Hướng dẫn tra cứu giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Để thuận lợi trong việc kinh doanh, ngoài các hình thức như thành lập mới, thành lập chi nhánh, địa điểm kinh doanh… thì doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức thành lập văn phòng đại diện để phù hợp với mục đích và nhu cầu kinh doanh của mình. Tất nhiên, dù là thành lập công ty hay văn phòng đại diện thì cũng cần thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Trong bài viết này ACC sẽ hướng dẫn tra cứu giấy phép thành lập văn phòng đại diện

1. Văn phòng đại diện là gì? 

Hướng dẫn tra cứu giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện được lập ra với chức năng sau:

• Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;
• Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới

Ngoài ra, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh  nghiệp.

Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Ngoài ra, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý.

3. Thủ tục tra cứu giấy phép thành lập văn phòng đại diện trên cổng thông tin quốc gia

Bước 1: Truy cập vào Cổng tra cứu thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: dangkykinhdoanh.gov.vn

Bước 2: Tại ô tìm kiếm bạn nhập tên  văn phòng đại diện, mã số thuế  văn phòng đại diệnmà bạn định tìm kiếm. Tuy nhiên, để có kết quả chính xác nhất thì bạn nên tìm bằng mã số thuế/mã số văn phòng đại diện, sau đó nhấn vào biểu tượng Tìm kiếm (hình kính lúp) để hiển thị kết quả.

Bạn nên tìm thông tin văn phòng đại diện theo địa chỉ mà bạn nhớ, như vậy thì thông tin doanh nghiệp sẽ được rút gọn lại ở bảng phía dưới.

Sau đó, các thông tin của văn phòng đại diện sẽ được hiển thị theo kết quả đã rút gọn lại. Bạn có thể xem được các nội dung như tên văn phòng đại diện, teen văn phòng đại diện viết tắt, tình trạng hoạt động, mã số văn phòng đại diện, loại hình pháp lý, ngày bắt đầu thành lập, tên người đại diện theo pháp luật, địa chỉ trụ sở chính và các mã ngành nghề đang kinh doanh.

4. Thủ tục tra cứu giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại tổng cục thuế

Bước 1: Truy cập website https://tracuunnt.gdt.gov.vn/ của Tổng cục thuế.

Bước 2: Tại ô tìm kiếm bạn nhập mã số thuế của văn phòng đại diện cần tra cứu. Sau đó, bạn tiến hành nhập mã xác nhận và nhấn Tra cứu.

Bước 3: Kết quả trả về sẽ bao gồm các thông tin cơ bản về văn phòng đại diện như mã số thuế, tên văn phòng đại diện, cơ quan thuế, số CMND/thẻ căn cước của người đại diện văn phòng đại diện, ngày thay đổi thông tin gần nhất và tình trạng hoạt động.

Trường hợp doanh nghiệp đăng ký 1 mã số thuế nhưng có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam cũng thì danh sách các chi nhánh, văn phòng đại diện này cũng sẽ được hiển thị tại kết quả tìm kiếm. Thông thường, mã số thuế của các chi nhánh/văn phòng đại diện trực thuộc sẽ có thêm ký hiệu dạng -xxx ở ngay sau mã số thuế (với x là con số).

Lưu ý: Để biết nhanh tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, bạn hãy xem kỹ mục ghi chú (nằm ở cột cuối cùng bên phải của bảng).

Nếu ghi chú hiển thị: NNT đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT): Công ty đang hoạt động bình thường.

Nếu ghi chú hiển thị: NNT tạm nghỉ kinh doanh có thời hạn: Công ty bạn cần tra cứu đang tạm ngừng kinh doanh đúng luật, được cơ quan thuế chấp thuận.

Nếu ghi chú hiển thị: “NNT ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng MST”: Công ty bạn đang tra cứu đã ngừng kinh doanh không đúng luật (công ty bỏ trốn).

Nếu ghi chú có nội dung: “NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”: Công ty bạn tra cứu đã bỏ địa chỉ kinh doanh và cơ quan thuế quản lý trực tiếp đã khóa mã số thuế.

Bước 4: Để hiển thị nhiều thông tin hơn về doanh nghiệp, bạn có thể nhấn chọn vào tên doanh nghiệp đó.

Lúc này, hệ thống lưu trữ mã số thuế của tổng cục thuế sẽ hiện tất cả các thông tin về doanh nghiệp mà bạn đang tra cứu, bao gồm: Mã số doanh nghiệp, ngày cấp, tên chính thức, tên giao dịch, nơi đăng ký quản lý thuế, địa chỉ trụ sở, nơi đăng ký nộp thuế, địa chỉ nhận thông báo thuế, quyết định thành lập (QĐTL – Ngày cấp, cơ quan ra quyết định), giấy phép kinh doanh (GPKD – Ngày cấp, cơ quan cấp, ngày nhận tờ khai), ngày bắt đầu hoạt động, chủ sở hữu/người đại diện pháp luật và địa chỉ, tên của giám đốc và kế toán trưởng,…

5. Câu hỏi thường gặp

1. Văn phòng đại diện có phải đóng lệ phí môn bài không?

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài.

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

3. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Theo Khoản 1 Điều 84 Bộ luật dân sự 2015: “1 Chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân.

Do đó, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân