Kế toán chứng từ ghi sổ như thế nào?

Chứng từ ghi sổ là một khái niệm quan trọng trong kế toán, đặc biệt trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đây là loại chứng từ được kế toán sử dụng để tập hợp các số liệu từ nhiều chứng từ gốc khác nhau, sau đó ghi vào sổ kế toán. Qua bài viết dưới đây, Công ty Luật ACC cung cấp thông tin về kế toán chứng từ ghi sổ hiệu quả nhất. 

Kế toán chứng từ ghi sổ như thế nào?

1. Chứng từ ghi sổ là gì?

Chứng từ ghi sổ là một loại chứng từ kế toán được sử dụng để tổng hợp thông tin từ các chứng từ gốc (như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi,...) liên quan đến cùng một nghiệp vụ kinh tế. Nói cách khác, đây là bản tóm tắt, tập hợp các thông tin chi tiết từ các chứng từ gốc để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.

Chứng từ ghi sổ trong tiếng Anh là Recording vouchers, được hiểu là một tập hợp bao gồm các loại chứng từ khác nhau nhằm thể hiện những số liệu liên quan tới chứng từ gốc. Sổ sẽ được ghi đầy đủ các nội dung khác nhau dựa theo từng sự việc. Kế toán sẽ thông qua việc tổng hợp những chứng từ này để lập chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên, nếu không thể dựa vào chứng từ thì kế toán viên có thể lấy dữ liệu từ bảng tổng hợp để lập nên chứng từ ghi sổ. Bảng tổng hợp đó phải có cùng nội dung kinh tế và cùng loại.

Như vậy, khái niệm chứng từ ghi sổ dùng để chỉ về một loại chứng từ được người kế toán sử dụng vào mục đích tập hợp số liệu theo từng sự việc được ghi trong các bản chứng từ gốc, sau đó ghi vào sổ. Nhân viên kế toán sẽ căn cứ vào dữ liệu thể hiện bên trong chứng từ để có thể lập nên chứng từ ghi sổ. Nếu không dựa vào chứng từ thì cũng có thể lấy số liệu từ bảng tổng hợp có cùng nội dung kinh tế, cùng loại mà lập nên chứng từ ghi sổ.

Ngoài việc tập hợp số liệu và ghi vào sổ theo từng nội dung sự việc, chứng từ ghi sổ còn được sử dụng để lập một hoặc nhiều chứng từ gốc nhưng những nội dung nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh hoặc đã hoàn thành cần phải tương ứng với nội dung đã ghi trong chứng từ ghi sổ.

Ví dụ chứng từ ghi sổ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu chuyển khoản,...

Thực tế, trong ngành kế toán đã có chứng từ, tuy nhiên các doanh nghiệp vẫn sẽ yêu cầu kế toán lập chứng từ ghi sổ. Bởi lẽ, chứng từ ghi sổ có ý nghĩa quan trọng trong quá trình hoạt động và làm việc của cơ quan, tổ chức, cụ thể như sau:

- Giúp cấp quản lý dễ dàng kiểm soát và quản lý các chứng từ kế toán.

- Giúp các cán bộ quản lý tài chính, cán bộ thuế theo dõi chứng từ dễ dàng hơn; từ đó việc theo dõi nghiệp vụ kế toán được tiến hành khoa học và thống nhất hơn.

- Giúp việc đối chiếu dữ liệu của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng số liệu tổng và phát sinh trở nên đơn giản hơn.

Như vậy, chứng từ ghi sổ có ý nghĩa rất lớn trong việc nắm bắt thông tin, dữ liệu nhằm phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Đặc điểm của chứng từ ghi sổ 

Chứng từ ghi sổ mang một số đặc điểm cơ bản sau đây:

- Chứng từ ghi sổ là cơ sở dữ liệu trực tiếp đã tiến hành ghi sổ sách kế toán.

- Việc ghi chứng từ phải dựa theo sự tổng hợp về mặt thời gian được ghi trên sổ đăng ký chứng từ.

- Nội dung được trình bày trong chứng từ ghi sổ phải khớp với nội dung trong Sổ Cái.

- Thường được áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mô từ vừa đến lớn; doanh nghiệp nhiều nhân lực tham gia vào hoạt động kế toán; doanh nghiệp cần hoạch toán nhiều tài khoản kế toán.

2. Cách ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Lập Chứng Từ Ghi Sổ

- Căn cứ: Dựa trên các chứng từ gốc như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi,...

- Nội dung: Tổng hợp các thông tin từ các chứng từ gốc, bao gồm:

• Ngày lập
• Số chứng từ
• Nội dung nghiệp vụ
• Tài khoản nợ
• Tài khoản có
• Số tiền

- Mẫu: Có nhiều mẫu chứng từ ghi sổ khác nhau, nhưng đều phải đảm bảo đầy đủ các thông tin trên.

Ghi Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ

• Mục đích: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.
• Nội dung: Ghi đầy đủ các thông tin từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký.
• Sắp xếp: Sắp xếp theo thứ tự ngày, tháng, năm.

