Phân công công việc luôn là một hoạt động diễn ra theo tính chu kỳ, thường xuyên. Để việc phân công được chi tiết, rõ ràng và đạt hiệu quả hơn cần phải có bảng phân công công việc. Trong bài viết này, hãy cùng ACC tìm hiểu Mẫu bảng phân công công việc hàng ngày nhé.
1. Phân công công việc là gì?
Thuật ngữ “phân công công việc” không được tiêu chuẩn hóa và do đó nó được sử dụng khác nhau trong từng tình huống/ trường hợp cụ thể. Vì thuật ngữ “phân công công việc” bao gồm “công việc” và “phân công”, có thể suy ra rằng hoạt động này, tức là nhiệm vụ hoặc công việc được sắp xếp riêng biệt. Việc phân công có thể diễn ra trong các dự án và các hoạt động trong dây chuyền.
Về nguyên tắc, hình thức phân công công việc có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau:
- Bằng lời nói hoặc bằng văn bản
- Tình huống hoặc tiêu chuẩn hóa
- Ngoại tuyến hoặc trực tuyến
2. Lợi ích của phân công công việc
- Dễ dàng theo dõi ai chịu trách nhiệm về công việc nào: Thông qua bảng phân công công việc, nhiệm vụ của từng cá nhân đã được xác định rõ ràng, chi tiết. Điều này giúp cho nhà quản trị lẫn nhân viên thực hiện trong cùng một dự án dễ dàng giám sát tiến độ công việc hơn bao giờ hết.
- Nó chứa một số thông tin như nhiệm vụ nào cần được thực hiện theo mức độ ưu tiên, tiêu chuẩn cần phải đạt được khi hoàn thành nhiệm vụ,… Nó giúp người được giao thực hiện công việc một cách hiệu quả.
- Bằng cách giao công việc cho một nhóm hoặc một người cụ thể, họ biết công việc nào cần làm theo mức độ ưu tiên và thực hiện công việc đó một cách hiệu quả để tăng sự hài lòng của khách hàng.
- Nâng cao năng suất lao động nhờ vào việc nhân viên sẽ biết việc mình cần phải làm, công việc nào cần chú trọng, công việc nào cần ưu tiên để thực hiện trước,… điều này sẽ giúp năng suất lao động của tổ chức được nâng cao.
3. Thông tin quan trọng trong một bảng phân công công việc cần phải có
-
Nhiệm vụ nào được thực hiện ( Loại công việc) : Giải thích rõ ràng cho nhân viên biết nhiệm vụ nào sẽ được thực hiện dựa trên mức độ ưu tiên.
-
Lý do thực hiện nhiệm vụ đó (Mục đích thực hiện): Khi bạn giao công việc mới cho nhân viên trước khi hoàn thành công việc hiện tại, bạn cần giải thích lý do của nó.
-
Các tiêu chuẩn mà nhiệm vụ đã hoàn thành cần đáp ứng là gì (Mô tả): Cho nhân viên biết về việc đánh giá công việc đã hoàn thành, thời gian cần hoàn thành công việc,…
-
Hướng dẫn mọi động cơ: Điều này có nghĩa là yêu cầu nhân viên thông báo cho người quản lý của họ về nhiệm vụ đã hoàn thành và những vấn đề họ gặp phải khi thực hiện nhiệm vụ, cung cấp tài liệu hướng dẫn nếu có.
4. Cách lập kế hoạch phân công công việc
Kiểm tra loại công việc
Ví dụ, một số công việc phải được thực hiện trong một bộ phận. Nhưng một số công việc phải được phân chia giữa các bộ phận khác nhau và các bộ phận đó phải xây dựng các quy trình quản lý công việc làm việc nội bộ.
Đánh giá kỹ năng của nguồn lực nhân sự
Tính thời gian giao việc cần thiết
Tránh sự trùng lặp công việc
Triển khai ý tưởng cho khách hàng
5. Mẫu bảng phân công công việc phổ biến nhất
- Mẫu bảng phân công công việc theo tuần
- Mẫu phân công công việc theo tháng
Mẫu bảng phân công công việc được thực hiện theo tháng
Qua bài viết trên, ACC mong rằng đã mang lại thông tin hữu ích về mẫu bảng phân công công việc hàng ngày cho quý độc giả. Nếu còn bất cứ thông tin vào cần tư vấn và giải đáp, hãy liên hệ với ACC để được tư vấn miễn phí.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!