Mẫu giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy Mẫu giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện có nội dung nào? Hãy cùng ACC tìm hiểu bài viết dưới đây.

Văn phòng đại diện là gì ?

Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài và có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam sẽ tuân theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn có liên quan, còn lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Các thông tin liên quan đến văn phòng đại diện như tên, địa điểm, cách thức hoạt động,… sẽ được ghi nhận trong Điều lệ doanh nghiệp.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
• Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
• Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
• Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
• Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.

Mẫu giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện

GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG
CHI NHÁNH/VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Mã số chi nhánh/văn phòng đại diện: …………….
Đăng ký lần đầu, ngày……tháng……năm……
Đăng ký thay đổi lần thứ: ……ngày……tháng……năm……

1. Tên chi nhánh/văn phòng đại diện(ghi bằng chữ in hoa):
   Tên chi nhánh/văn phòng đại diện viết bằng tiếng nước ngoài(nếu có):
   Tên chi nhánh/văn phòng đại diện viết tắt (nếu có):
2. Địa chỉ:
   Điện thoại:                                   Fax:
   Email:                                         Website:
3. Thông tin về người đứng đầu
   Họ và tên (ghi bằng chữ in hoa): Giới tính:
   Sinh ngày: ……/…… /……          Dân tộc:                   Quốc tịch:
   Loại giấy tờ chứng thực cá nhân:
   Số giấy chứng thực cá nhân:
   Ngày cấp:……/…… /……            Nơi cấp:
   Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:
   Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………..
4. Hoạt động theo ủy quyền của doanh nghiệp
   Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa):
   Mã số doanh nghiệp:
   Địa chỉ trụ sở chính:

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.

Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

• Thông báo lập văn phòng đại diện;
• Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

• Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
• Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
• Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
• Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Thuế khi mở văn phòng đại diện theo quy định

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014 thì: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.” Vậy theo quy định, các trường hợp văn phòng đại diện phải nộp thuế môn bài được quy định như sau:

Trường hợp 1:

Nếu văn phòng đại diện chỉ thực hiện việc giao dịch, các công tác hành chính văn phòng và xúc tiến thương mại và không tiến hành hoạt động kinh doanh cũng như ký kết hợp đồng thì không phải nộp thuế. Ngoài ra, trong trường hợp này văn phòng đại diện bắt buộc phải có mã số thuế nhưng không phải nộp báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trường hợp 2:

Nếu có hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng thì văn phòng đại diện phải nộp thuế môn bài theo quy định tại Điểm 3.4, Mục II, Văn bản hợp nhất 33/2014/VBHN-BTC.

Theo quy định tại Điều 24, Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật thuế Thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế Thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP thì văn phòng đại diện có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên Văn phòng đại diện.

Như vậy chúng ta có thể kết luận, văn phòng đại diện khi thực hiện các hoạt động kinh doanh thì phải nộp hai loại thuế là thuế môn bài và thuế thu nhập cá nhân. Và nếu không thực hiện các hoạt động kinh doanh thì văn phòng đại diện phải nộp thuế thu nhập cá nhân. Quy định về mức lệ phí được ghi rõ trong Văn bản hợp nhất 33/2014/VBHN-BTC, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, Nghị định số 65/2013/NĐ-CP.

Trên đây, ACC đã giúp bạn tìm hiểu về Mẫu giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện. Trong quá trình tìm hiểu, nếu có câu hỏi thắc mắc xin vui lòng liên hệ website của Công ty Luật ACC để được giải đáp nhé.