Việc đặt tên cho văn phòng đại diện và chi nhánh là một bước quan trọng trong quá trình thành lập và hoạt động của doanh nghiệp. Trong bài viết của Luật ACC, chúng tôi sẽ trình bày hướng dẫn cách đặt tên cho văn phòng đại diện, chi nhánh với các quy định và lưu ý cần thiết, giúp doanh nghiệp lựa chọn được tên gọi phù hợp, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
Hướng dẫn cách đặt tên cho văn phòng đại diện, chi nhánh
1. Tên văn phòng đại diện, chi nhánh là gì?
Tên văn phòng đại diện: Tên của văn phòng đại diện thường bao gồm tên công ty mẹ cùng với cụm từ "Văn phòng đại diện" và địa điểm hoạt động. Chẳng hạn, một văn phòng đại diện có thể được gọi là "Công ty TNHH ABC - Văn phòng đại diện tại Hà Nội". Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, mà chủ yếu thực hiện các hoạt động quảng bá, tiếp thị và hỗ trợ cho công ty mẹ.
Tên chi nhánh: Tên của chi nhánh bao gồm tên công ty mẹ, kèm theo cụm từ "Chi nhánh" và địa điểm mà chi nhánh hoạt động. Ví dụ, một chi nhánh có thể được gọi là "Công ty TNHH ABC - Chi nhánh TP.HCM". Chi nhánh có quyền thực hiện các hoạt động kinh doanh, bao gồm ký kết hợp đồng và mua bán hàng hóa, do đó tên gọi cần thể hiện rõ ràng rằng đây là một đơn vị trực thuộc có khả năng hoạt động kinh doanh độc lập trong khuôn khổ ủy quyền từ công ty mẹ.
Tóm lại, việc đặt tên phù hợp cho văn phòng đại diện và chi nhánh không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận diện mà còn góp phần tạo dựng thương hiệu và uy tín trong mắt khách hàng và đối tác. Các quy định pháp lý cũng yêu cầu rằng cả văn phòng đại diện và chi nhánh phải tuân thủ các quy tắc về đặt tên, đảm bảo không gây nhầm lẫn với các đơn vị khác đã đăng ký.
2. Hướng dẫn cách đặt tên cho văn phòng đại diện, chi nhánh
Căn cứ vào Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, được hướng dẫn bởi Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy định về việc đặt tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh:
“Tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh
- Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.
- Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.”
Dựa vào quy định thì cách đặt tên cho văn phòng đại diện và chi nhánh, như sau:
Cấu trúc tên gọi cho văn phòng đại diện và chi nhánh
Chữ cái và ký hiệu: Tên phải sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, bao gồm F, J, Z, W, cùng với chữ số và ký hiệu hợp lệ.
Cấu trúc tên gọi:
- Phải bao gồm tên doanh nghiệp.
- Kèm theo cụm từ “Chi nhánh” cho chi nhánh và “Văn phòng đại diện” cho văn phòng đại diện.
Ghi nhận tại trụ sở: Tên cần được ghi rõ ràng hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Kích thước chữ: Tên chi nhánh hoặc văn phòng đại diện phải nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch và ấn phẩm.
Lưu ý:
- Kiểm tra tính khả dụng của tên đã chọn để đảm bảo không trùng lặp với doanh nghiệp khác.
- Điều chỉnh tên gọi nếu không phù hợp với quy định hoặc có thể gây hiểu lầm.
>>> Tham khảo thêm bài viết về Hướng dẫn khai thuế TNCN cho trưởng văn phòng đại diện sẽ giúp bạn đọc hiểu thêm về cách khai thuế TNCN cho văn phòng đại diện
3. Đăng ký tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
Việc đăng ký tên cho chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh là một bước quan trọng trong quá trình thành lập và hoạt động của doanh nghiệp. Căn cứ Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về việc đăng ký tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh như sau:
“1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thực hiện theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp.
- Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
- Phần tên riêng trong tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
- Đối với những doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.”
