Chu trình bán hàng thu tiền
Bài tập kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền tại công ty
Bài 1: Tại công ty sản xuất kinh doanh Dược phẩm Thanh Á, chu trình bán hàng và thu tiền diễn ra như sau:
Các đơn đặt hàng (ĐĐH) của khách hàng được tiếp nhận bởi phòng kinh doanh, thường qua điện thoại hay fax. Nhân viên phòng kinh doanh ghi nhận thông tin về ĐĐH vào máy tính. Chương trình trên máy sẽ tự động so sánh số lượng hàng đặt mua với số lượng hàng tồn kho. Nếu số lượng hàng đặt mua vượt quá số lượng tồn kho, đơn đặt hàng sẽ bị treo lại, hệ thống máy tính tự động chuyển các ĐĐH này vào danh sách hàng đợi. Khi có hàng mới mua về nhập kho, hệ thống sẽ ưu tiên xử lý các ĐĐH này trước. Lúc này, ĐĐH trên danh sách hàng đợi sẽ bị huỷ và ĐĐH được xử lý như bình thường.
Các đơn đặt hàng được tính giá và giảm giá một cách tự động thông qua chương trình trên máy Tuy nhiên, trưởng phòng kinh doanh có thể can thiệp bằng thủ công vào hệ thống máy tính khi muốn cho phép một khoản giảm giá đặc biệt nào đó.
Công ty có ba nhóm khách hàng quan trọng:
Những đại lý
Các cửa hàng bán lẻ
Các công ty xuất nhập khẩu
Thông tin về từng khách hàng trên máy bao gồm các yếu tố sau:
Tên khách hàng
Địa chỉ gửi hoá đơn
Mức nợ tối đa cho phép
Số dư nợ thực tế của khách hàng
Khoản giảm giá cho phép
Nếu khách hàng đặt hàng với giá trị vượt quá mức nợ tối đa cho phép, đơn hàng sẽ bị phong toả. Đơn đặt hàng chỉ có thể được giải toả bởi người kế toán phụ trách công nợ hay giám đốc tài chính. Khi một đơn đặt hàng đã được giải toả, nó sẽ được xử lý như bình thường.
Sau khi đơn đặt hàng đã được kiểm tra qua hệ thống máy, một nhân viên phòng kinh doanh sẽ kiểm tra lần nữa để xem liệu chúng có lập đúng không và các thông tin ghi nhận có hợp lý không (ví dụ: có phải là khách hàng cũ hay không, hàng có sẵn trong kho hay không,...).
Phần lớn các đơn đặt hàng đều được xử lý ngay lập tức. Thông thường, các đơn đặt hàng bị phong toả hay bị xếp vào hàng đợi chỉ chiếm 10% số đơn đặt hàng nhận được.
Buổi tối, tại kho hàng, các danh sách hàng cần giao sẽ được in ra.
Nhân viên kho hàng dựa vào danh sách đơn đặt hàng để lập phiếu giao hàng. Để đảm bảo rằng hàng hoá chuẩn bị theo đúng danh sách, mỗi dòng đơn đặt hàng đều được kiểm tra và đánh dấu. Trong trường hợp số lượng hàng giao khác với số lượng ghi trên đơn đặt hàng, danh sách này sẽ được để riêng. Chi tiết hàng giao được ghi nhận vào máy tính. Khi hàng hoá đã sẵn sàng để gửi đi, người phụ trách kho kiểm tra sự phù hợp giữa số lượng hàng chuẩn bị và số lượng ghi trên phiếu giao hàng.
In hoá đơn
Dựa trên cơ sở hàng giao trên phiếu giao hàng, nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập hóa đơn bán hàng thành 3 liên. Một liên lưu tại bộ phận bán hàng để theo dõi công nợ.
Một liên kèm theo phiếu giao hàng cho khách hàng, một liên chuyển cho bộ phận kế toán.
Giao hàng cho khách hàng
Khi giao hàng cho khách hàng, phiếu giao hàng được đính kèm với hóa đơn bán hàng để khách hàng ký nhận. Bộ phận kinh doanh sẽ ghi nhận vào hệ thống máy tính.
Đối chiếu công nợ
Hàng tháng, kế toán gửi bảng kê chi tiết công nợ cho các khách hàng. Nếu khách hàng phát hiện chênh lệch về số dư, kế toán sẽ điều tra nguyên nhân. Bảng kê này cũng được kiểm tra lại bởi Giám đốc tài chính.
Giảm giá
Phần lớn các khách hàng là đại lý đều được hưởng tỉ lệ giảm giá chuẩn. Tỉ lệ này được xác định bởi nhân viên phòng kinh doanh, có tham khảo ý kiến của kế toán công nợ và Giám đốc phòng kinh doanh. Đối với các khách hàng đặc biệt cần có khoản giảm giá đặt biệt, trưởng phòng kinh doanh sẽ quyết định.
Thanh toán bằng séc
Các khoản thanh toán bằng séc thường được gửi qua đường bưu điện. Các thư chứa các séc thanh toán sẽ được 2 hai nhân viên mở và lập biên bản (một nhân viên phòng hành chính và một kế toán công nợ). Các hóa đơn mà khách hàng đã thanh toán được đóng dấu “ đã thanh toán” và sắp xếp riêng. Chi tiết của khoản thanh toán được nhập vào hệ thống máy tính. Cuối ngày, các tờ séc được gửi đến ngân hàng
Thanh toán bằng tiền mặt
Công ty khuyến khích khách hàng trả séc, các khách hàng là đại lý hay công ty xuất nhập khẩu thường thanh toán theo hình thức này, còn các khách hàng khác lại thích trả tiền mặt.
