Quy định về con dấu của văn phòng đại diện

Khi tìm hiểu về những thủ tục, quy định xoay quanh văn phòng đại diện, thì những quy định về con dấu của văn phòng đại diện là một nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động. Bài viết của Luật ACC sẽ cung cấp các thông tin cơ bản về yêu cầu, nội dung và trách nhiệm quản lý con dấu, giúp văn phòng đại diện hoạt động minh bạch và hiệu quả.

Quy định về con dấu của văn phòng đại diện

1. Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Khác với chi nhánh, văn phòng đại diện không trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh, sản xuất. Thay vào đó, văn phòng đại diện thường đóng vai trò là nơi kết nối, giao dịch, tìm kiếm cơ hội kinh doanh, và duy trì các mối quan hệ đối tác cho doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân và không được thực hiện các hoạt động sinh lợi trực tiếp như mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Con dấu của văn phòng đại diện là gì?

Con dấu của văn phòng đại diện là con dấu được sử dụng để thực hiện các công việc hành chính, giao dịch, hoặc ký kết các văn bản liên quan đến hoạt động đại diện cho doanh nghiệp mẹ. Con dấu này giúp xác nhận tính hợp pháp và thẩm quyền của văn phòng đại diện khi thực hiện các công việc theo ủy quyền. Tuy nhiên, vì văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân độc lập, con dấu của văn phòng chỉ có ý nghĩa trong phạm vi đại diện và không được sử dụng cho các hoạt động sinh lợi hoặc thực hiện các hợp đồng kinh doanh.

Hơn nữa theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp, theo đó, doanh nghiệp có quyền quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của dấu cho doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác. Điều này có nghĩa là việc văn phòng đại diện có con dấu hay không hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp quyết định văn phòng đại diện sử dụng con dấu, thì con dấu đó sẽ được quản lý và lưu giữ theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

3. Quy định về con dấu của văn phòng đại diện

Quy định về con dấu của văn phòng đại diện theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 nêu rõ rằng văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu của doanh nghiệp đặt tại văn phòng, hoặc được phép đăng ký con dấu riêng để thuận tiện cho các hoạt động đại diện.

3.1. Nội dung con dấu

Nội dung con dấu

Nội dung con dấu của văn phòng đại diện phải có đầy đủ các thông tin:

• Tên doanh nghiệp: Tên chính thức của công ty sở hữu văn phòng đại diện.
• Tên văn phòng đại diện: Cụ thể hóa vị trí và chức năng của văn phòng này trong cấu trúc doanh nghiệp.
• Địa chỉ của văn phòng đại diện: Thông tin địa lý giúp xác định rõ nơi văn phòng hoạt động.

3.2. Người quản lý con dấu

Người quản lý con dấu của văn phòng đại diện là cá nhân hoặc nhóm cá nhân được doanh nghiệp ủy quyền bằng văn bản. Người này phải có năng lực hành vi dân sự và được đào tạo về việc sử dụng, bảo quản con dấu.

Nhiệm vụ của người quản lý con dấu bao gồm:

• Bảo quản con dấu: Đảm bảo con dấu được giữ gìn cẩn thận, tránh mất mát hoặc sử dụng sai mục đích.
• Sử dụng đúng quy định: Con dấu phải được dùng theo đúng quy định của pháp luật và các hướng dẫn nội bộ của doanh nghiệp.
• Báo cáo sử dụng con dấu: Người quản lý con dấu phải định kỳ báo cáo với doanh nghiệp về việc sử dụng con dấu.

Nếu người quản lý con dấu chấm dứt nhiệm vụ, doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi con dấu và bổ nhiệm người mới. Trong trường hợp không có người quản lý con dấu, doanh nghiệp phải cử người quản lý con dấu của doanh nghiệp kiêm nhiệm quản lý con dấu của văn phòng đại diện.

Như vậy, các quy định này giúp đảm bảo tính pháp lý và quản lý chặt chẽ trong việc sử dụng con dấu tại văn phòng đại diện.

>>> Đọc thêm bài viết về Những khoản thuế cho văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ thêm những quy định về thuế dành cho văn phòng đại diện nước ngoài ở Việt Nam cần chú ý những gì!

