Trước khi bước vào quá trình thành lập một doanh nghiệp, việc quan trọng nhất mà nhà doanh nghiệp cần xem xét là vấn đề về không gian làm việc. Trong khi nhiều người chủ doanh nghiệp có xu hướng chú trọng vào thủ tục pháp lý và tài chính, việc xác định và ký kết hợp đồng thuê nhà cũng đóng vai trò quan trọng. Bài viết này sẽ đi sâu vào thảo luận về câu hỏi Có cần hợp đồng thuê nhà trước khi thành lập công ty hay không?, sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về tầm quan trọng của việc này trong quá trình khởi đầu kinh doanh.
Có cần hợp đồng thuê nhà trước khi thành lập công ty?
1. Có cần hợp đồng thuê nhà khi thành lập công ty?
Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì những điều khoản quy định về hồ sơ thành lập công ty thì những giấy tờ, tài liệu cần nộp cho Sở Kế hoạch và Đầu tư không có hợp đồng cho thuê nhà. Do đó, hợp đồng cho thuê nhà không phải là những giấy tờ bắt buộc phải nộp nhưng sẽ có một số trường hợp cần phải xuất trình hợp đồng cho thuê nhà để kiểm tra, xác thực.
Bên cạnh đó, người thành lập và công ty phải chịu trách nhiệm về sự chính xác, tính hợp pháp của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định như sau: "Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo."
Như vậy, người thành lập công ty có thể đăng ký mọi địa chỉ và chịu trách nhiệm về địa chỉ trụ sở chính mà không cần cung cấp giấy tờ chứng minh về địa chỉ này cho Sở kế hoạch đầu tư Thành phố trực thuộc. Tuy nhiên, sau khi đã thành lập doanh nghiệp và được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, người thành lập doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ khai thuế ban đầu và đề nghị xin sử dụng hóa đơn lên cơ quan thuế, lúc này cơ quan thuế sẽ kiểm tra địa điểm đặt trụ sở chính của doanh nghiệp. Khi đó, đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ phải xuất trình hợp đồng thuê nhà/văn phòng nhằm mục đích chứng minh trụ sở chính của doanh nghiệp là thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp, đồng thời đây cũng là căn cứ kê khai chi phí cho công ty.
2. Hồ sơ thành lập công ty bao gồm những gì?
Khi thành lập công ty thì cần chuẩn bị những giấy tờ, tài liệu theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2021 về đăng ký doanh nghiệp sau:
2.1. Đối với doanh nghiệp tư nhân
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân bao gồm:
(1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp,
(2) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân (Bản sao chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực).
2.2. Đối với công ty hợp danh
Để thành lập công ty hợp danh thì người nộp chuẩn bị đầy đủ:
(1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
(2) Điều lệ công ty; Danh sách thành viên;
(3) Bản sao của những giấy tờ: Bản sao các giấy tờ pháp lý của thành viên công ty là cá nhân (chứng minh nhân dân/ căn cước công dân/ hộ chiếu); Bản sao các giấy tờ pháp lý của thành viên công ty là tổ chức (quyết định thành lập công ty hoặc giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp, chứng minh nhân dân/ căn cước công dân/ hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật); Bản sao giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp công ty được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định của pháp luật.
2.3. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
Những giấy tờ, tài liệu khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn bao gồm:
(1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp công ty trách nhiệm hữu hạn;
(2) Điều lệ công ty;
(3) Bản sao của những giấy tờ sau: Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân (chứng minh nhân dân/ căn cước công dân/ hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật công ty, của chủ sở hữu công ty là cá nhân); Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức (quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp đối với chủ sở hữu là tổ chức); Bản sao giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định của pháp luật.
2.4. Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên
Khi tiến hành thành lập công ty cổ phần thì cần chuẩn bị những giấy tờ sau:
(1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
(2) Điều lệ công ty; Danh sách thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên; Danh sách cổ đông sáng lập công ty và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần;
(3) Bản sao giấy tờ pháp lý bao gồm: Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (chứng minh nhân dân/ căn cước công dân/ hộ chiếu); Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức (giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp, quyết định thành lập,...); Bản sao giấy chứng nhận đăng ký đầu tư của nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định của pháp luật.
