phòng đại diện trực tiếp chi trả lương cho người lao động thì văn phòng đại diện phải thực hiện đăng ký thuế, khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý văn phòng đại diện.

8.3. Treo biển cho văn phòng đại diện

Khi văn phòng đại diện được mở, văn phòng đại diện cần được treo biển tại trụ sở văn phòng đại diện. Biển hiệu của văn phòng đại diện cần đầy đủ những thông tin sau:

• Tên của văn phòng đại diện: Thường là tên của công ty hoặc tổ chức mẹ mà văn phòng đại diện này đại diện tại Việt Nam.

• Địa chỉ của văn phòng đại diện: Cần ghi rõ địa chỉ cụ thể của văn phòng đại diện để người dùng dễ dàng xác định và tìm đến.

• Cơ quan chủ quản của văn phòng đại diện: Thông thường là cơ quan chính phủ hoặc cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với hoạt động của văn phòng đại diện.

• Mã số thuế của văn phòng đại diện: Là thông tin quan trọng để việc giao dịch và thanh toán liên quan đến văn phòng đại diện diễn ra một cách thuận tiện và minh bạch.

Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung thêm các thông tin khác như số điện thoại liên hệ, email, website của văn phòng đại diện (nếu có) để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc và giao tiếp với khách hàng. Đảm bảo rằng biển hiệu được đặt ở vị trí dễ nhìn và dễ tiếp cận cho mọi người.

9. Những vấn đề cần biết trước khi thành lập văn phòng đại diện

9.1 Chủ thể thành lập văn phòng đại diện

Cũng giống như chi nhánh và địa điểm kinh doanh, theo pháp luật hiện hành thì tất cả các doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đều có thể tiến hành thành lập văn phòng đại diện theo thủ tục luật định.

Ngoài ra thương nhân nước ngoài cũng có quyền thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, bạn có thể tìm hiểu kĩ hơn thông qua bài thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài của ACC.

9.2 Mã số thuế của văn phòng đại diện

Mã số thuế của văn phòng đại diện là mã số thuế do cơ quan thuế cấp cho đơn vị đó để nhận diện và quản lý việc nộp thuế. Mã số thuế này thường được sử dụng trong các giao dịch thương mại, thanh toán thuế và báo cáo thuế.

Để được cấp mã số thuế cho văn phòng đại diện tại Việt Nam, bạn cần thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh với cơ quan thuế địa phương và sau đó đăng ký thuế qua cơ quan thuế. Sau khi hoàn thành quy trình đăng ký, bạn sẽ nhận được mã số thuế cho văn phòng đại diện.

Mã số thuế cần được ghi rõ trên các văn bản hóa đơn, biên nhận, hợp đồng và trên biển hiệu của văn phòng đại diện để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định về thuế của pháp luật Việt Nam.

9.3 Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện:

Vì văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh nên khi làm hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, hồ sơ về việc thành lập văn phòng đại diện không được ghi ngành nghề kinh doanh mà phải ghi là “nội dung hoạt động”.

• Quản lý hỗ trợ khách hàng: Văn phòng đại diện có thể cung cấp hỗ trợ cho khách hàng địa phương trong việc tìm hiểu về sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty mẹ, giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại và cung cấp dịch vụ hậu mãi.

• Tìm kiếm thị trường: Văn phòng đại diện có thể tham gia vào các hoạt động nghiên cứu thị trường để hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng địa phương và đề xuất các chiến lược tiếp thị phù hợp.

• Tìm kiếm đối tác kinh doanh: Văn phòng đại diện có thể tìm kiếm và phát triển mối quan hệ với các đối tác kinh doanh địa phương để mở rộng mạng lưới kinh doanh và tăng cường hoạt động kinh doanh của công ty mẹ.

• Quản lý vận hành: Văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động quản lý vận hành như quản lý nhân sự, quản lý tài chính và quản lý hợp đồng với đối tác và nhà cung cấp địa phương.

• Tổ chức sự kiện và hội thảo: Văn phòng đại diện có thể tổ chức các sự kiện và hội thảo để quảng bá thương hiệu và sản phẩm của công ty mẹ, cũng như tạo cơ hội gặp gỡ và giao lưu với khách hàng và đối tác.