4. Thủ tục thông báo mẫu con dấu của văn phòng đại diện

Thủ tục thông báo mẫu con dấu của văn phòng đại diện

Để thông báo mẫu con dấu của văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình sau nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tính minh bạch trong hoạt động. Quy trình này thường được thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Dưới đây là các bước chi tiết:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ thông báo mẫu con dấu

Hồ sơ thông báo mẫu con dấu của văn phòng đại diện bao gồm các tài liệu sau:

Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu: Theo quy định tại Phụ lục II-8 của Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT, mẫu thông báo này cần được điền đầy đủ các thông tin liên quan đến mẫu con dấu của văn phòng đại diện, bao gồm kích thước, hình dạng và các thông tin trên con dấu.

Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động: Áp dụng nếu văn phòng đại diện hoạt động theo Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương. Đây là giấy đề nghị mà văn phòng đại diện phải nộp kèm trong trường hợp cần cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động của văn phòng.

Bước 2. Nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ theo hai cách:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh: Doanh nghiệp có thể đến nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Tại đây, cơ quan chức năng sẽ kiểm tra hồ sơ và cung cấp giấy biên nhận nếu hồ sơ hợp lệ.
• Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến để tiết kiệm thời gian. Hồ sơ cần được scan và tải lên hệ thống, sau đó thực hiện các bước xác thực và thanh toán phí công bố thông tin (nếu có).

Bước 3. Giải quyết và công bố mẫu con dấu

Ngay sau khi nhận được hồ sơ thông báo mẫu con dấu hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy biên nhận cho doanh nghiệp hoặc văn phòng đại diện, xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ.

Đăng tải công khai thông tin mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thông tin sẽ được đăng tải bao gồm tên doanh nghiệp, tên văn phòng đại diện, địa chỉ, và hình ảnh mẫu con dấu. Việc này giúp công khai hóa mẫu con dấu và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.

Lưu ý khi sử dụng và thay đổi mẫu con dấu: 

Trước khi bắt đầu sử dụng con dấu, văn phòng đại diện cần hoàn tất thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia.

Nếu có bất kỳ thay đổi nào về mẫu con dấu, chẳng hạn như kích thước, hình dạng hoặc nội dung, doanh nghiệp cần thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh để cập nhật lại thông tin.

Trong trường hợp không tiếp tục sử dụng con dấu hoặc quyết định hủy mẫu con dấu, doanh nghiệp cũng phải thông báo để xóa mẫu con dấu trên hệ thống đăng ký quốc gia.

5. Lệ phí thực hiện quy trình thông báo con dấu là bao nhiêu?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu cho văn phòng đại diện sẽ không phải nộp bất kỳ khoản lệ phí nào. Đây là một trong những chính sách hỗ trợ và khuyến khích doanh nghiệp trong quá trình thành lập và hoạt động, giúp giảm bớt gánh nặng chi phí hành chính, miễn lệ phí sẽ áp dụng cho cả hai hình thức nộp hồ sơ: nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh và nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi nộp hồ sơ thông báo mẫu con dấu, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy biên nhận từ Phòng Đăng ký kinh doanh và mẫu con dấu sẽ được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp mà không phải chịu thêm chi phí nào.

Việc miễn lệ phí thông báo mẫu con dấu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình công khai hóa và minh bạch hoạt động của văn phòng đại diện. Chính sách này đồng thời khuyến khích các doanh nghiệp tuân thủ đúng quy trình pháp lý, góp phần nâng cao uy tín và độ tin cậy trong các giao dịch thương mại và pháp lý.

>>> Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm bài viết tham khảo của Luật ACC về Hướng dẫn điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện 

6. Câu hỏi thường gặp  

Ai chịu trách nhiệm quản lý con dấu của văn phòng đại diện?

Trả lời: Người quản lý con dấu là cá nhân hoặc nhóm cá nhân được doanh nghiệp ủy quyền bằng văn bản.

Có cần thông báo mẫu con dấu của văn phòng đại diện với cơ quan nhà nước không?

Trả lời: Có, doanh nghiệp cần thông báo mẫu con dấu cho Phòng Đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai.

Văn phòng đại diện có thể thay đổi mẫu con dấu không?

Trả lời: Có thể, nhưng cần thông báo thay đổi mẫu con dấu với Phòng Đăng ký kinh doanh để cập nhật thông tin.

Qua bài viết Công ty Luật ACC, hy vọng các quy định về con dấu của văn phòng đại diện đã được giải đáp một cách chi tiết, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng vào thực tế. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần giải đáp cụ thể, Quý bạn đọc hãy liên hệ với Công ty luật ACC qua số hotline 1900.3330 để được hỗ trợ.