Cần lưu ý:
- Trong trường hợp cổ đông, thành viên góp vốn là tổ chức nước ngoài thì bản sao gcn đăng ký doanh nghiệp hoặc các tài liệu tương đương khác sẽ cần phải được thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự;
- Cần có giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp kèm bản sao một trong các giấy tờ sau đây: Giấy CMND/ Thẻ CCCD/ Hộ chiếu của người được ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật của công ty.
3. Những trường hợp nào cần hợp đồng thuê nhà khi thành lập công ty?
Hồ sơ thành lập công ty bắt buộc phải kèm theo hợp đồng thuê nhà/văn phòng trong những trường hợp sau:
3.1. Địa chỉ trụ sở chính của công ty không rõ ràng và không thể hiện được địa chỉ cụ thể.
Tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020, trụ sở chính của công ty đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của công ty và được xác định theo địa giới hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Hiện nay, Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã quy định cởi mở hơn khi địa chỉ của trụ sở chính công ty sẽ được xác định theo địa giới hành chính mà không buộc ghi rõ: số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương như luật doanh nghiệp trước đây. Điều khoản này đã giải quyết nhiều vấn đề đối với những địa chỉ chưa được xác định rõ về số nhà, ngách, hẻm,... nhưng cũng có những trường hợp địa chỉ ghi trên giấy đăng ký doanh nghiệp sẽ bỏ sót thông tin địa chỉ của trụ sở chính nên người nộp hồ sơ có thể phải xuất trình hợp đồng cho thuê nhà theo yêu cầu.
3.2. Địa chỉ công ty đặt tại tòa nhà hỗn hợp có nhiều chức năng (vừa có chức năng để ở vừa có chức năng để kinh doanh) hoặc Tòa nhà chung cư chỉ có mục đích để ở (không có chức năng để kinh doanh).
Trong trường hợp này, người thành lập doanh nghiệp phải cung cấp hợp đồng thuê nhà/văn phòng khi nộp hồ sơ thành lập công ty để cơ quan có thẩm quyền cấp phép kinh doanh xem xét tầng mà công ty dự định đặt địa chỉ trụ sở có chức năng kinh doanh thương mại hay không. Vì theo quy định của Luật nhà ở, chung cư và nhà tập thể chỉ nhằm mục đích ở, không nhằm mục đích kinh doanh. Vì vậy, không được đăng ký trụ sở tại chung cư hoặc nhà tập thể hoặc tòa nhà không có chức năng thương mại. Trong trường hợp này, ngoài hợp đồng thuê nhà, doanh nghiệp còn phải cung cấp thêm quyết định xây dựng chứng minh /tầng đặt địa chỉ công ty có chức năng thương mại.
4. Hợp đồng cho thuê nhà có được ký trước khi thành lập công ty?
Căn cứ vào khoản 1 Điều 18 Luật Doanh nghiệp năm 2020, quy định về ký kết hợp đồng trước khi đăng ký thành lập công ty như sau: Người thành lập công ty được ký hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của công ty trước và trong quá trình đăng ký thành lập công ty.
Trong đó, người thành lập doanh nghiệp được hiểu là cá nhân, tổ chức thành lập/góp vốn để thành lập doanh nghiệp.
Như vậy, người thành lập doanh nghiệp được phép ký hợp đồng trước khi thành lập công ty liên quan đến việc thành lập, hoạt động công ty như: Hợp đồng thuê trụ sở; Hợp đồng dịch vụ pháp lý với văn phòng/công ty luật để thực hiện thủ tục thành lập công ty; Hợp đồng thỏa thuận góp vốn...
Khi thực hiện thủ tục đăng ký công ty thì mình cần điền thông tin địa chỉ của công ty trên giấy đề nghị thành lập doanh nghiệp - một trong những giấy tờ cần nộp để đăng ký công ty. Trong trường hợp không có địa điểm để hoạt động kinh doanh thì người thành lập công ty buộc phải đi thuê địa điểm, mà việc ký hợp đồng thuê này nhằm mục đích cho việc thành lập và hoạt động công ty nên có thể ký trước hoặc trong quá trình đăng ký thành lập công ty theo khoản 1 Điều 18 Luật Doanh nghiệp năm 2020.
5. Nội dung hợp đồng thuê nhà để thành lập công ty
Hợp đồng thuê nhà là một phần quan trọng trong việc đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên khi tham gia hợp đồng. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi ký hợp đồng thuê nhà:
-
Thông tin của các bên: Hợp đồng cần ghi rõ thông tin cá nhân của bên thuê và bên cho thuê, bao gồm họ tên, địa chỉ, và thông tin liên lạc.