Tùy thuộc vào phạm vi và mục tiêu kinh doanh cụ thể của công ty mẹ, văn phòng đại diện có thể thực hiện thêm các hoạt động khác nhằm tối ưu hóa hoạt động và đóng góp vào sự phát triển của công ty.

9.4 Tên của văn phòng đại diện:

Việc chọn tên cho văn phòng đại diện cũng chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn có liên quan. Theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp năm 2020 và Điều 20 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, tên của văn phòng đại diện được quy định như sau:

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
• Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. 

Ví dụ: Văn phòng đại diện Công ty Cổ phần ACC

9.5 Địa điểm thành lập văn phòng đại diện:

Địa chỉ đăng ký thành lập văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam phải có đầy đủ các đơn vị hành chính sau:

• Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn
• Xã/phường/thị trấn
• Quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh
• Tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương

Ngoài ra, địa chỉ đặt văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).

9.6 Người đứng đầu của văn phòng đại diện

Người đứng đầu của văn phòng đại diện thường được gọi là Giám đốc văn phòng đại diện hoặc Giám đốc quản lý văn phòng đại diện. Vị trí này thường được đặt dưới sự quản lý của ban lãnh đạo của công ty mẹ hoặc tổ chức mẹ tại quốc gia gốc, nhưng có thể có mức độ tự chủ nhất định trong việc quản lý hoạt động của văn phòng đại diện tại địa phương.

Công việc của người đứng đầu văn phòng đại diện thường bao gồm:

• Lãnh đạo và quản lý: Chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và điều hành hoạt động hàng ngày của văn phòng đại diện, bao gồm quản lý nhân sự, tài chính và các vấn đề khác liên quan.

• Đại diện và giao tiếp: Đại diện cho công ty mẹ trong các cuộc gặp gỡ, hội nghị và giao tiếp với các đối tác kinh doanh, cơ quan chính phủ và các bên liên quan khác.

• Phát triển chiến lược: Phát triển và thực hiện các chiến lược kinh doanh và tiếp thị phù hợp để tăng cường hiệu quả hoạt động của văn phòng đại diện và đóng góp vào mục tiêu kinh doanh của công ty mẹ.

• Quản lý quan hệ: Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác kinh doanh, cơ quan chính phủ và cộng đồng địa phương để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh của công ty mẹ.

• Báo cáo và phản hồi: Báo cáo về hoạt động và kết quả của văn phòng đại diện cho ban lãnh đạo của công ty mẹ, cung cấp phản hồi và đề xuất cải tiến khi cần thiết.

Vị trí này yêu cầu kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ, khả năng quản lý tốt và khả năng giao tiếp hiệu quả cả trong và ngoài tổ chức.

9.7 Việc ký hợp đồng của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh. Do đó người đứng đầu phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….

Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.

10. Thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam ở nước ngoài

• Việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.
• Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thông báo thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.
• Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài. Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.

Việc thành lập văn phòng đại diện của một doanh nghiệp Việt Nam ở nước ngoài là một quy trình phức tạp và phụ thuộc vào quy định của quốc gia mà bạn muốn mở văn phòng đại diện. Tuy nhiên, dưới đây là một số bước chung bạn có thể tham khảo:

• Nghiên cứu và lập kế hoạch: Trước khi bắt đầu quá trình thành lập, bạn cần nghiên cứu kỹ về thị trường mục tiêu, quy định pháp lý của quốc gia đó và xác định mục tiêu và kế hoạch kinh doanh của văn phòng đại diện.

• Đăng ký kinh doanh: Thực hiện các thủ tục cần thiết để đăng ký văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam tại quốc gia đó. Quy trình này có thể bao gồm việc đăng ký kinh doanh, lập hồ sơ, và nộp các giấy tờ cần thiết cho cơ quan chức năng.

• Chọn địa chỉ và thuê văn phòng: Chọn địa chỉ phù hợp cho văn phòng đại diện và thực hiện các thủ tục cần thiết để thuê văn phòng.

• Bổ nhiệm người đại diện pháp luật: Bổ nhiệm một người đại diện pháp luật hoặc một quản lý chịu trách nhiệm cho hoạt động của văn phòng đại diện tại quốc gia đó.

• Thực hiện các thủ tục thuế: Đăng ký và tuân thủ các quy định về thuế và báo cáo thuế của quốc gia đó.

