Mẫu quyết định giải thể văn phòng đại diện

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, việc thành lập và giải thể các đơn vị phụ thuộc như văn phòng đại diện là điều không thể tránh khỏi. Mẫu quyết định giải thể văn phòng đại diện là một văn bản quan trọng, đánh dấu việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại một địa phương hoặc quốc gia cụ thể. Việc lập quyết định này không chỉ nhằm tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành mà còn giúp doanh nghiệp hoàn tất các thủ tục hành chính liên quan. Luật ACC sẽ cung cấp chi tiết thông tin liên quan về Mẫu quyết định giải thể văn phòng đại diện.

1. Mẫu quyết định giải thể văn phòng đại diện 

TÊN DOANH NGHIỆP                               CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số:……………/QĐ                                                   Độc Lập  - Tư Do - Hạnh Phúc

                                                                                          ---------------

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày…… tháng…… năm…… 

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

(V/v giải thể văn phòng đại diện )

- Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2015.

- Căn cứ Nghị định 96/2015/NĐ-CP ngày 19/10/2015 của Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp

- Căn cứ tình hình hoạt động của doanh nghiệp

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện  ..................................................................

- Số Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động…………ngày cấp…… ……nơi cấp ……….

- Địa chỉ:……………………………………………………………………………………

Điều 2: Lý do chấm dứt hoạt động:

 ............................................................................................................................................

Điều 3: Doanh nghiệp …………… tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại văn phòng đại diện  theo quy định của pháp luật.

Điều 4 : Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký.

1. HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

                CHỦ TỊCH

Nơi nhận:                                                                    (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

- Sở Kế hoạch và Đầu tư

- Người lao động

- Lưu

2. Các tài liệu cần thiết để hoàn thành thủ tục giải thể văn phòng đại diện là gì?

Để hoàn thành thủ tục giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp các tài liệu sau:

• Quyết định giải thể: Văn bản quyết định của chủ sở hữu hoặc đại diện hợp pháp của doanh nghiệp về việc giải thể văn phòng đại diện, bao gồm lý do giải thể và thời gian giải thể.
• Biên bản họp: Biên bản họp của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị, hoặc chủ sở hữu về việc thông qua quyết định giải thể văn phòng đại diện (nếu có).
• Thông báo giải thể: Thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện, nêu rõ các thông tin về việc thanh toán các khoản nợ, giải quyết hợp đồng, và nghĩa vụ tài chính khác.
• Giấy phép thành lập văn phòng đại diện: Bản chính hoặc bản sao giấy phép thành lập văn phòng đại diện do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu: (Nếu có) và con dấu của văn phòng đại diện (nếu văn phòng có sử dụng con dấu).
• Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính tại thời điểm gần nhất, có thể kèm theo các chứng từ về việc thanh toán nợ, các khoản phải trả và phải thu.
• Giấy xác nhận của cơ quan thuế: Xác nhận về việc hoàn thành nghĩa vụ thuế, bao gồm các khoản thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, và các loại thuế khác.
• Giấy xác nhận không nợ: Giấy xác nhận từ các ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng về việc văn phòng đại diện không còn nợ nần.
• Danh sách người lao động: Danh sách người lao động tại văn phòng đại diện và các văn bản liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động, giải quyết chế độ cho người lao động.
• Các tài liệu khác: Các tài liệu khác có liên quan đến việc giải thể, như biên bản thanh lý tài sản, các hợp đồng đã thanh lý, giấy tờ liên quan đến việc trả lại mặt bằng thuê (nếu có).

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu trên và nộp cho cơ quan có thẩm quyền để hoàn thành thủ tục giải thể văn phòng đại diện. Các tài liệu này giúp đảm bảo quá trình giải thể được thực hiện đúng quy định pháp luật và minh bạch.

>> Các bạn có thể tham khảo thông tin liên quan tại Thủ tục giải thể, chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

3. Quy trình thông báo giải thể văn phòng đại diện với các cơ quan có liên quan được thực hiện như thế nào?

Quy trình thông báo giải thể văn phòng đại diện với các cơ quan có liên quan bao gồm các bước sau:

Bước 1: Quyết định giải thể:

• Doanh nghiệp đưa ra quyết định giải thể văn phòng đại diện. Quyết định này phải được phê duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền trong công ty (chủ sở hữu, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị, tùy theo loại hình doanh nghiệp).

Bước 2: Thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư:

• Nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Hồ sơ bao gồm quyết định giải thể, biên bản họp (nếu có), giấy phép thành lập văn phòng đại diện, và các giấy tờ liên quan khác.
• Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ thông báo công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp về việc giải thể văn phòng đại diện.

Bước 3: Thông báo với Cơ quan Thuế:

• Thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc giải thể văn phòng đại diện. Doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ thuế còn tồn đọng, nộp báo cáo thuế và các tài liệu khác theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Bước 4: Thông báo với Ngân hàng:

• Thông báo với các ngân hàng nơi văn phòng đại diện có mở tài khoản về việc giải thể, đồng thời thực hiện các thủ tục đóng tài khoản (nếu có).

Bước 5: Thông báo với Khách hàng và Đối tác:

• Thông báo cho khách hàng, đối tác về việc giải thể văn phòng đại diện, cùng với thông tin về việc thanh lý các hợp đồng, giải quyết các nghĩa vụ và quyền lợi liên quan.

