1. Mẫu biên bản sự việc dùng để làm gì?
Mô hình đăng ký sự kiện được sử dụng để đăng ký nội dung và thông tin của một sự kiện hoặc một sự kiện. Sự kiện này có thể là một cuộc gặp gỡ, trao đổi trong công ty, cũng như các trường hợp tai nạn lao động, đánh nhau, vi phạm nội dung, v.v. Thông qua nhật ký sự việc, bạn đọc có thể nắm bắt được thời gian, địa điểm và chi tiết diễn biến vụ việc. Thông thường biên bản được sử dụng phổ biến nhất tại hầu hết các công ty. Mẫu biên bản vụ việc là văn bản ghi lại nội dung vụ việc xảy ra trong nội bộ công ty làm cơ sở giải quyết các vấn đề liên quan. Mẫu bản tường trình sự việc phải đảm bảo các nội dung sau: thông tin về người viết bản tường trình, những người có liên quan, người làm chứng, thời gian, nội dung sự việc, kết quả xử lý hồ sơ,…
Mục đích của bản tường trình sự cố là ghi lại tất cả những thông tin quan trọng của cuộc họp, hay cuộc trao đổi. Bản tường trình sự việc không phải là văn bản có giá trị pháp lý nên không cần tuân thủ nghiêm ngặt về nội dung và hình thức. Biên bản sự kiện thường được dùng để lưu trữ những thông tin cần thiết để chứng minh cho buổi họp hoặc buổi làm việc. Ngoài ra, việc ghi biên bản sẽ giúp người vắng mặt dễ dàng theo dõi nội dung cuộc họp.
Bản tường trình sự cố thường sẽ được sử dụng phổ biến trong các trường hợp cụ thể sau:
Những cuộc gặp gỡ, giao lưu với đông đảo nhân dân có ý nghĩa hết sức quan trọng;
Một cuộc họp để trao đổi ý kiến về một cái gì đó giữa hai hoặc nhiều người;
Các buổi chia sẻ thông tin, thảo luận ý tưởng của các bên
họp toàn trường hoặc bầu cử, biểu quyết,...;
Cá nhân vi phạm hành chính, cơ quan/đoàn thể/doanh nghiệp/nhà riêng, trộm cắp tài sản, tai nạn giao thông... đều phải lập biên bản sự việc. Như vậy, mẫu bản tường trình xác nhận sự việc sẽ giúp cho người viết tường trình, thư ký vụ việc có thể nắm được diễn biến và cách ghi chép lại những sự việc này. Thông qua biên bản xác nhận sự việc có thể hiểu được tầm quan trọng của công tác thống kê, khai báo, mô tả sự việc với cấp trên, giúp mọi người nắm được nội dung cuộc họp, trao đổi đã diễn ra.
Khi nào lập biên bản sự việc
2. Nội dung Báo cáo Sự cố và Văn bản Báo cáo Sự cố
Thông thường, mẫu biên bản sự việc có nội dung cơ bản như sau:
Thời gian, địa điểm lập báo cáo;
Thông tin những người tham gia: Người viết biên bản; Người làm chứng; Người liên quan đến vụ việc...;
Nội dung sự kiện;
Kết thúc ghi sự cố;
Chữ ký của người tham gia và người lập biên bản. Hướng dẫn viết bản tường trình sự việc:
- Về phần mở đầu, cũng giống như các loại văn bản khác, phiếu sự việc phải có tên nước, chức danh, tiêu đề. Đồng thời, người lập biên bản phải ghi rõ thời gian, địa điểm lập biên bản.