Công ty quy định lái xe không được thu tiền từ khách hàng khi giao hàng, tiền phải được trả trực tiếp tại trụ sở của công ty. Khi thu tiền, kế toán lập phiếu thu gồm 4 liên
Một liên giao cho khách hàng,
Một liên lưu
Một liên đính kèm hóa đơn bán hàng
Một liên lưu ở thủ quỹ.
Các phiếu thu này được đánh số trước. Vào cuối ngày, thủ quĩ kiểm tra lại số thứ tự của các phiếu thu nhận được. Nếu phát hiện các bất thường, thủ quĩ phải tìm hiểu nguyên nhân. Tất cả các tờ phiếu thu không được sử dụng vì lý do nào đó đều phải được thông báo. Cuối ngày, kế toán quỹ và thủ quỹ luôn đối chiểu số liệu.
Kiểm soát công nợ
Cuối tháng, kế toán công nợ lập bảng kê chi tiết nợ phải thu khách hàng theo thời hạn thanh toán để quyết định xem cần tiến hành thúc nợ khách hàng nào. Bảng kê chi tiết bao gồm: nợ trong hạn, nợ quá hạn: 1 tháng, 2 tháng và 3 tháng hay hơn nữa. Kế toán công nợ cũng dựa vào kinh nghiệm để xét đoán khách hàng nào đang gặp khó khăn và cần theo dõi đặc biệt
Các bảng kê này được in ra vào cuối mỗi tháng. Công ty sẽ gửi thư thúc nợ đối với khách hàng có số dư quá hạn từ một tháng trở lên. Ngoài ra, Giám đốc tài chính sẽ điện thoại cho khách hàng có nợ quá hạn trên 2 tháng.
Chính sách cho nợ của công ty như sau:
Nợ tối đa cho một khách hàng là 15.000.000 VNĐ
Mức nợ vượt quá 15.000.000 VNĐ phải được sự chuẩn y của trưởng phòng kinh doanh.
Đơn đặt hàng của khách hàng có giá trị vượt quá mức nợ tối đa sẽ bị phong toả và chi được giải tóa bởi kế toán công nợ hoặc giám đốc tài chính.
Các khách hàng có nợ quá hạn trên 3 tháng, kế toán công nợ sẽ phong toả tài khoản và cấm toàn bộ việc nhận các đơn đặt hàng mới của khách hàng đó.
Kế toán công nợ tiến hành họp hàng tháng với Giám đốc tài chính nhằm nhận định khả năng thanh toán, các biện pháp đối với khách hàng chậm thanh toán.
Yêu cầu: Phân tích ưu nhược điểm của hệ thống KSNB nêu trên
>>> Xem thêm về Bài tập tình huống kiểm toán có lời giải chi tiết qua bài viết của ACC GROUP.
Hệ thống KSNB (Quản lý Kinh doanh Dược phẩm Thanh Á) có một số ưu nhược điểm như sau:
Ưu điểm:
1. Tự động hóa quá trình: Hệ thống tự động hóa nhiều khía cạnh trong quá trình bán hàng, từ việc so sánh đơn đặt hàng với tồn kho đến tính giá và giảm giá tự động. Điều này giúp tối ưu hóa thời gian và giảm nguy cơ sai sót.
2. Kiểm soát nợ: Hệ thống giám sát mức nợ của khách hàng và áp dụng chính sách nợ cụ thể. Điều này giúp công ty quản lý rủi ro nợ khá tốt và đảm bảo rằng mức nợ không vượt quá giới hạn cho phép.
3. Giảm giá quản lý: Hệ thống cho phép quản lý các mức giảm giá theo từng loại khách hàng, giúp tối ưu hóa chi phí và quản lý thu nhập.
4. Truy xuất thông tin: Hệ thống lưu trữ thông tin về khách hàng, đơn đặt hàng, và tiền giao dịch một cách dễ dàng, giúp phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
5. Kiểm soát hàng tồn kho: Hệ thống tự động kiểm tra số lượng tồn kho và đảm bảo rằng không có đơn đặt hàng nào vượt quá khả năng cung cấp.
Nhược điểm:
1. Phụ thuộc vào hệ thống máy tính: Nếu hệ thống máy tính gặp sự cố, quá trình bán hàng có thể bị gián đoạn hoặc tạm ngừng hoạt động.
2. Sự can thiệp thủ công: Mặc dù hệ thống tự động, nhưng trưởng phòng kinh doanh có khả năng can thiệp bằng tay vào quá trình giảm giá, có thể dẫn đến sự không nhất quán hoặc lỗi.
3. Tiền mặt và séc: Quy định rằng tiền mặt chỉ được nhận tại trụ sở công ty có thể gây bất tiện cho một số khách hàng. Ngoài ra, quá trình kiểm tra và xử lý các phiếu séc và tiền mặt có thể tốn thời gian và lao động.
4. Xử lý nợ quá hạn: Quá trình giải quyết nợ quá hạn có thể chậm trễ và phức tạp, đặc biệt đối với khách hàng có nhiều nợ quá hạn.
5. Cần phải thúc nợ chậm: Hệ thống chỉ xem xét việc thúc nợ cho các khách hàng có nợ quá hạn trên 2 tháng, điều này có thể gây mất một số khoản nợ cho công ty.
Tóm lại, hệ thống KSNB có nhiều ưu điểm trong việc tối ưu hóa quá trình kinh doanh và quản lý nợ, nhưng cũng tồn tại một số nhược điểm, bao gồm sự phụ thuộc vào hệ thống máy tính và khả năng can thiệp thủ công. Để nâng cao hiệu suất, công ty cần liên tục cải tiến hệ thống và quy trình làm việc.
>>> Xem thêm về Bài tập tình huống kiểm toán nội bộ kèm lời giải qua bài viết của ACC GROUP.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!