Bước 6: Hoàn tất thủ tục giải thể:

• Sau khi hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp sẽ nộp báo cáo hoàn thành thủ tục giải thể văn phòng đại diện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư để cơ quan này ra quyết định chính thức về việc giải thể.

Quá trình giải thể phải tuân thủ theo quy định pháp luật để đảm bảo không có tranh chấp hoặc nghĩa vụ tồn đọng sau khi văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động.

>> Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thông tin liên quan tại Có thể mở lại văn phòng đại diện đã đóng cửa không?

4. Quy định về thời gian hoàn tất các thủ tục giải thể văn phòng đại diện là bao lâu?

Thời gian hoàn tất các thủ tục giải thể văn phòng đại diện thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như việc hoàn thành nghĩa vụ thuế, xử lý tài sản và nợ nần, cũng như các quy trình hành chính khác. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật, quá trình này bao gồm các mốc thời gian quan trọng sau:

• Thông báo công khai việc giải thể: Sau khi doanh nghiệp quyết định giải thể văn phòng đại diện, thông tin giải thể phải được công khai ít nhất 30 ngày trước khi văn phòng đại diện chính thức giải thể. Việc này nhằm thông báo cho các bên liên quan biết về việc giải thể và xử lý các khiếu nại hoặc tranh chấp (nếu có).
• Hoàn thành nghĩa vụ thuế và tài chính: Doanh nghiệp phải hoàn tất các nghĩa vụ thuế và tài chính trước khi giải thể. Thời gian hoàn thành các nghĩa vụ này phụ thuộc vào việc thanh toán nợ, các nghĩa vụ thuế tồn đọng, và hoàn thành các báo cáo tài chính.
• Xử lý tài sản và nợ nần: Việc thanh lý tài sản và thanh toán các khoản nợ cũng là một phần quan trọng của quá trình giải thể. Thời gian này sẽ kéo dài tùy thuộc vào mức độ phức tạp của các khoản nợ và tài sản cần xử lý.
• Ra quyết định giải thể: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ giải thể hợp lệ, nếu cơ quan thuế không có ý kiến từ chối, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật thông tin giải thể trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và ra thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện.

Như vậy, thời gian tối thiểu để hoàn tất thủ tục giải thể văn phòng đại diện thường là khoảng 30 ngày, nhưng có thể kéo dài hơn tùy thuộc vào tình trạng tài chính và pháp lý của văn phòng đại diện. Các doanh nghiệp nên liên hệ và làm việc chặt chẽ với các cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo quá trình giải thể diễn ra đúng quy định và không gây ra tranh chấp hoặc vi phạm pháp luật.

>> Tham khảo thêm thông tin qua bài viết Mẫu thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

5. Câu hỏi thường gặp

Cần làm gì với các hợp đồng, nghĩa vụ tài chính của văn phòng đại diện khi giải thể?

Khi giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần rà soát và xử lý tất cả các hợp đồng và nghĩa vụ tài chính. Đối với các hợp đồng đang thực hiện, doanh nghiệp cần thương lượng với đối tác để thanh lý hợp đồng hoặc chuyển giao nghĩa vụ cho công ty mẹ hoặc đơn vị khác nếu phù hợp. Đồng thời, doanh nghiệp phải thanh toán đầy đủ các khoản nợ, bao gồm nợ thuế, nợ ngân hàng, nợ đối tác và nợ lương của người lao động. Việc này nhằm đảm bảo rằng sau khi văn phòng đại diện giải thể, không còn bất kỳ tranh chấp hoặc nghĩa vụ tài chính nào chưa được giải quyết.

Ai là người có thẩm quyền ký quyết định giải thể văn phòng đại diện?

Người có thẩm quyền ký quyết định giải thể văn phòng đại diện phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và quy định trong điều lệ của doanh nghiệp. Thông thường, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người có thẩm quyền ký quyết định này. Trong trường hợp của công ty TNHH hoặc công ty cổ phần, đó có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị, hoặc Tổng giám đốc/Giám đốc, tùy thuộc vào quyền hạn được quy định trong điều lệ công ty. Đối với doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp là người ký quyết định giải thể.

Quyết định giải thể văn phòng đại diện có cần phải được công chứng hoặc chứng thực không?

Quyết định giải thể văn phòng đại diện không bắt buộc phải được công chứng hoặc chứng thực. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của quyết định, cũng như tạo sự tin cậy và minh bạch trong quá trình giải thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn công chứng hoặc chứng thực quyết định này. Việc công chứng hoặc chứng thực giúp xác nhận tính chính xác và đầy đủ của các thông tin trong quyết định, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan sau này.

Mẫu quyết định giải thể văn phòng đại diện là một văn bản quan trọng, đánh dấu việc chấm dứt hoạt động của một đơn vị phụ thuộc trong doanh nghiệp. Quy trình này đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, từ việc xử lý hợp đồng, nghĩa vụ tài chính đến việc thông báo cho các cơ quan chức năng và các bên liên quan. Quyết định giải thể, được ký bởi người có thẩm quyền và có thể được công chứng hoặc chứng thực, là bước cuối cùng xác nhận việc hoàn tất quá trình giải thể. Điều này không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm pháp lý mà còn bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.