- Về tiêu đề biên bản: Tiêu đề biên bản phải ngắn gọn, nêu được nội dung chính của buổi làm việc. Tên tường trình phải viết bằng chữ in hoa, có dấu, đặt giữa trang, ghi chính xác: “BIÊN BẢN SỰ KIỆN” và thể hiện rõ nội dung tường trình chính của sự việc này là gì, như: liên quan đến việc xây dựng nhà ăn xã hội hóa, vi phạm hành chính, trộm cắp, đánh nhau, tai nạn giao thông,…
- Về thông tin của tất cả những người tham gia công việc:
Thông tin Lưu trữ viên: Cần đảm bảo chắc chắn các thông tin về họ tên, chức danh, phòng/ban/công tác đối với đơn vị, cơ quan, công ty...;
Thông tin về người làm chứng: họ, tên, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, địa chỉ thường trú,...;
Thông tin về những người liên quan trong vụ án: họ, tên, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, địa chỉ thường trú,…
Ví dụ, trong một công ty, trường hợp là cuộc họp giữa các thành viên với nhau thì có thể ghi chi tiết thêm thông tin về người đại diện, chức vụ, địa chỉ, nghề nghiệp, số chứng minh nhân dân hoặc số căn cước công dân hoặc số hộ chiếu, số điện thoại liên hệ. Hoặc trong trường hợp là buổi làm việc giữa người sử dụng lao động thì sổ lao động đều ghi họ, tên, chức năng của người đại diện theo pháp luật của công ty, đại diện của tập thể lao động, của tổ trưởng tổ sản xuất, v.v.
- Về nội dung file: Người soạn thảo có thể lựa chọn và ghi một số nội dung cơ bản phù hợp với từng tình huống sử dụng của báo cáo như sau:
Cho biết thời gian và địa điểm phát hiện hoặc xảy ra sự cố;
nội dung sự việc ra sao, hiện trường ra sao;
Nguyên nhân của sự cố là gì?
Người làm chứng và Người có liên quan;
Hậu quả bất lợi của sự cố;
Biện pháp xử lý, kết quả xử lý (kèm theo biên bản thu giữ vật chứng, tang vật nếu có);
Sự đóng góp, xây dựng của những người có liên quan, tham gia buổi làm việc.
- Về phần kết thúc biên bản: Người viết phải ghi thời gian kết thúc sự việc và những người có tên ký vào biên bản. Trường hợp cá nhân, các bên không đồng ý hoặc đồng ý một phần với phương án giải quyết và không ký vào biên bản thì phải ghi rõ lý do.
3. Lưu ý về Viết Báo cáo Sự cố
Khi sử dụng mẫu tường trình sự việc, người soạn thảo cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Về tính thống nhất, xác thực và giá trị lưu trữ của biên bản. Tùy từng trường hợp mà các cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp sẽ sử dụng các bản ghi sự cố với các chức năng khác nhau. Tuy nhiên, bất kỳ biên bản sự cố nào cũng phải đảm bảo các đặc điểm sau:
Đảm bảo mọi nội dung diễn ra trong cuộc trao đổi, cuộc họp phải được ghi lại một cách rõ ràng, chính xác và dễ hiểu;
Người ghi lại vụ việc nên ghi lại một cách trung thực và cẩn thận tất cả các chi tiết quan trọng. Tránh bị phân tâm hoặc để tình cảm cá nhân ảnh hưởng đến tính trung thực của biên bản;
Nên dùng từ ngữ dễ hiểu, sắp xếp thông tin mạch lạc, quan trọng, không dài dòng;
Thông tin được ghi lại phải hợp lý, có trật tự và nhất quán. - Về yêu cầu đối với nội dung mẫu biên bản xác nhận sự cố. Biên bản phải được trình bày chính xác, đầy đủ, rõ ràng về các sự việc đã diễn ra. Thư ký ghi chép hoặc người chịu trách nhiệm ghi chép phải ghi chép một cách khách quan, trung thực. Đặc biệt khi viết lại biên bản, đừng dựa vào cảm xúc cá nhân để ghi lại sự việc theo cách thông thường. Ngoài các vấn đề trên, việc trình bày các nội dung trong biên bản phải được trình bày với nhau một cách rõ ràng, mạch lạc và logic. Đảm bảo đây là những thông tin chính xác nhất. Những điều này sẽ giúp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về nội dung.