-
Mô tả đặc điểm nhà cho thuê: Hợp đồng cần mô tả chi tiết về căn nhà hoặc văn phòng được cho thuê, bao gồm diện tích sử dụng chung và riêng, mục đích sử dụng, và địa chỉ.
-
Giá thuê và thời hạn thuê: Hợp đồng cần xác định giá thuê và thời hạn thuê. Nếu có thỏa thuận về giá, hợp đồng cần ghi rõ giá giao dịch. Nếu Nhà nước có quy định về giá, thì hợp đồng phải tuân theo quy định đó.
-
Phương thức thanh toán: Hợp đồng cần ghi rõ phương thức thanh toán tiền thuê nhà.
-
Thời gian giao nhận nhà: Hợp đồng cần xác định thời điểm bên thuê nhận nhà hoặc văn phòng được thuê.
-
Quyền và nghĩa vụ của các bên: Hợp đồng cần ghi rõ quyền và nghĩa vụ của cả hai bên khi tham gia hợp đồng.
-
Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng: Hợp đồng cần xác định thời điểm có hiệu lực.
-
Ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng: Hợp đồng cần ghi rõ ngày ký kết.
-
Các thỏa thuận khác (nếu có): Hợp đồng có thể bao gồm các điều khoản khác tùy thuộc vào thỏa thuận của các bên.
-
Chữ ký của các bên: Hợp đồng cần có chữ ký của các bên tham gia. Nếu là tổ chức, cần đóng dấu và ghi rõ chức vụ của người ký.
Như vậy, khi thành lập công ty, bạn không bắt buộc phải cung cấp hợp đồng thuê nhà trong hồ sơ đăng ký thành lập công ty. Tuy nhiên, sau khi thành lập công ty, bạn vẫn cần ký hợp đồng thuê nhà để sử dụng làm căn cứ cho việc mua bán hóa đơn tại cơ quan thuế.
6. Câu hỏi thường gặp:
6.1. Có thể ký hợp đồng thuê nhà sau khi thành lập công ty?
Có. Mặc dù việc ký hợp đồng thuê nhà trước khi thành lập công ty thường được khuyến khích để có địa chỉ đăng ký cụ thể ngay từ đầu, nhưng vẫn có thể ký hợp đồng sau khi công ty đã được thành lập. Trong một số trường hợp, điều này có thể phát sinh do các yếu tố như thời gian, tài chính hoặc khả năng tìm kiếm địa điểm phù hợp.
6.2. Có thể sử dụng địa chỉ nhà riêng của một trong các thành viên sáng lập làm địa chỉ đăng ký của công ty thay vì ký hợp đồng thuê nhà không?
Có. Nếu một trong các thành viên sáng lập đồng ý sử dụng địa chỉ nhà của mình làm địa chỉ đăng ký của công ty, và địa chỉ đó đáp ứng các yêu cầu pháp lý về việc đăng ký doanh nghiệp, công ty có thể sử dụng địa chỉ đó mà không cần ký hợp đồng thuê nhà. Tuy nhiên, việc này cần phải tuân thủ các quy định pháp luật về điều kiện kinh doanh, điều kiện địa chỉ rõ ràng, hợp lệ,…
6.3. Công ty có thể không cần hợp đồng thuê nhà nếu sử dụng địa chỉ nhà của người thành lập làm địa chỉ đăng ký không ?
Có thể, nhưng cần đáp ứng một số điều kiện sau:
- Sự đồng ý của chủ sở hữu nhà: Người có tên trên sổ đỏ hoặc giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu nhà phải đồng ý cho phép sử dụng địa chỉ nhà để đăng ký kinh doanh.
- Địa chỉ nhà rõ ràng và hợp lệ: Địa chỉ nhà phải có số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố cụ thể.
- Đảm bảo điều kiện kinh doanh: Địa chỉ nhà phải đáp ứng các quy định về điều kiện kinh doanh của ngành nghề mà công ty đăng ký.
Chúng tôi tin rằng thông qua bài viết này, bạn đã tìm được câu trả lời cho câu hỏi "Có cần hợp đồng thuê nhà trước khi thành lập công ty hay không?" Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc sự tư vấn chuyên sâu, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi tại công ty luật ACC. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi thắc mắc và nhu cầu pháp lý của bạn.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!