Mẫu thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Khi một văn phòng đại diện quyết định ngừng hoạt động, việc cần làm là thông báo chấm dứt hoạt động. Điều này giúp các bên liên quan bao gồm khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý nắm bắt được tình hình và thể hiện sự minh bạch, chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng ACC tìm hiểu các bước cần thiết để thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Mẫu thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

1. Mẫu thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là văn bản do doanh nghiệp lập ra để thông báo cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các bên liên quan về việc văn phòng đại diện của doanh nghiệp sẽ chính thức ngừng hoạt động.

Mẫu Thông báo chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện được quy định tại Phụ lục II-20 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐ.

Nội dung chính của thông báo bao gồm:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp;
• Địa chỉ, số điện thoại, fax, email của văn phòng đại diện;
• Lý do chấm dứt hoạt động;
• Thời gian chính thức chấm dứt hoạt động;
• Thủ tục thanh lý tài sản, công nợ, hồ sơ, sổ sách;
• Thông tin liên hệ của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền để giải quyết các công việc liên quan đến việc thanh lý văn phòng đại diện.

Mẫu thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

2. Trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam có thể chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:

Do quyết định của doanh nghiệp:

• Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà doanh nghiệp nước ngoài không đề nghị gia hạn
• Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn
• Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP
• Doanh nghiệp nước ngoài quyết định chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện

Do quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền:

• Văn phòng đại diện vi phạm pháp luật Việt Nam
• Văn phòng đại diện hoạt động không hiệu quả, không phù hợp với mục đích thành lập
• Doanh nghiệp nước ngoài không thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật Việt Nam
• Có căn cứ khác theo quy định của pháp luật

3. Thủ tục thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Thủ tục thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện như sau:

Bước 1. Doanh nghiệp lập Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Bước 2. Doanh nghiệp nộp Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động.

Bước 3. Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra trong thời hạn 05 ngày làm việc.

Bước 4. Sau khi kiểm tra, nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.

Bước 5. Doanh nghiệp thực hiện các thủ tục thanh lý tài sản, công nợ, hồ sơ, sổ sách theo quy định của pháp luật.

Bước 6. Doanh nghiệp nộp Giấy chứng nhận đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện và các tài liệu liên quan khác cho Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 7. Phòng Đăng ký kinh doanh xác nhận việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện và thông báo cho các cơ quan liên quan.

4. Hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:

• Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (bản gốc và 01 bản sao). Thông báo phải được lập theo mẫu II-20 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
• Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (bản gốc).

5. Lưu ý khi thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện:

• Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Doanh nghiệp cần đảm bảo hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện bao gồm đầy đủ các giấy tờ theo quy định, được lập đúng theo mẫu và có đầy đủ thông tin cần thiết.
• Nộp hồ sơ đúng nơi quy định, đúng thời hạn: Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.
• Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện phải được thực hiện theo đúng quy trình, thủ tục quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính trước khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

6. Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1. Doanh nghiệp nộp hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện ở đâu?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.

Câu hỏi 2. Thời hạn nộp hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là bao lâu?

Thời hạn nộp hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động.