Theo đó, như đã đề cập ở trên, mỗi biên bản có một chức năng riêng biệt, nhưng đều có chung những yêu cầu cơ bản về nội dung mà biên bản đều đảm bảo đáp ứng:
Nội dung ghi trong biên bản phải đúng pháp luật, không nhằm mục đích thỏa thuận;
Ghi chép đầy đủ nội dung trao đổi, nên sắp xếp biên bản một cách linh hoạt sao cho hợp lý và dễ hiểu hơn;
Ghi chép cẩn thận những nội dung quan trọng mà hai bên đã thông qua và đồng ý tiếp tục. Thậm chí, sau khi trao đổi mà hai bên không tìm được tiếng nói chung thì máy ghi âm cũng sẽ ghi lại;
Để hồ sơ sự việc hợp lệ và thống nhất hơn cần có chữ ký xác nhận của lãnh đạo hai bên và người chứng kiến.
- Về yêu cầu về hình thức của hình thức vụ việc:
Khi viết biên bản, ngoài việc đảm bảo những nội dung cơ bản như quốc hiệu, tiêu ngữ, thời gian, địa điểm lập biên bản, người viết cần ghi rõ tên biên bản, thành phần tham gia và nội dung sự việc. Phần cuối của mỗi báo cáo phải có chữ ký của các bên liên quan đến vụ việc. Theo đó, dù trình báo sự việc nhằm mục đích gì, gửi đến cơ quan nào thì phải được trình bày dưới hình thức, trình bày rõ ràng, gãy gọn, hợp lý:
Cách trình bày phải đơn giản, ngắn gọn nếu vấn đề là tổng quát nhất;
Chú ý không dùng từ ngữ thiếu tôn trọng, thiếu văn minh, lịch sự hoặc gây hiểu lầm khi đọc;
Trình bày ngắn gọn, không tẩy xóa, gạch xóa;
Nếu biên bản được lập bằng máy vi tính thì phải thường xuyên chỉnh sửa lề và phông chữ nếu cần thiết;
Bắt buộc phải điền vào tất cả các thông tin được yêu cầu.
4. Một số ví dụ về báo cáo sự cố
Như đã nói ở trên, biên bản sự việc được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau nhằm ghi lại chính xác toàn bộ sự việc, có chức năng lưu trữ thông tin giúp người khác dễ dàng nắm bắt thông tin. Mỗi loại phiếu ghi sự cố, bên cạnh những nội dung cơ bản như thời gian, địa điểm xảy ra sự việc, diễn biến cụ thể của sự việc, thông tin người ghi, người ghi cũng như nhân chứng… thì mỗi loại phiếu ghi sự cố sẽ có những mẫu khác nhau.
4.1 Mẫu biên bản vi phạm hành chính:
Biên bản vi phạm, đặc biệt là vi phạm hành chính. Là biên bản được lập giữa cơ quan, tổ chức với cá nhân. Vì vậy, nên cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản: thông tin về đơn vị lập biên bản, người lập biên bản, ý kiến của hai bên, thông tin về người làm chứng, v.v. Ví dụ mẫu biên bản sự việc vi phạm hành chính dưới đây:
|
UBND THÀNH PHỐ ............... PHÒNG TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
BIÊN BẢN VI PHẠM HÀNH CHÍNH
Trong lĩnh vực bảo vệ môi trường
Hôm nay, hồi 09 giờ 00 phút ngày 15 tháng 09 năm 202x tại thôn Mỹ Cảnh, xã Bảo Ninh, thành phố Đồng Hới, tỉnh Quảng Bình
Chúng tôi gồm:
- Ông: Nguyễn Văn A - Phó trưởng phòng Tài nguyên - Môi trường
- Bà : Phạm Thị B - Công chức phòng Tài nguyên - Môi trường
Với sự chứng kiến của:
- Ông: Thái Văn C
Nghề nghiệp/ Chức vụ: Công chức Địa chính - Môi trường xã Bảo Ninh
Đại chỉ: xã Bảo NInh, thành phố Đồng Hới, tỉnh Quảng Bình
Giấy căn cước công dân số 2314xxx cấp ngày 12 tháng 06 năm 202x, nơi cấp Công an thành phố Đồng Hới tỉnh Quảng Bình.
