Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện cần những gì?

Trong thời đại kinh tế hội nhập và phát triển như hiện nay, việc các công ty, doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh sang các tỉnh thành khác bằng cách thành lập các văn phòng đại diện làm nơi đại diện của công ty mình ở các địa điểm khác trụ sở chính. Tuy nhiên, sau khi hoàn thành việc đăng ký văn phòng đại diện với cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện những thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện cần thiết để đảm bảo cho văn phòng đại diện được đi vào hoạt động. Để hiểu rõ hơn về các thủ tục này, mời bạn tham khảo bài viết Văn phòng đại diện mới thành lập cần làm những gì? mà chúng tôi cung cấp dưới đây.

1. Thủ tục Khắc dấu và thông báo mẫu dấu

Văn phòng đại diện mới thành lập cần làm những gì

Văn phòng đại diện mới thành lập cần làm những gì? Một trong những việc mà văn phòng đại diện phải làm sau khi thành lập là thực hiện thủ tục khắc dấu và thông báo mẫu dấu. Trước khi sử dụng con dấu, công ty chỉ cần gửi thông báo mẫu dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi nhận được hồ sơ thông báo về mẫu con dấu, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện đăng tải thông báo mẫu dấu văn phòng đại diện của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Thông báo về việc đăng tải thông tin mẫu con dấu của văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu tại cơ quan có thẩm quyền, nội dung của con dấu phải có những nội dung như sau:

• Chủ doanh nghiệp quyết định về số lượng, nội dung, mẫu dấu, sử dụng con dấu của văn phòng đại diện phù hợp với quy định của điều lệ công ty
• Tên của văn phòng đại diện phải được ghi trên nội dung của mẫu dấu văn phòng đại diện
• Mẫu dấu có thể thêm các ngôn ngữ, hình ảnh phù hợp trừ: quốc huy, quốc kỳ, đảng kỳ Việt Nam; những hình ảnh ký hiệu vi phạm truyền thống, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của đất nước.

Thủ tục thông báo sử dụng mẫu dấu cho văn phòng đại diện được thực hiện như sau:

• Nộp bộ hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở chính gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo sử dụng mẫu con dấu của văn phòng đại diện
• Thông tin, giấy tờ pháp lý có chứng thực tư cách cá nhân của người nộp hồ sơ

• Phòng đăng ký kinh doanh sẽ trao giấy biên nhận và tiến hành đăng tải thông tin về mẫu con dấu văn phòng đại diện trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2. Treo biển tại văn phòng đại diện

Một trong những thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện cần phải làm là việc treo biển hiệu gắn tại văn phòng đại diện. Theo đó, văn phòng đại diện tiến hành thực hiện việc treo biển hiệu tại văn phòng. Biển hiệu cần đáp ứng một số yêu cầu như: 

• Biển hiệu của văn phòng đại diện phải đảm bảo được các quy định của pháp luật về địa điểm đặt biển, kích thước của biển
• Tên của biển hiệu văn phòng đại diện phải được viết bằng tiếng Việt, nếu có tên viết tắt hoặc tên nước ngoài thì phải viết nhỏ hơn tên Tiếng Việt

3. Thủ tục mở tài khoản cho văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện mới thành lập cần làm những gì? Sau khi thành lập, văn phòng đại diện cần thực hiện thủ tục mở tài khoản cho văn phòng của mình. Việc mở tài khoản ngân hàng cho văn phòng đại diện và thực hiện thông báo cho cơ quan có thẩm quyền cần tuân thủ theo quy định của pháp luật.

• Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Tờ khai đề nghị mở tài khoản theo mẫu ngân hàng văn phòng đại diện chọn mở.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
• Bản sao có chứng thực chứng minh nhân dân, căn cước công dân của người đứng đầu văn phòng đại diện
• Bản sao có chứng thực chứng minh nhân dân, căn cước công dân của người giao dịch với ngân hàng (nếu có).

•  Trình tự thực hiện

• Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người đại diện mở tài khoản ngân hàng đem hồ sơ và con dấu của văn phòng đại diện đến ngân hàng và làm theo hướng dẫn của nhân viên ngân hàng.
• Sau khi hoàn tất các thủ tục và có được tài khoản ngân hàng, văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục thông báo tài khoản ngân hàng tới Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Thủ tục thông báo tài khoản của văn phòng đại diện phải được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ ngày xác nhận mở tài khoản thành công.

4. Thủ tục thuế của văn phòng đại diện

Thủ tục về khai và nộp thuế của văn phòng đại diện là một trong những thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện. Theo đó, văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động như đại diện cho công ty mẹ, tìm hiểu thị trường và không tham gia hoạt động thương mại, mua bán hàng hóa dịch vụ nên không phải đóng thuế môn bài. Tuy nhiên, văn phòng đại diện cần phải thực hiện các thủ tục khai thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của văn phòng đại diện. Theo đó, văn phòng đại diện có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên hoạt động và làm việc trong văn phòng đại diện. 

5. Thông báo hoạt động của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện mới thành lập cần làm những gì? là một trong những câu hỏi thường xuyên của những doanh nghiệp muốn được thành lập văn phòng đại diện mà đặc biệt hơn đó là sự quan tâm của các văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam. Theo đó, ngoài những thủ tục đã nêu trên thì văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài cần lưu ý một số thủ tục như sau:

• Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài cần tiến hành thông báo được phép phát hành tại Việt Nam trong 3 số liên tiếp trong thời hạn là 45 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
• Trong vòng 45 ngày kể từ ngày được cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép đăng ký hoạt động, Văn phòng đại diện phải chính thức hoạt động và phải thông báo cho Sở Công thương về việc mở cửa hoạt động văn phòng đại diện tại trụ sở như đã đăng ký.

6. Những câu hỏi thường gặp

Quy định về thuế môn bài của văn phòng đại diện

• Theo Nghị định 139/2016 của Chính phủ có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
• Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.i.

Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng đại diện

Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.

Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có thể thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện hoặc chuyển để công ty mẹ đóng bảo hiểm cho nhân viên đều được.

Ưu điểm của văn phòng đại diện

Ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài.

Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được;

Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài.

Trên đây là các thông tin giúp giải đáp vấn đề Văn phòng đại diện mới thành lập cần làm những gì? mà Công ty luật ACC dành cho quý khách hàng. Nếu bạn đang có nhu cầu muốn được sử dụng Dịch vụ tư vấn, hỗ trợ Văn phòng đại diện mới thành lập cần làm những gì?,  Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện hãy liên hệ ngay với ACC để nhận được sự tư vấn hiệu quả, nhanh chóng với chi phí tiết kiệm nhất.

Công ty Luật ACC - Đồng hành pháp lý cùng bạn

Liên hệ với chúng tôi:

- Tư vấn pháp lý: 1900.3330

- Zalo: 084.696.7979

- Văn phòng: (028) 777.00.888

- Mail: [email protected]