Việc tìm hiểu quy định về hướng dẫn điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện là một điều quan trọng giúp các doanh nghiệp nước ngoài cập nhật thông tin về hoạt động của mình tại Việt Nam. Bài viết của Luật ACC sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình và các bước cần thiết để thực hiện điều chỉnh này một cách hợp pháp và hiệu quả.
Hướng dẫn điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện
1. Giấy phép thành lập văn phòng đại diện là gì?
Giấy phép thành lập văn phòng đại diện là một loại giấy tờ pháp lý được cấp cho các tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài khi muốn thiết lập văn phòng đại diện tại một quốc gia khác, trong trường hợp này là Việt Nam. Giấy phép này có vai trò quan trọng trong việc xác định tính hợp pháp của hoạt động văn phòng đại diện, đảm bảo rằng văn phòng có thể hoạt động theo đúng quy định của pháp luật nước sở tại.
Giấy phép thành lập văn phòng đại diện không chỉ là một văn bản pháp lý mà còn là điều kiện tiên quyết để các doanh nghiệp nước ngoài có thể hoạt động một cách hợp pháp tại Việt Nam. Điều này giúp họ tiếp cận thị trường, xây dựng mối quan hệ kinh doanh, và triển khai các chiến lược phát triển thương hiệu mà không vi phạm các quy định của pháp luật Việt Nam.
2. Các trường hợp nào cần điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo quy định pháp luật
Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, các trường hợp cần điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:
“Thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh trong những trường hợp sau:
- Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài.
- Thay đổi nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài có liên quan trực tiếp đến nội dung hoạt động của Chi nhánh tại Việt Nam.
- Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
- Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
- Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
- Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.
- Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Chi nhánh.”
Trong các trường hợp trên, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi.
3. Hướng dẫn điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện
3.1. Hồ sơ điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện bao gồm những giấy tờ, tài liệu gì?
Căn cứ tại Điều 16 Nghị định 07/2016/NĐ-CP về một bộ hồ sơ điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện được quy định bao gồm:
“1. Hồ sơ 01 bộ bao gồm:
a) Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
b) Các tài liệu chứng minh về nội dung thay đổi, cụ thể:
- Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 1 Điều 15 Nghị định này: Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài.
- Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 2 Điều 15 Nghị định này: Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài.
- Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 3 Điều 15 Nghị định này: Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện, Chi nhánh; bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện/Chi nhánh; giấy tờ chứng minh người đứng đầu cũ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh đã thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi.
- Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 6 và Khoản 7 Điều 15 Nghị định này: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh; bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.
c) Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
2. Các tài liệu chứng minh nội dung thay đổi tại Khoản 1, Khoản 2 và Khoản 3 (đối với trường hợp văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện, Chi nhánh bằng tiếng nước ngoài và bản sao hộ chiếu của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện/Chi nhánh là người nước ngoài) Điều 15 Nghị định này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Các tài liệu chứng minh nội dung thay đổi tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 15 Nghị định này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.”
>>> Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm về Quy chế hoạt động của văn phòng đại diện sẽ giúp bạn nắm được quy định vận hành của một văn phòng đại diện
3.2. Trình tự, thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện được quy định như thế nào?
Trình tự, thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện được quy định như thế nào?
Theo quy định tại Điều 17 Nghị định 07/2016/NĐ-CP về trình tự, thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện được thực hiện như sau:
“1. Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi quy định tại Điều 15 Nghị định này, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.
- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
- Trừ trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều này, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.
- Trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh dẫn đến Văn phòng đại diện thuộc trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 và Chi nhánh thuộc trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 8 Nghị định này và trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.”
Tóm lại, theo quy định thì trình tự điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện như sau:
- Nộp hồ sơ: Thương nhân gửi hồ sơ điều chỉnh đến Sở Công Thương nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- Tiếp nhận hồ sơ: Sở Công Thương kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu chưa đầy đủ, sẽ thông báo cho thương nhân bổ sung.
- Xử lý hồ sơ: Trong 10 ngày làm việc, Sở sẽ xem xét và cấp Giấy phép điều chỉnh nếu hồ sơ hợp lệ.
- Cấp Giấy phép điều chỉnh: Sở cấp Giấy phép mới nêu rõ nội dung điều chỉnh, thay thế Giấy phép cũ.
- Công bố thông tin: Thương nhân có trách nhiệm công bố thông tin về việc điều chỉnh Giấy phép theo quy định pháp luật.
Quá trình này giúp đảm bảo tính hợp pháp cho hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.
4. Điều kiện thay đổi giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
Các điều kiện để thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin giấy phép của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài bao gồm:
(i) Hoàn thành thủ tục kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân: Trước khi tiến hành điều chỉnh giấy phép, văn phòng đại diện cần phải đảm bảo rằng đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, đặc biệt là việc kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân cho người đứng đầu văn phòng đại diện (VPDD).
(ii) Chấp hành đầy đủ quy định về việc thông báo hoạt động: Văn phòng đại diện cần thực hiện đúng các quy định liên quan đến việc thông báo hoạt động của VPĐD thương nhân nước ngoài. Điều này bao gồm việc báo cáo hoạt động định kỳ theo quy định pháp luật, nhằm đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến hoạt động của văn phòng đều được cập nhật và quản lý một cách chính xác.
(iii) Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thay đổi giấy phép VPĐD: Để tiến hành điều chỉnh giấy phép, văn phòng đại diện cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ liên quan theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Việc tuân thủ các điều kiện này là rất quan trọng để đảm bảo rằng văn phòng đại diện có thể hoạt động hiệu quả và hợp pháp tại Việt Nam.
>>> Đọc thêm bài viết về Lệ phí thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu? sẽ giúp bạn đọc hiểu thêm về các khoản phí phải đóng để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
5. Câu hỏi thường gặp
Khi nào cần điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện?
Trả lời: Cần điều chỉnh giấy phép khi có sự thay đổi về thông tin như địa chỉ, người đứng đầu, quy mô hoạt động hoặc các thông tin khác liên quan đến văn phòng đại diện.
Thời gian xử lý thủ tục điều chỉnh giấy phép là bao lâu?
Trả lời: Thời gian xử lý thường là 5-10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể và cơ quan quản lý.
Nếu không thực hiện điều chỉnh giấy phép, có ảnh hưởng gì không?
Trả lời: Nếu không thực hiện điều chỉnh khi có thay đổi thông tin, văn phòng đại diện có thể bị phạt vi phạm hành chính và gặp khó khăn trong các giao dịch kinh doanh hợp pháp.
Qua tìm hiểu quy định hướng dẫn điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam trong bài viết, Công ty Luật ACC hy vọng sẽ cung cấp cho Quý bạn đọc những thông tin hữu ích trong quá trình điều chỉnh giấy phép. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần giải đáp cụ thể, Quý bạn đọc hãy liên hệ với Công ty luật ACC qua số hotline 1900.3330 để được hỗ trợ.
Nội dung bài viết:
Bình luận