- Ông: Nguyễn Thanh D
Nghề nghiệp/ Chức vụ: Trưởng thôn Mỹ Cảnh, xã Bảo Ninh
Địa chỉ: thôn Mỹ Cảnh, xã Bảo Ninh, thành phố Đồng Hới, tỉnh Quảng Bình
Giấy chứng minh nhân dân số 123xxxx cấp ngày 15 tháng 10 năm 200x, nơi cấp Công an xã Bảo Ninh, thành phố Đồng Hới, tỉnh Quảng Bình.
Tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính về lĩnh vực bảo vệ môi trường đối với:
Ông (Bà)/ tổ chức: Công Ty TNHH đóng và sử chữa tàu thuyền xxx
Nghề nghiệp/ lĩnh vực hoạt động: Đóng và sửa chữa tàu thuyền
Địa chỉ: Thôn Mỹ Cảnh, xã Bảo Ninh, thành phố Đồng Hới
Giấy chứng nhân nhân dân hoặc Hộ chiếu/ Quyết định thành lập hoặc ĐKKD số: 301256xxx Cấp ngày 24 tháng 10 năm 201x, Nơi cấp: Phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch và đầu tư Quảng Bình.
Đã có các hành vi vi phạm hành chính như sau:
- Không có thủ tục pháp lý về bảo vệ môi trường được xã nhận theo quy định đối với cơ sở sơn sửa, đóng mới tàu thuyền xxx.
- Không thu gom chất thải nguy hại rheo quy định.
Quy định tại điểm: d khoản 3 điều 11 và điểm b khoản 2 điều 21 Nghị định số 155/2016/NĐ-CP ngày 18.11.2016 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm trong lĩnh vực bảo vệ môi trường.
Cá nhân/ tổ chức bị thiệt hại (nếu có): ...
Họ và tên / tổ chức: ...
Địa chỉ: ...
Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu/Quyết định thành lập hoặc ĐKKD số: ...
Ý kiến trình bày của cá nhân/đại diện tổ chức vi phạm hành chính: ...
Ý kiến trình bày của người chứng kiến: Đề nghị xử lý theo đúng quy định.
Ý kiến trình bày của cá nhân/tổ chức bị thiệt hại do vi phạm hành chính gây ra (nếu có): ...
Các biện pháp ngăn chặn vi phạm hành chính và bảo đảm xử lý vi phạm được áp dụng gồm: Đề nghị đình chỉ hoạt động của cơ sở từ 06 đến 12 tháng
Biên bản này gồm 02 trang, được những người có mặt xác nhận vào từng trang./.
Lý do không ký vào biên bản: Tự bỏ về, không ký biên bản.
Cá nhân/Tổ chức vi phạm gửi văn bản yêu cầu được giải trình đến: Phòng Tài nguyên - Môi trường thành phố Đồng Hới trước ngày 20 tháng 09 năm 202x để thực hiện quyền giải trình.
|
NGƯỜI ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC VI PHẠM (ký và ghi rõ họ tên) |
NGƯỜI CHỨNG KIẾN (Ký và ghi rõ họ tên) |
NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN (Ký và ghi rõ họ tên) |
NGƯỜI BỊ THIỆT HẠI (Ký và ghi rõ họ tên) |
ĐẠI DIỆN CHÍNH QUYỀN (Ký tên và đóng dấu) |
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!