Thủ tục cung cấp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp [Mới 2024]

Ngày 12/09/2018 chính phủ đã chính thức ra nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định và xác định rõ thời hạn chính xác phải chuyển sang hóa đơn điện tử.

Bạn là doanh nghiệp mới thành lập hoặc được mời gọi sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy doanh nghiệp đang sử dụng. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử hay không? Chi phí để in hóa đơn điện tử là bao nhiêu? Hãy cùng ACC tìm hiểu.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử cũng tương tự như hóa đơn thường, ghi nhận việc bán hàng của doanh nghiệp. Khác biệt ở chỗ, thay vì viết và ký trên tờ hóa đơn giấy, giờ đây doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn đó trên phần mềm và viết bằng máy tính và ký bằng chữ ký số (token)

>>>>>> Nếu các bạn muốn biết thêm thông tin và sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói hãy đọc bài viết: Dịch vụ kế toán thuế trọn gói, chuyên nghiệp toàn quốc 2023

Có mấy loại hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử được chia làm 2 loại:

+ Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế: là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi sử dụng

Hóa đơn điện tử có mã xác thực cơ quan thuế

+ Hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử không có mã vạch của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã xác thực cơ quan thuế

Bảng giá hóa đơn điện tử (nhà cung ấp VNPT)
Vì tính pháp lý lâu dài nên chúng tôi cộng tác với nhà cung cấp lớn như VNPT và đã được Cục thuế TPHCM test phần mềm nên bạn hoàn toàn yên tâm nhé.

Bảng giá hóa đơn điện tử của VNPT

Để thanh lap cong ty với giá không thể tốt hơn, phục vụ nhanh chóng, hãy đến với ACC, chúng tôi hỗ trợ tư vấn và đăng kí thành lập tất cả các loại hình công ty, mọi loại hình kinh doanh.

Trường hợp nào sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế? Trường hợp nào sử dụng hóa đơn không mã cơ quan thuế

+ Đối tượng sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế

• Đơn vị, tổ chức được xác định là có rủi ro cao về thuế
• Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ hoặc không thuộc trường hợp trên nhưng có nhu cầu sử dụng
• Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018
• Hộ, cá nhân kinh doanh cần hóa đơn giao cho khách thì được cấp hóa đơn có mã cơ quan thuế theo từng lần phát sinh

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế

Thông qua trang thông tin của tổng cục thuế để tiến hành đăng ký sử dụng (gdt.gov.vn). Có thể tham khảo phụ lục nghị định 119/2018, mẫu 01

Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hay không chấp nhận trong thời hạn 1 ngày kể từ khi nhận được đăng ký.

Đơn vị phải hủy hóa đơn giấy khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế)

Lập hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế và không có mã cơ quan thuế như thế nào? Lập ở đâu? Phần mềm nào?

Trường hợp có mã cơ quan thuế

• Lập thông qua trang thông tin tổng thuế

1. Doanh nghiệp truy cập vào công thông tin của tổng cục thuế, đăng nhập vào tài khoản đã được cấp để tiến hành lập hóa đơn
2. Ký số bằng token (chữ ký số) sau đó gửi lại cho cơ quan thuế để được cấp mã

• Lập thông qua phần mềm của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

1. Truy cập vào trang thông tin điện tử hoặc phần mềm của đơn vị cung cấp dịch vụ HDDT để lập hóa đơn
2. Ký số bằng cks sau đó gửi đó cơ quan thuế thông quan đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT

Trường hợp không có mã cơ quan thuế:

Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, doanh nghiệp sử dụng phần mềm do bên cung cấp hóa đơn điện tử để tiến hành lập hóa đơn trên phần mềm, sau đó ký số và gửi cho người mua

Xử lý hóa đơn lập sai

Đối với hóa đơn có mã cơ quan thuế

Trường hợp CHƯA gửi cho người mua

1. Lập mẫu 04 (Phụ lục nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử) gửi cơ quan thuế để hủy hóa đơn
2. Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã sai

Trường hợp ĐÃ gửi cho người mua

1. Lập văn bản thỏa thuận có xác nhận của người bán và người mua về việc sai sót
2. Người bán lập mẫu 04 (PL nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử) gửi cơ quan thuế để hủy hóa đơn
3. Lập hóa đơn mới thay thế

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện

1. Cơ quan thuế gửi mẫu 05 phụ lục của nghị định 119/2018 yêu cầu điều chỉnh hóa đơn sai sót
2. Trong vòng 2 ngày, Người bán lập mẫu 04 (PL nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử) gửi cơ quan thuế để hủy hóa đơn
3. Lập hóa đơn mới thay thế

Đối với hóa đơn không có mã cơ quan thuế

Trường hợp đã lập và gửi cho người mua

1. Lập văn bản thỏa thuận có xác nhận của người bán và người mua về việc sai sót
2. Người bán lập mẫu 04 (PL nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử) gửi cơ quan thuế để hủy hóa đơn
3. Lập hóa đơn mới thay thế

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện

1. Cơ quan thuế gửi mẫu 05 phụ lục của nghị định 119/2018 yêu cầu điều chỉnh hóa đơn sai sót
2. Trong vòng 2 ngày, Người bán lập mẫu 04 (PL nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử) gửi cơ quan thuế để hủy hóa đơn
3. Lập hóa đơn mới thay thế

Một doanh nghiệp mới nên chọn loại hình doanh nghiệp nào để thành lập, công ty cổ phần hay công ty TNHH , hãy để ACC tư vấn miễn phí!