• Thông báo và công bố: Thực hiện các thủ tục cần thiết để thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện và công bố thông tin cần thiết cho cơ quan chức năng và công chúng.

• Quản lý hoạt động: Sau khi văn phòng đại diện được thành lập, cần phải thực hiện quản lý và điều hành hoạt động của nó theo các quy định pháp luật và kế hoạch kinh doanh của bạn.

Quá trình này có thể phức tạp và đòi hỏi sự chuyên môn và kiến thức về pháp luật và thị trường địa phương. Do đó, việc tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia hoặc công ty pháp lý có kinh nghiệm trong lĩnh vực này là rất quan trọng.

>> Đọc bài viết Đăng ký con dấu cho văn phòng đại diện như thế nào? để được tham khảo thêm thông tin liên quan

11. Ưu điểm, nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện

11.1 Ưu điểm của việc thành lập văn phòng đại diện: 

• Văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp lệ phí môn bài;
• Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện cùng tỉnh hoặc thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh với trụ sở chính của doanh nghiệp đều được; 
• Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài
• Mục đích chính của việc thành lập văn phòng đại diện là giúp doanh nghiệp thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp tới các tỉnh thành khác.

11.2 Nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện:

• Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh;
• Khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ. 

11.3 Qua các so sánh trên có thể nhận thấy rằng:

Văn phòng đại diện phù hợp với những công ty chỉ có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện để tiện giao dịch tại các địa phương khác với nơi đặt trụ sở chính của công ty. Mọi hoạt động như kê khai thuế, phát hành hoá đơn vẫn kê khai và báo cáo ở nơi công ty đăng ký kinh doanh.

Do đó, nếu bạn muốn có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại cùng địa bàn mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, sinh lời thì bạn thành lập Văn phòng đại diện.

Còn chi nhánh phù hợp với việc mở rộng phạm vi kinh doanh. Ngoài ra chi nhánh bao gồm chức năng của văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh (thực hiện cả chức năng kinh doanh và đại diện theo ủy quyền). Nếu muốn mở rộng kinh doanh sang các địa phương khác (tỉnh khác) thì nên lựa chọn hình thức thành lập chi nhánh hơn là văn phòng đại diện.

12. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của ACC có lợi ích gì?

Tự hào là đơn vị hàng đầu về đăng ký công ty khi thuộc trường hợp phải đăng ký công ty, vì vậy luôn đảm bảo tỉ lệ ra giấy cao nhất với thời gian nhanh nhất cho quý khách. ACC sẽ không nhận dự án nếu nhận thấy mình không có khả năng chắc chắn ra giấy cho quý khách. Những lợi ích mà dịch vụ của ACC mang đến cho khách hàng như: 

• ACC luôn báo giá trọn gói và không phát sinh
• Khách hàng không phải đi lại nhiều, ACC có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình và tận nơi
• Khách hàng chỉ cần cung cấp hồ sơ rất đơn giản, ACC sẽ thay mặt khách hàng soạn thảo. 
• Khách hàng sẽ tiết kiệm cho cơ sở kinh doanh khi sử dụng dịch vụ của ACC. 

13. Những câu hỏi thường gặp

Mở văn phòng đại diện có cần đăng ký không?

Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện cho doanh nghiệp. Do đó, khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu doanh nghiệp không đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo quy định, sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 48 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?

Việc văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài hay không phụ thuộc vào quy định của quốc gia mà văn phòng đại diện đó hoạt động. Mỗi quốc gia có các quy định về thuế địa phương và thuế đối với các doanh nghiệp nước ngoài khác nhau.

Trong một số quốc gia, văn phòng đại diện có thể được miễn thuế môn bài hoặc phải nộp một khoản thuế môn bài nhất định tùy thuộc vào loại hình hoạt động và thu nhập. Tuy nhiên, ở một số quốc gia khác, văn phòng đại diện có thể được miễn thuế môn bài hoàn toàn nếu hoạt động của họ được coi là không tạo ra lợi nhuận trực tiếp.

Để biết được thông tin cụ thể về việc nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện tại một quốc gia cụ thể, bạn cần tham khảo và tuân thủ các quy định về thuế của quốc gia đó, và có thể cần tư vấn từ một chuyên gia pháp lý hoặc kế toán có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Văn phòng đại diện được phát sinh hoạt động kinh doanh không?

