Đăng ký con dấu cho văn phòng đại diện như thế nào?

Khi doanh nghiệp hoặc công ty muốn mở rộng phạm vi kinh doanh cũng như địa bàn kinh doanh và hoạt động của mình, doanh nghiệp sẽ cần thêm những cơ sở khác, do đó việc thành lập thêm chi nhánh, văn phòng đại diện là lựa chọn đúng đắn, tùy theo từng mục đích cụ thể của doanh nghiệp. Vậy Văn phòng đại diện là gì? Đăng ký con dấu cho văn phòng đại diện như thế nào? Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho quý bạn đọc các nội dung Đăng ký con dấu cho văn phòng đại diện như thế nào?

1. Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định tại Khoản 2 điều 45 của Luật Doanh Nghiệp, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Văn phòng đại diện sẽ được chia thành 02 nhóm: (i) văn phòng đại diện cho công ty có hiện hiện thương mại tại Việt Nam (ii) văn phòng đại diện cho thương nhận nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam).

Văn phòng đại diện được phép thay mặt công ty ký kết hợp đồng để phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà; mua sắm trang thiết bị, ký kết hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại văn phòng... Cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ do công ty mẹ quyết định, hoạt động theo sự cho phép của công ty mẹ.

2. Quy định về con dấu của văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Theo Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020, Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Trong đó, theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Những chủ thể có quyền quyết định các vấn đề trên của con dấu là Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, trừ khi điều lệ có quy định khác.

Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi mẫu dấu hay cấp lại mẫu dấu cũng sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh như trước đây (Luật doanh nghiệp 2014).

3. Đăng ký con dấu cho văn phòng đại diện như thế nào?

Theo quy định tại Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 nêu trên, thì hiện nay doanh nghiệp sẽ tự quyết định về con dấu của văn phòng đại diện theo điều lệ công ty, có thể có hoặc không và về hình thức con dấu cũng thì doanh nghiệp cũng được tự ý quyết định.

Theo đó tại Luật Doanh nghiệp 2020 cũng không quy định doanh nghiệp phải đăng ký con dấu. Vì vậy khi làm con dấu cho văn phòng đại diện không phải thực hiện thủ tục đăng ký con dấu.

Hình thức của con dấu con dấu của văn phòng đại diện do doanh nghiệp tự quyết định. Thông thường, về hình thức con dấu văn phòng đại diện là hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác.

Về màu mực của con dấu văn phòng đại diện, hiện nay, không có quy định pháp luật yêu cầu bắt buộc về loại màu mực cũng như các màu mực bị cấm sử dụng trong mẫu con dấu.

Do đó, hình thức, màu mực con dấu của văn phòng đại diện phụ thuộc vào điều lệ của doanh nghiệp hoặc quyết định của chủ thể có thẩm quyền về con dấu của văn phòng đại diện.

Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì nội dung của con dấu của văn phòng đại diện cũng do doanh nghiệp tự quyết định. Pháp luật hiện hành cũng không có quy định về các nội dung bắt buộc phải có trên con dấu của văn phòng đại diện. Đây là một điểm khác biết lớn của Luật Doanh nghiệp năm 2020 so với Luật Doanh nghiệp năm 2014 (và các văn bản hướng dẫn) trong quy định về con dấu.

4. Những câu hỏi thường gặp

Đặt tên văn phòng đại diện sao cho đúng luật?

Theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh được đặt theo quy định

Thủ tục các bước thành lập văn phòng đại diện là gì?

Để thành lập văn phòng đại diện bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Sau đó, bạn nộp tại Sở KH&ĐT và chờ kết quả trong vòng 3 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ. 

Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện; Nếu không, Sở sẽ ra thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Bạn cần chỉnh sửa, bổ sung và nộp lại.

Văn phòng đại diện trực tiếp giải trình/làm việc với cơ quan chức năng hay phụ thuộc vào trụ sở chính?

Trong một số trường hợp văn phòng đại diện phải trực tiếp giải trình hoặc cung cấp thông tin khi cơ quan chức năng yêu cầu mà không cần phụ thuộc hay chờ quyết định từ doanh nghiệp.

Người đứng tên thành lập văn phòng đại diện là ai?

- Giám đốc công ty, và các chức danh quản lý khác có thể kiêm nhiệm là người đứng đầu văn phòng đại diện, hay bất cứ người nào có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không vi phạm pháp luật.

Trên đây là nội dung Đăng ký con dấu cho văn phòng đại diện như thế nào? Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm và theo dõi bài viết của chúng tôi. Mong rằng bài viết sẽ cung cấp cho quý độc giả những thông tin hữu ích về nội dung này. Nếu có thắc mắc hay cần tư vấn, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với công ty luật ACC để chúng tôi có thể giải đáp và tư vấn cho quý bạn đọc một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.