Thủ tục giải thể, chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Giải thể văn phòng đại diện là một thủ tục quan trọng cần được thực hiện đúng quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác để rút ngắn thời gian giải thể văn phòng đại diện. Để hiểu rõ hơn về Thủ tục giải thể văn phòng đại diện hãy cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu bài viết sau:

 Thủ tục giải thể văn phòng đại diện

I. Giải thể văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là cơ sở thường trú của doanh nghiệp đặt tại địa phương khác nơi đặt trụ sở chính nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ và xúc tiến thương mại. 

Giải thể văn phòng đại diện là quá trình chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện của doanh nghiệp tại địa phương khác nơi đặt trụ sở chính.

II. Thủ tục hồ sơ giải thể văn phòng đại diện năm 2024

Thủ tục hồ sơ giải thể văn phòng đại diện năm 2024

Tờ trình giải thể văn phòng đại diện

1. Tờ trình giải thể văn phòng đại diện

• Tờ trình được soạn thảo bằng tiếng Việt, có đóng dấu của doanh nghiệp nước ngoài.
• Nội dung tờ trình bao gồm:
  • Lý do giải thể văn phòng đại diện.
  • Thời gian giải thể văn phòng đại diện.
  • Thành phần Ban thanh lý (nếu có).
  • Kế hoạch thanh toán các khoản nợ phải trả và chia tài sản còn lại của văn phòng đại diện (nếu có).

2. Nghị quyết/Quyết định giải thể văn phòng đại diện

• Nghị quyết/Quyết định được soạn thảo bằng tiếng Việt, có đóng dấu của doanh nghiệp nước ngoài.
• Nội dung Nghị quyết/Quyết định bao gồm:
  • Tên, trụ sở chính của doanh nghiệp nước ngoài.
  • Lý do giải thể văn phòng đại diện.
  • Thời gian giải thể văn phòng đại diện.
  • Thành phần Ban thanh lý (nếu có).
  • Kế hoạch thanh toán các khoản nợ phải trả và chia tài sản còn lại của văn phòng đại diện (nếu có).

3. Danh sách thành viên Ban thanh lý (nếu có)

• Danh sách được soạn thảo bằng tiếng Việt, có đóng dấu của doanh nghiệp nước ngoài.
• Nội dung danh sách bao gồm:
  • Họ và tên, chức vụ, quốc tịch của các thành viên Ban thanh lý.

4. Giấy ủy quyền cho người đại diện theo pháp luật của Ban thanh lý (nếu có)

• Giấy ủy quyền được soạn thảo bằng tiếng Việt, có đóng dấu của doanh nghiệp nước ngoài.
• Nội dung Giấy ủy quyền bao gồm:
  • Họ và tên, chức vụ, quốc tịch của người được ủy quyền.
  • Quyền hạn của người được ủy quyền.

5. Báo cáo tài chính của văn phòng đại diện kỳ gần nhất trước khi giải thể

• Báo cáo tài chính được lập theo mẫu quy định của pháp luật Việt Nam.

6. Danh sách tài sản của văn phòng đại diện

• Danh sách được soạn thảo bằng tiếng Việt, có đóng dấu của doanh nghiệp nước ngoài.
• Nội dung danh sách bao gồm:
  • Tên, số lượng, giá trị của từng tài sản.

7. Danh sách các khoản nợ phải trả và công nợ của văn phòng đại diện

• Danh sách được soạn thảo bằng tiếng Việt, có đóng dấu của doanh nghiệp nước ngoài.
• Nội dung danh sách bao gồm:
  • Tên, địa chỉ, số tiền của từng khoản nợ phải trả và công nợ.

8. Giấy tờ chứng nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện

• Giấy tờ do cơ quan thuế cấp.

9. Giấy tờ chứng nhận hoàn thành nghĩa vụ bảo hiểm xã hội của văn phòng đại diện

• Giấy tờ do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp.

10. Giấy tờ chứng nhận hoàn thành nghĩa vụ với các cơ quan khác (nếu có)

11. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp nước ngoài

12. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

III. Trình tự thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện

Dưới đây là trình tự thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Tờ trình giải thể văn phòng đại diện.
• Nghị quyết/Quyết định của Hội đồng quản trị/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện.
• Báo cáo tài chính của văn phòng đại diện.
• Danh sách tài sản của văn phòng đại diện.
• Giấy ủy quyền (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp.

Bước 3: Sở Kế hoạch và Đầu tư thẩm tra hồ sơ

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ thẩm tra hồ sơ và có quyết định giải thể văn phòng đại diện.