Văn phòng đại diện thường không được phép phát sinh hoạt động kinh doanh trực tiếp. Vai trò chính của văn phòng đại diện là đại diện cho công ty hoặc tổ chức mẹ tại một quốc gia khác, và thường chỉ hoạt động để thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ, quản lý và truyền đạt thông tin.

Cụ thể, văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động như sau:

• Liên lạc và hỗ trợ khách hàng: Cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ và hỗ trợ cho khách hàng địa phương.

• Nghiên cứu thị trường: Tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng địa phương.

• Quản lý hợp đồng: Quản lý các hợp đồng và mối quan hệ với đối tác kinh doanh địa phương.

• Quảng bá thương hiệu: Thực hiện các hoạt động quảng bá thương hiệu và tiếp thị để tăng cường nhận thức về thương hiệu của công ty mẹ trong thị trường địa phương.

• Tổ chức sự kiện: Tổ chức các sự kiện, hội thảo hoặc gặp gỡ với khách hàng, đối tác và cộng đồng địa phương để tạo cơ hội gặp gỡ và giao lưu.

Tuy nhiên, văn phòng đại diện thường không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp như bán hàng, phân phối sản phẩm, hoặc cung cấp dịch vụ để tạo ra lợi nhuận. Những hoạt động này thường cần phải được thực hiện thông qua một đơn vị kinh doanh địa phương độc lập hoặc qua một công ty con được thành lập trong quốc gia đó.

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn VAT không?

Văn phòng đại diện thường không được phép xuất hóa đơn VAT (Hóa đơn Giá trị gia tăng) trực tiếp. Vì văn phòng đại diện thường không tham gia vào các hoạt động kinh doanh trực tiếp và không tạo ra doanh thu từ việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

Thay vào đó, các giao dịch kinh doanh của công ty mẹ thông thường được thực hiện thông qua các đơn vị kinh doanh địa phương hoặc qua một công ty con được thành lập trong quốc gia đó. Những đơn vị này thường được phép xuất hóa đơn VAT và tuân thủ các quy định liên quan đến thuế của quốc gia đó.

Tuy nhiên, văn phòng đại diện vẫn có thể cần phải quản lý các hóa đơn, biên nhận và tài liệu tài chính khác liên quan đến hoạt động của họ, nhưng không phải là hóa đơn VAT. Thông thường, các khoản chi phí của văn phòng đại diện được trả bởi công ty mẹ hoặc thông qua quỹ được cung cấp bởi công ty mẹ, và không yêu cầu xuất hóa đơn VAT.

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Văn phòng đại diện thường không có tư cách pháp nhân. Thay vào đó, văn phòng đại diện thường được coi là một đại diện của công ty mẹ hoặc tổ chức mẹ tại một quốc gia khác.

Trong pháp lý, văn phòng đại diện thường chỉ được xem như là một phần mở rộng của công ty mẹ, được pháp luật công nhận để đại diện cho công ty mẹ trong một quốc gia khác. Điều này có nghĩa là văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân độc lập và thường không được phép ký kết các hợp đồng hoặc thực hiện các giao dịch pháp lý trực tiếp.

Thay vào đó, các hoạt động kinh doanh và giao dịch thường được thực hiện thông qua công ty mẹ hoặc thông qua một đơn vị kinh doanh địa phương hoặc công ty con được thành lập trong quốc gia đó. Những đơn vị này thường có tư cách pháp nhân và được phép ký kết hợp đồng, thực hiện giao dịch và chịu trách nhiệm pháp lý theo quy định của pháp luật địa phương.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện là một bước quan trọng trong việc mở rộng hoạt động của doanh nghiệp ra thị trường mới. Để thực hiện thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp đầy đủ hồ sơ theo quy định pháp luật, bao gồm các tài liệu về đăng ký hoạt động và thông tin về người đại diện. Sau khi hồ sơ được chấp thuận, văn phòng đại diện sẽ chính thức hoạt động, giúp doanh nghiệp mở rộng mạng lưới và tăng cường sự hiện diện trên thị trường. Việc tuân thủ đầy đủ các quy trình và quy định pháp lý là yếu tố then chốt để đảm bảo hoạt động của văn phòng đại diện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.