Thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh chi tiết

Trong xu thế nền kinh tế phát triển như hiện nay, việc mở rộng kinh doanh trong một khu vực nhất định hay ra ngoài khu vực khác được chú trọng bởi các doanh nghiệp điều mong muốn tên doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh được nhiều người, nhiều nơi biết đến, nhằm mục đích mở rộng thị trường, quảng bá sản phẩm, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức thành lập công ty con hoặc thành lập văn phòng đại diện tại nhiều tỉnh khác nhau trên lãnh thổ Việt Nam.

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Để tạo thuận lợi cho quý khách hàng biết thêm thông tin về vấn đề này, trong bài viết Thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh chi tiết bên dưới ACC sẽ cung cấp những nội dung cơ bản nhất về vấn đề trên.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh

1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh

Căn cứ vào Điều 31, Nghị định số 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp quy định hồ sơ trong thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh bao gồm:

• Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

2. Quy trình thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Để văn phòng đại diện được thành lập gồm các bước để hoàn tất thủ tục sau:

Bước 1: Người nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đủ quy định và đảm bảo được các điều kiện sau:

• Có đủ giấy tờ theo quy định tại Nghị định này;
• Tên doanh nghiệp đã được điền vào Giấy đề nghị thành lập văn phòng đại diện
• Có địa chỉ liên lạc của người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;
• Đã nộp đủ phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

Bước 3: Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

Bước 4: Sau khi trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập đầy đủ, chính xác thông tin trong hồ sơ thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh

3. Điều kiện để văn phòng đại diện phép hoạt động

3.1. Điều kiện về người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu văn phòng đại diện không thuộc một trong các trường hợp sau:

• Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan; đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước; trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
• Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
• Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

3.2. Điều kiện về tên văn phòng đại diện

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt; các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện; địa điểm kinh doanh. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
• Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.
• Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

3.3. Điều kiện về trụ sở văn phòng đại diện

• Trụ sở văn phòng đại diện: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam; có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố); tên xã, phường, thị trấn; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
• Địa chỉ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện không được là nhà tập thể; nhà chung cư.

>> Tham khảo thêm thông tin về thủ tục thành lập doanh nghiệp do ACC cung cấp!

4. Các vấn đề cần thực hiện sau khi đăng ký văn phòng đại diện

4.1. Quy định nộp thuế môn bài của văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện phải đóng thuế môn bài. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày có ĐKKD của văn phòng đại diện phải kê khai và nộp thuế môn bài.
• Văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động như đại diện, tiếp thị, tìm hiểu thị trường không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hoàng hòa dịch vụ thì không phải đóng thuế môn bài.

4.2. Thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện có trách nhiệm khấu trừ; kê khai; nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công; tiền lương của nhân viên Văn phòng đại diện

4.3. Sử dụng và phát hành hóa đơn

• Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh; không có thu nhập từ bán hàng hóa; cung cấp dịch vụ, nên không phải phát hành và sử dụng hóa đơn;
• Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng (Quý) đối với những sắc thuế Văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; các sắc thuế không phát sinh, Văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế.

4.4. Treo biển tại Văn phòng Đại diện

• Thực hiện treo biển hiệu tại văn phòng đại diện.
• Biển hiệu có các thông tin: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, cơ quan chủ quản.

5. Quy trình dịch vụ thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh của ACC

Bước 1: ACC thay mặt quý khách hàng chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ các giấy tờ theo quy định

Bước 2: ACC thay mặt quý khách hàng nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh

Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ trao giấy biên nhận cho doanh nghiệp và ngày trả kết quả. Bên cạnh đó tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và thực hiện đăng ký văn phòng đại diện trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ không hợp lệ phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo bằng văn bản đến doanh nghiệp và nêu rõ lý do và yêu cầu bổ sung thông tin.

Bước 3: ACC thay mặt quý khách hàng nộp nhận kết quả và trao tận tay giấy xác nhận cho quý khách

6. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty luật ACC

Thành lập văn phòng đại diện là một trong những thủ tục phổ biến ACC cung cấp tới quý khách hàng theo các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Tư vấn trước thành lập văn phòng đại diện

• Tư vấn điều kiện thành lập VPĐD
• Tư vấn về địa chỉ văn phòng đại diện
• Tư vấn đặt về tên văn phòng đại diện
• Tư vấn hồ sơ, giấy tờ thành lập văn phòng đại diện
• Tư vấn đăng ký giấy phép lao động cho người nước ngoài

Bước 2: Chuẩn bị, soạn thảo hồ sơ thành lập VPĐD

ACC sẽ hướng dẫn chi tiết đối với từng loại giấy tờ dưới đây:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD theo mẫu;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD;
• Báo cáo tài chính có kiểm toán năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu của trưởng VPĐD (đối với người nước ngoài) hoặc chứng minh nhân dân/hộ chiếu (đối với người Việt Nam);
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở VPĐD.

Bước 3: Thực hiện đăng ký thành lập VPĐD cho khách hàng

• Đại diện nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
• Công bố thông tin văn phòng đại diện
• Xử lý yêu cầu Giải trình của cơ quan chức năng (nếu có)
• Khắc dấu cho văn phòng đại diện
• Nhận kết quả và trả khách hàng
• Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
• Con dấu của Văn phòng đại diện

Bước 4: Tư vấn một số điều cần biết sau thành lập VPĐD

• Tư vấn đăng ký mã số thuế
• Tư vấn mở tài khoản ngân hàng
• Tư vấn thông báo về việc thành lập VPĐD
• Tư vấn hợp đồng lao động, khai báo lao động
• Tư vấn kê khai thông tin đăng ký thuế

7. Những câu hỏi thường gặp khi thành lập văn phòng đại điện khác tỉnh

7.1. Chi phí thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh đã bao gồm trọn gói chưa?

• ACC luôn báo giá trọn gói, nghĩa là không phát sinh. Luôn đảm bảo ra giấy chứng nhận cho khách hàng; cam kết hoàn tiền nếu không ra giấy. Quy định rõ trong hợp đồng ký kết.

7.2. Có hỗ trợ tư vấn, nhận hồ sơ tại nhà không?

• ACC luôn có đội ngũ nhân viên chuyện nghiệp, thành thạo các hồ sơ, thủ tục. ACC sẽ hoàn tất các hồ sơ cần thiết và gửi về cho quý khách hàng; hướng dẫn ký hồ sơ. Khách hàng không cần đi đến công ty, ACC sẽ gửi trực tiếp hồ sơ về cho khách hàng.

7.3. ACC có cung cấp dịch vụ thành lập công ty không?

• ACC là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ thành lập công ty ở tất cả các tỉnh thành trên cả nước.

7.4. Khách hàng cung cấp gì khi sử dụng dịch vụ của ACC

• Khách hàng chỉ cung cấp duy nhất 2 hồ sơ sau: Giấy tờ tùy thân của người đứng đầu văn phòng đại diện: CMND/ Hộ chiếu/ Căn cước công dân sao y chứng thực không quá 6 tháng và còn hiệu lực của đại diện pháp luật và thành viên góp vốn.
• Các giấy tờ liên quan đến công ty mẹ và văn phòng đại diện.