Thủ tục thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước đó

Doanh nghiệp gửi lại mẫu 01, phụ lục nghị định 119/2018/NĐ-CP

Tổ chức nào được cung cấp hóa đơn điện tử?

Dưới đây là danh sách các công ty được phép cung cấp giải pháp, phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp đã được cục thuế test. Thực tế thì có rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đang cung cấp hóa đơn điện tử, và các chi cục thuế cũng đồng ý cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn do những doanh nghiệp này cung cấp nhưng vì lý do chưa có văn bản rõ ràng nên rủi ro vẫn thuộc về người sử dụng. Vì vậy dưới đay là các công ty Cục thuế TP.HCM đã test. Bạn có thể tham khảo để giúp công ty có sự lựa chọn ít rủi ro nhất.

Quy trình để được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế:

1. Liên hệ với tổ chức được cung cấp giải pháp hay phần mềm hóa đơn điện tử
2. Ký hợp đồng và yêu cầu xuất hóa đơn
3. Nộp quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Đây là bước rất quan trọng, nếu doanh nghiệp không nộp quyết định mà tự ý sử dụng xem như là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp)

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

4. Nhận thông báo chấp nhận việc sử dụng hóa đơn từ chi cục thuế.
5. Doanh nghiệp đã đủ điều kiện sử dụng hoặc xuất hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (VAT) và hóa đơn điện tử bán hàng

Về nguyên tắc thì việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng tương tự như hóa đơn in giấy thông thường. Cũng có 2 loại chính là hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng

Hàng hóa lưu thông trên đường xuất trình hóa đơn như thế nào nếu sử dụng hóa đơn điện tử:

Cơ quan có thẩm quyền tra cứu thông tin trên cổng thông tin của tổng cục thuế, không được yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy

Thủ tục thành lập công ty gồm có những gì?

Khách hàng cung cấp gì khi sử dụng dịch vụ của ACC:

Khách hàng chỉ cung cấp những thông tin cơ bản sau:
- Thông tin cá nhân của khách hàng hoặc tổ chức.
- Thông tin giấy tờ liên quan đến xin giấy phép kinh doanh.
Sau khi được cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến khách hàng chúng tôi sẽ tiến hành soạn thảo hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử cho quý khách.

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử của ACC:

• Lắng nghe, nắm bắt thông tin khách hàng cung cấp để tiến hành tư vấn chuyên sâu và đầy đủ những vướng mắc, vấn đề khách hàng đang gặp phải.
• Báo giá qua điện thoại để khách hàng dễ dàng đưa ra quyết định có hợp tác với ACC không.
• Khảo sát thực tế cơ sở kinh doanh của khách hàng (Đây là một bước vô cùng quan trọng để cá nhân hoặc tổ chức có thể thuận lợi kinh doanh)
• Ký kết hợp đồng và tiến hành soạn hồ sơ trong vòng 3 ngày nếu khách hàng cung cấp đủ hồ sơ chúng tôi yêu cầu.
• Khách hàng cung cấp hồ sơ bao gồm thông tin cá nhân, tổ chức trong hợp đồng.
• Nhận bản soạn thảo hồ sơ giấy phép đăng ký hóa đơn điện tử.
• Hỗ trợ tư vấn miễn phí các vướng mắc sau khi đã đăng ký hóa đơn điện tử.

Những câu hỏi thường gặp

Có thể tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ở đâu?

Hiện nay, có thể tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế; Cổng thông tin hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn và tra cứu hóa đơn điện tử Fast e-Invoice.

Điều kiện để được công nhận là hóa đơn điện tử là gì?

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi , lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Công ty Luật ACC có cung cấp dịch vụ tư vấn về đăng ký hóa đơn điện tử không?

Hiện là công ty luật uy tín và có các văn phòng luật sư cũng như cộng tác viên khắp các tỉnh thành trên toàn quốc, Công ty Luật ACC thực hiện việc cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý cho quý khách hàng, trong đó có dịch vụ làm tư vấn về đăng ký hóa đơn điện tử uy tín, trọn gói cho khách hàng.

Chi phí dịch vụ tư vấn về đăng ký hóa đơn điện tử của công ty Luật ACC là bao nhiêu?

Công ty Luật ACC luôn báo giá trọn gói, nghĩa là không phát sinh. Luôn đảm bảo hoàn thành công việc mà khách hàng yêu cầu; cam kết hoàn tiền nếu không thực hiện đúng, đủ, chính xác như những gì đã giao kết ban đầu. Quy định rõ trong hợp đồng ký kết.

Trên đây là nội dung tư vấn của ACC về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử. Nếu các bạn không muốn tự thực hiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử thì có thể liên hệ dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử của ACC để được hỗ trợ và tư vấn làm thủ tục nhanh chóng với chi phí giá rẻ. Tránh rắc rối về hồ sơ pháp lý cũng như thủ tục thuế. Chúc bạn thành công!