Ghi Sổ Cái

• Mục đích: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào từng tài khoản kế toán.
• Nội dung: Ghi số tiền phát sinh nợ và có của từng tài khoản, dựa trên thông tin từ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
• Sắp xếp: Mỗi tài khoản một trang, ghi theo thứ tự thời gian.

Kiểm Tra, Đối Chiếu

• Kiểm tra: Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các số liệu đã ghi.
• Đối chiếu: Đối chiếu số liệu giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái

>>> Xem thêm về Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

3. Mẫu sổ cái dùng cho chứng từ ghi sổ

Mẫu sổ cái dùng cho chứng từ ghi sổ

Dưới đây là Mẫu số S02a-DNN

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số: …………

Ngày…. tháng.... năm ....

Kèm theo…… chứng từ gốc

Ghi chú: Đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, làm kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

4. Kết cấu sổ cái

Sổ cái là một trong những sổ sách kế toán quan trọng, dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng tài khoản kế toán. Cấu trúc của sổ cái thường bao gồm các cột sau:

• Ngày: Ghi ngày phát sinh nghiệp vụ.
• Số chứng từ: Ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ hoặc chứng từ gốc liên quan.
• Diễn giải: Mô tả ngắn gọn về nội dung nghiệp vụ.
• Nợ: Số tiền tăng lên của tài khoản (nếu tài khoản đó tăng khi ghi nợ).
• Có: Số tiền giảm đi của tài khoản (nếu tài khoản đó giảm khi ghi nợ).
• Số dư: Số dư của tài khoản sau khi ghi nhận nghiệp vụ.

Một số loại sổ cái phổ biến:

• Sổ cái tài sản: Ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tài sản của doanh nghiệp (như tiền mặt, hàng tồn kho, các khoản phải thu...).
• Sổ cái nợ phải trả: Ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến nợ phải trả của doanh nghiệp (như nợ phải trả nhà cung cấp, nợ phải trả ngân hàng...).
• Sổ cái vốn: Ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến vốn của doanh nghiệp (như vốn góp, lợi nhuận chưa phân phối...).
• Sổ cái doanh thu: Ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu của doanh nghiệp.
• Sổ cái chi phí: Ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến chi phí của doanh nghiệp.

5. Phương pháp ghi sổ cái

Phương pháp ghi sổ cái là một phương pháp kế toán cơ bản được sử dụng để ghi lại các giao dịch kinh tế của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp theo dõi tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và các hoạt động kinh doanh khác một cách chính xác và đầy đủ.

Nguyên tắc cơ bản của phương pháp ghi sổ cái:

• Mỗi giao dịch đều có hai mặt: Mỗi khi xảy ra một giao dịch kinh tế, sẽ có ít nhất hai tài khoản bị ảnh hưởng. Ví dụ, khi mua hàng bằng tiền mặt, tài khoản hàng mua tăng (nợ) và tài khoản tiền mặt giảm (có).
• Nguyên tắc kép: Mỗi giao dịch phải được ghi nhận ở cả hai khía cạnh nợ và có của sổ cái. Tổng số tiền ghi nợ phải bằng tổng số tiền ghi có.
• Sổ cái: Là một sổ ghi chép chi tiết các giao dịch liên quan đến một tài khoản cụ thể.

Các bước thực hiện phương pháp ghi sổ cái:

• Phân loại giao dịch: Mỗi giao dịch được phân loại vào các loại tài khoản phù hợp (tài sản, nợ phải trả, vốn, doanh thu, chi phí).
• Mở sổ cái: Mở một sổ cái riêng cho mỗi tài khoản.
• Ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ gốc, ghi các giao dịch vào sổ cái tương ứng.
• Tính số dư: Cuối kỳ, tính số dư của mỗi tài khoản để kiểm tra tính chính xác của sổ sách.

>>> Xem thêm về Phương pháp kế toán chứng từ ghi sổ qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

6. Câu hỏi thường gặp

Chứng từ ghi sổ khác gì so với chứng từ gốc?

• Chứng từ gốc: Là các giấy tờ ban đầu chứng minh một nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra (ví dụ: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi).
• Chứng từ ghi sổ: Là bản tóm tắt, tổng hợp thông tin từ nhiều chứng từ gốc cùng loại để thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán.

Tại sao phải lập chứng từ ghi sổ?

• Giảm thời gian ghi sổ.
• Tăng tính chính xác của số liệu kế toán.
• Dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
• Cung cấp cơ sở để lập các báo cáo tài chính.

Các loại chứng từ ghi sổ phổ biến là gì?

• Chứng từ ghi sổ mua hàng
• Chứng từ ghi sổ bán hàng
• Chứng từ ghi sổ chi phí
• Chứng từ ghi sổ thu nhập

Các loại sổ cái phổ biến là gì?

• Sổ cái tài sản
• Sổ cái nợ phải trả
• Sổ cái vốn
• Sổ cái doanh thu
• Sổ cái chi phí

Nguyên tắc ghi sổ cái là gì?

• Có nợ thì phải có có.
• Số dư cuối kỳ của mỗi tài khoản sẽ được chuyển sang làm số dư đầu kỳ của kỳ kế tiếp.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến kế toán chứng từ ghi sổ. Mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những thắc mắc về bài viết này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với ACC theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. ACC đồng hành pháp lý cùng bạn.