Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh và thương mại quốc tế. Việc hiểu rõ về văn phòng đại diện sẽ giúp các doanh nghiệp tận dụng hiệu quả các lợi ích mà nó mang lại trong quá trình phát triển và hội nhập kinh tế. Hãy cùng ACC tìm hiểu về Văn phòng đại diện là gì? thông qua bài viết dưới đây.

Văn phòng đại diện là gì?

1. Văn phòng đại diện là gì?

Tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về văn phòng đại diện: "Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp".

Văn phòng đại diện không thể tự ký kết hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng hay tự chịu trách nhiệm trước pháp luật. Mọi hoạt động của văn phòng đại diện đều phải được ủy quyền và báo cáo về trụ sở chính của doanh nghiệp.

2. Chức năng chính của văn phòng đại diện

Chức năng chính theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020:

• Nghiên cứu thị trường
• Xúc tiến thương mại
• Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp
• Hỗ trợ các hoạt động khác của doanh nghiệp

3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện
• Quyết định và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của: Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh
• Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
• Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu người đứng đầu văn phòng đại diện
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật)
• Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ

4. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Thành lập văn phòng đại diện được tiến hành theo thủ tục như sau:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

Bước 2. Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ bằng các hình thức:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH và ĐT tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở;
• Nộp qua dịch vụ bưu chính
• Nộp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 3. Nhận kết quả

Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT sẽ xét duyệt hồ sơ:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT sẽ ra thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau khi chỉnh sửa, bổ sung, doanh  tiến hành nộp lại hồ sơ.

5. Doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?

Căn cứ vào khoản 1 điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Như vậy, không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện.

6. Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1. Văn phòng đại diện có được kinh doanh không?

Không. Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh nhằm tạo ra doanh thu.

Câu hỏi 2. Trường hợp nào nên thành lập văn phòng đại diện?

• Doanh nghiệp muốn tìm hiểu thị trường mới, chưa có điều kiện để thành lập chi nhánh.
• Doanh nghiệp muốn duy trì sự hiện diện, thương hiệu tại thị trường nước ngoài.
• Doanh nghiệp muốn thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, quảng bá sản phẩm, dịch vụ.