Như vậy, việc đặt tên và đăng ký cho chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn góp phần xây dựng thương hiệu và định vị doanh nghiệp trên thị trường. Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng các quy định liên quan để thực hiện đúng quy trình, từ đó tránh các rắc rối phát sinh trong hoạt động kinh doanh.
4. Có thể đặt tên chi nhánh là tiếng nước ngoài được không?
Căn cứ khoản 2 Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về việc đăng ký tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh như sau:
“2. Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.”
Dựa vào quy định có thể thấy rằng, doanh nghiệp có thể đặt tên cho chi nhánh bằng tiếng nước ngoài. Theo khoản 2 Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp được phép đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài, miễn là tên này được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những ngôn ngữ nước ngoài thuộc hệ chữ Latin. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và giao tiếp với khách hàng quốc tế cũng như nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu toàn cầu.
Tuy nhiên, khi đặt tên, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tên bằng tiếng nước ngoài không vi phạm các quy định pháp luật hiện hành và không sử dụng cụm từ “công ty” hay “doanh nghiệp” trong phần tên riêng.
5. Những điều cấm về đặt tên cho văn phòng đại diện, chi nhánh
Những điều cấm về đặt tên cho văn phòng đại diện, chi nhánh
Theo quy định tại Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020, cùng với một số quy định liên những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp, văn phòng đại diện, chi nhánh là:
“Điều 38. Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp
- Đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký được quy định tại Điều 41 của Luật này.
- Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
- Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.”
Những quy định này nhằm đảm bảo rằng tên gọi của văn phòng đại diện và chi nhánh không chỉ phù hợp với quy định pháp luật mà còn phản ánh đúng bản chất hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan.
6. Có bắt buộc phải gắn tên chi nhánh tại trụ sở chi nhánh doanh nghiệp không?
Căn cứ khoản 3 Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 và được hướng dẫn bởi Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, các quy định cụ thể như sau:
Tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở của chúng. Điều này đảm bảo rằng khách hàng và đối tác có thể dễ dàng nhận diện và liên hệ với chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
Tên chi nhánh, văn phòng đại diện cần được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh hoặc văn phòng đại diện phát hành. Việc này không chỉ giúp xác định thương hiệu chính mà còn giữ cho tên chi nhánh, văn phòng đại diện có tính chất phụ.
Kèm theo đó, tại điểm c khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, hành vi không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh sẽ bị xử phạt như sau:
- Mức phạt tiền: Doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi không gắn tên hoặc không viết tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở của chúng.
- Biện pháp khắc phục hậu quả: Doanh nghiệp bị vi phạm sẽ bị buộc phải gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính và viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm này.
Tóm lại, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về việc đặt tên và gắn tên cho chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Việc không thực hiện đúng quy định không chỉ dẫn đến việc bị phạt tiền mà còn có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh và sự nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp nên chú ý và đảm bảo thực hiện đúng các quy định pháp luật hiện hành.
>>> Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết liên quan đến Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện?
7. Câu hỏi thường gặp
Có thể sử dụng tên tiếng nước ngoài cho văn phòng đại diện và chi nhánh không?
Trả lời: Có, doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài, miễn là tên đó được dịch từ tên tiếng Việt và đáp ứng quy định của pháp luật.
Có những điều cấm nào khi đặt tên cho văn phòng đại diện và chi nhánh?
Trả lời: Các điều cấm bao gồm việc đặt tên trùng lặp với tên doanh nghiệp khác, sử dụng tên cơ quan nhà nước mà không có sự cho phép, và sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục.
Có cần ghi tên doanh nghiệp trên giấy tờ của chi nhánh, văn phòng đại diện không?
Trả lời: Có, tên chi nhánh, văn phòng đại diện cần được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên tất cả các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, và ấn phẩm phát hành.
Qua bài viết Công ty Luật ACC hy vọng sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho các bạn trong quá trình tìm hiểu các vấn đề liên quan đến hướng dẫn cách đặt tên cho văn phòng đại diện, chi nhánh. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần giải đáp cụ thể, Quý bạn đọc hãy liên hệ với Công ty luật ACC qua số hotline 1900.3330 để được hỗ trợ.
Nội dung bài viết:
Bình luận