Có thể mở lại văn phòng đại diện đã đóng cửa không?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Sau một thời gian hoạt động, vì nhiều lý do mà doanh nghiệp muốn chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện. Khi đó, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thủ tục đóng cửa hay còn gọi là giải thể văn phòng đại diện theo quy định pháp luật. Có thể mở lại văn phòng đại diện đã đóng cửa không?

Bài viết dưới đây của ACC sẽ thông tin chi tiết từ quy trình thực hiện đến các giấy tờ hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục này.

1. Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

– Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động theo quyết định của doanh nghiệp

– Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

2. Trình tự, thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện

Bước 1: Làm thủ tục với cơ quan thuế

Trước khi thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện thì doanh nghiệp, văn phòng đại diện phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế. Hồ sơ thực hiện chấm dứt hiệu lực mã số thuế bao gồm:

-Tờ khai chấm dứt hiệu lực mã số thuế (Theo Mẫu số 24/ĐK-TCT Thông tư 105/2020/TT-BTC)

– Bản sao quyết định hoặc thông báo của doanh nghiệp về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện; bản sao quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày có quyết định hoặc thông báo của doanh nghiệp về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, hoặc quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Bước 2: Làm thủ tục trả dấu hoặc làm xác nhận không sử dụng dấu (nếu có)

Trong trường hợp văn phòng đại diện được thành lập trước ngày 01/07/2015 – ngày bắt đầu có hiệu lực của Luật doanh nghiệp 2014 thì cần nộp hồ sơ trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu tại cơ quan công an. Hồ sơ gồm có :

– Văn bản xin trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu.

– Quyết định giải thể văn phòng đại diện.

– Con dấu và giấy đăng ký mẫu con dấu bản chính ( trường hợp trả con dấu).

Bước 3: Làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

– Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

– Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, đồng thời ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

3. Một số lưu ý khi làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện

– Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

– Việc giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp gửi thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.

4. Có thể mở lại văn phòng đại diện đã đóng cửa không?

Câu trả lời là có.

Thủ tục thành lập

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị giấy tờ theo đúng quy định 

Văn phòng đại diện cần chuẩn bị sẵn sàng các giấy tờ theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam:

• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ
• Bản sao chứng thực cá nhân của người đại diện
• Giấy tờ chứng minh địa chỉ đăng ký thành lập

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tiến hành nộp hồ sơ.

Có hai cách để nộp hồ sơ gồm nộp trực tuyến hoặc nộp offline.

Nếu nộp trực tuyến, doanh nghiệp đính kèm các hồ sơ được yêu cầu nộp trực tiếp trên cổng thông tin trực tuyến của chính phủ.

Nếu nộp trực tiếp, người đại diện văn phòng tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng hoạt động. Sau khi hoàn tất đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy biên nhận và chờ kết quả.

Bước 3: Nhận kết quả

Thông thường, nếu hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ, sau 3 ngày doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận. Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ điện tử, cần mang hồ sơ bản cứng đến để nhận giấy chứng nhận.

Nếu hồ sơ thiếu hoặc có sai sót, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung.

5. Những câu hỏi thường gặp

Thời gian Thành lập văn phòng đại diện công ty?

– Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ; nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).

 Khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh so với trụ sở công ty có phải cung cấp sổ đỏ của trụ sở văn phòng đại diện không?

Theo quy định của luật doanh nghiệp trong thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện không yêu cầu cung cấp sổ đỏ nơi đặt văn phòng đại diện. Vì trong một số trường hợp địa chỉ của văn phòng đại diện do công ty thuê lại. Chỉ đối với một số trường hợp khi có yêu cầu của phòng đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp mới phải cung cấp số đỏ của địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện của công ty tôi được thành lập ở nông thôn không có số nhà thì có sao không?

Luật doanh nghiệp đề ra quy định về ghi địa chỉ đối với văn phòng đại diện cũng như công ty và các đơn vị trực thuộc khác của doanh nghiệp để tránh sự nhầm lẫn về địa chỉ giữa các đơn vị với nhau. Vì có những công ty, văn phòng đại diện có địa chỉ cùng một tòa nhà hoặc gần nhau. Đối với việc ghi số nhà chỉ áp dụng đối với văn phòng đại diện được thành lập tại thành phố. Còn đối với văn phòng đại diện được thành lập tại nông thôn chỉ cần ghi rõ từ thôn/ xóm.

Có phải kê khai ngành nghề kinh doanh khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh so với trụ sở công ty không?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc duy nhất của doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh. Văn phòng đại diện chỉ thực hiện đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp. Vì vậy mà khi thành lập văn phòng đại diện không cần phải kê khai ngành nghề kinh doanh mà chỉ phải kê khai nội dung hoạt động.