Bước 4: Doanh nghiệp thực hiện các thủ tục thu hồi Giấy phép đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp nộp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã được thay đổi nội dung về việc giải thể văn phòng đại diện tại cơ quan thuế để thu hồi Giấy phép đăng ký kinh doanh của văn phòng đại diện.

Bước 5: Doanh nghiệp thanh toán hết các khoản nợ phải trả của văn phòng đại diện

Doanh nghiệp cần thanh toán hết các khoản nợ phải trả của văn phòng đại diện trước khi giải thể.

Bước 6: Doanh nghiệp thông báo cho các bên liên quan về việc giải thể văn phòng đại diện

Doanh nghiệp cần thông báo cho các bên liên quan về việc giải thể văn phòng đại diện, bao gồm:

• Các nhà cung cấp, khách hàng, đối tác
• Nhân viên của văn phòng đại diện
• Các cơ quan nhà nước có liên quan

Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước theo trình tự trên để giải thể văn phòng đại diện một cách hợp lệ.
• Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác để rút ngắn thời gian giải thể văn phòng đại diện.
• Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các dịch vụ tư vấn giải thể văn phòng đại diện của các công ty luật hoặc công ty tư vấn.

IV. Điều kiện giải thể văn phòng đại diện

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài có thể được giải thể trong các trường hợp sau:

1. Doanh nghiệp nước ngoài đề nghị giải thể:

• Doanh nghiệp nước ngoài có thể đề nghị giải thể văn phòng đại diện bằng văn bản gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện.

2. Doanh nghiệp nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi doanh nghiệp đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh:

• Khi doanh nghiệp nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi doanh nghiệp đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh thì văn phòng đại diện của doanh nghiệp đó tại Việt Nam cũng phải giải thể.

3. Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà doanh nghiệp nước ngoài không đề nghị gia hạn:

• Nếu doanh nghiệp nước ngoài không đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trước khi hết hạn hoạt động thì văn phòng đại diện đó sẽ bị giải thể.

4. Văn phòng đại diện không còn đáp ứng các điều kiện thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam:

• Nếu văn phòng đại diện không còn đáp ứng các điều kiện thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam thì Sở Kế hoạch và Đầu tư có quyền quyết định giải thể văn phòng đại diện đó.

5. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật:

• Ngoài các trường hợp nêu trên, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài có thể được giải thể trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp nước ngoài có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản nợ phải trả và nghĩa vụ tài sản khác của văn phòng đại diện trước khi giải thể.
• Doanh nghiệp nước ngoài phải thông báo cho các bên liên quan về việc giải thể văn phòng đại diện.

V. Các trường hợp giải thể văn phòng đại diện

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài có thể được giải thể trong các trường hợp sau:

1. Doanh nghiệp nước ngoài đề nghị giải thể:

• Doanh nghiệp nước ngoài có thể đề nghị giải thể văn phòng đại diện bằng văn bản gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện.
• Văn bản đề nghị giải thể phải nêu rõ lý do giải thể, tình hình tài sản, nợ phải trả của văn phòng đại diện (nếu có).

2. Doanh nghiệp nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi doanh nghiệp đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh:

• Khi doanh nghiệp nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi doanh nghiệp đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh thì văn phòng đại diện của doanh nghiệp đó tại Việt Nam cũng phải giải thể.
• Doanh nghiệp nước ngoài phải có Giấy tờ chứng nhận việc doanh nghiệp nước ngoài đã chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi doanh nghiệp đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.

3. Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà doanh nghiệp nước ngoài không đề nghị gia hạn:

• Nếu doanh nghiệp nước ngoài không đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trước khi hết hạn hoạt động thì văn phòng đại diện đó sẽ bị giải thể.
• Doanh nghiệp nước ngoài phải nộp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã hết hạn hoạt động.

4. Văn phòng đại diện không còn đáp ứng các điều kiện thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam:

• Nếu văn phòng đại diện không còn đáp ứng các điều kiện thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam thì Sở Kế hoạch và Đầu tư có quyền quyết định giải thể văn phòng đại diện đó.
• Các trường hợp văn phòng đại diện không còn đáp ứng các điều kiện thành lập bao gồm:
  • Doanh nghiệp nước ngoài không có đủ vốn pháp định để duy trì hoạt động của văn phòng đại diện.
  • Văn phòng đại diện không có trụ sở chính thức tại Việt Nam.
  • Văn phòng đại diện không có người đại diện theo pháp luật tại Việt Nam.
  • Văn phòng đại diện vi phạm pháp luật Việt Nam.

5. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật:

• Ngoài các trường hợp nêu trên, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài có thể được giải thể trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp nước ngoài có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản nợ phải trả và nghĩa vụ tài sản khác của văn phòng đại diện trước khi giải thể.
• Doanh nghiệp nước ngoài phải thông báo cho các bên liên quan về việc giải thể văn phòng đại diện.

VI. Thời gian thủ tục giải thể văn phòng đại diện 

Thời gian giải thể văn phòng đại diện bao gồm 2 giai đoạn:

1. Giai đoạn Sở Kế hoạch và Đầu tư thẩm tra hồ sơ:

• Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ thẩm tra hồ sơ và có quyết định giải thể văn phòng đại diện.

2. Giai đoạn doanh nghiệp thực hiện các thủ tục thu hồi Giấy phép đăng ký kinh doanh:

• Doanh nghiệp nộp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã được thay đổi nội dung về việc giải thể văn phòng đại diện tại cơ quan thuế để thu hồi Giấy phép đăng ký kinh doanh của văn phòng đại diện.
• Thời gian thu hồi Giấy phép đăng ký kinh doanh do cơ quan thuế quy định, thông thường là trong vòng 02 ngày làm việc.

Như vậy, tổng thời gian giải thể văn phòng đại diện thông thường là từ 05 đến 07 ngày làm việc.

Lưu ý:

• Thời gian giải thể văn phòng đại diện có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ của doanh nghiệp không hợp lệ hoặc doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ các thủ tục theo quy định.
• Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác để rút ngắn thời gian giải thể văn phòng đại diện.

VII. Chi phí giải thể văn phòng đại diện

Chi phí giải thể văn phòng đại diện bao gồm các khoản sau:

1. Lệ phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp:

• Mức lệ phí: 20.000 đồng.

2. Phí công chứng:

• Mức phí công chứng tùy thuộc vào số lượng trang tài liệu cần công chứng.

3. Phí dịch vụ (nếu có):

• Doanh nghiệp có thể thuê các công ty luật hoặc công ty tư vấn để thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện. Mức phí dịch vụ sẽ do các bên thỏa thuận.

Tổng chi phí giải thể văn phòng đại diện thông thường dao động từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

Lưu ý:

• Chi phí giải thể văn phòng đại diện có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể.
• Doanh nghiệp nên tham khảo bảng giá dịch vụ của các công ty luật hoặc công ty tư vấn trước khi quyết định thuê dịch vụ.

VIII. Căn cứ pháp lý

Căn cứ pháp lý giải thể văn phòng đại diện bao gồm:

1. Luật Doanh nghiệp 2020:

• Điều 44 quy định về văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
• Điều 152 quy định về thủ tục giải thể doanh nghiệp.

2. Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 01/01/2021 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Doanh nghiệp:

• Điều 27 quy định về điều kiện giải thể văn phòng đại diện.
• Điều 28 quy định về thủ tục giải thể văn phòng đại diện.

3. Thông tư 03/2021/TT-BKHĐT ngày 22/02/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn Luật Doanh nghiệp và Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

• Mục 2.3 quy định về hồ sơ giải thể văn phòng đại diện.
• Mục 2.4 quy định về trình tự giải thể văn phòng đại diện.

Ngoài ra, còn có một số văn bản khác liên quan đến giải thể văn phòng đại diện như:

• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp
• Luật Thuế giá trị gia tăng
• Luật Lao động

Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của pháp luật để giải thể văn phòng đại diện một cách hợp lệ.

IX. Những câu hỏi câu hỏi thường gặp:

1. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện hay không?

Doanh nghiệp có thể tự thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện hoặc thuê các công ty luật, công ty tư vấn để thực hiện dịch vụ giải thể văn phòng đại diện.

2. Sau khi giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những gì?

Doanh nghiệp cần thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định.

Doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ giải thể văn phòng đại diện theo quy định.

3. Khi nào doanh nghiệp nước ngoài cần giải thể văn phòng đại diện?

Doanh nghiệp nước ngoài cần giải thể văn phòng đại diện trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp nước ngoài đề nghị giải thể.
• Doanh nghiệp nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi doanh nghiệp đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
• Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà doanh nghiệp nước ngoài không đề nghị gia hạn.
• Văn phòng đại diện không còn đáp ứng các điều kiện thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.