Hiện nay, sau khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, con dấu của doanh nghiệp không còn là thủ tục bắt buộc. Doanh nghiệp có quyền quyết định sử dụng con dấu hay không và nếu sử dụng thì quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Vậy Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu của doanh nghiệp được hiểu như thế nào?
Đăng ký mẫu dấu là gì?
I. Đăng ký mẫu dấu là gì?
1. Đăng ký mẫu dấu là gì?
Căn cứ Khoản 11 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, ban hành ngày 01/07/2016 của Chính phủ, về quản lý và sử dụng con dấu, nêu rõ: “ Đăng ký mẫu con dấu là việc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu thực hiện đăng ký mẫu con dấu với cơ quan đăng ký mẫu con dấu”. Như vậy, đăng ký mẫu con dấu là việc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu thực hiện đăng ký mẫu con dấu với cơ quan có thẩm quyền.
2. Con dấu doanh nghiệp là gì?
Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp, được dùng để đóng trên các văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp nhằm xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp.
3. Điều kiện để được cấp con dấu
Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện, như sau:
Doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp đã được cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép hoạt động hợp pháp.
Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng con dấu. Con dấu là một công cụ quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp chỉ được cấp con dấu nếu có nhu cầu sử dụng.
Con dấu của doanh nghiệp phải đáp ứng các quy định của pháp luật về hình thức và nội dung. Theo quy định của pháp luật, con dấu của doanh nghiệp phải thể hiện đầy đủ các nội dung sau: Tên doanh nghiệp hoặc tên chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị khác của doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp hoặc mã số chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị khác của doanh nghiệp; Số lượng thành viên hoặc cổ đông sáng lập; Mục đích, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị khác của doanh nghiệp.
Như vậy, các điều kiện trên nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp chỉ được cấp con dấu khi đáp ứng các yêu cầu về tính hợp pháp và tính cần thiết đảm bảo đúng quy định của pháp luật.
Điều kiện để sử dụng con dấu của doanh nghiệp
II. Điều kiện để sử dụng con dấu của doanh nghiệp
Căn cứ theo quy định tại Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2020 về dấu của doanh nghiệp, nêu rõ:
“1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật”.
Như vậy, tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, đã quy định mở về quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp được quyền tự chủ trong việc quản lý và sử dụng con dấu, quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu của mình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Đây là một trong những điểm mới mang tính khác biệt và đột phá của Luật Doanh nghiệp 2020 so với Luật Doanh nghiệp 2014.
III. Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu của doanh nghiệp là gì?
Căn cứ tại Khoản 12 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, ban hành ngày 01/07/2016 của Chính phủ, về quản lý và sử dụng con dấu, nêu rõ: “Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu là văn bản của cơ quan đăng ký mẫu con dấu chứng nhận cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đã đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng”.
Như vậy, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu của doanh nghiệp là văn bản pháp lý do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp, xác nhận mẫu dấu của doanh nghiệp đã được đăng ký. Giấy chứng nhận này có giá trị pháp lý như một giấy tờ chứng minh rằng mẫu dấu của doanh nghiệp đã được cơ quan có thẩm quyền cấp phép sử dụng.
IV. Thủ tục đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp
1. Thủ tục đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp trực tiếp
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu theo quy định của pháp luật, bao gồm: Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mẫu dấu (bản chính).
Bước 2: Nộp hồ sơ doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Bước 3: Nhận kết quả doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh để nhận kết quả.
2. Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng điện tử
Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp để đăng ký mẫu dấu qua mạng, doanh nghiệp cần có tài khoản đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi tạo tài khoản thành công, doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo tài khoản đã được kích hoạt.
Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu sau khi có tài khoản, doanh nghiệp tiến hành tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu theo các bước sau: Truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; sau đó nhấn vào "Đăng ký doanh nghiệp"; chọn "Tạo hồ sơ"; chọn "Thông báo mẫu dấu" và cuối cùng điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu.
Bước 3: Ký số hồ sơ sau khi điền đầy đủ thông tin, doanh nghiệp tiến hành ký số hồ sơ theo các bước sau: Nhấn vào "Ký số"; Cắm USB Token vào máy tính; Chọn chữ ký số công cộng; Nhập mã PIN và nhấn "Ký số".
Bước 4: Nộp hồ sơ sau khi ký số thành công, doanh nghiệp nhấn "Nộp hồ sơ". Hệ thống sẽ gửi thông báo hồ sơ đã được gửi thành công.
Bước 5: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ theo các bước sau: Truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; sau đó nhấn vào "Đăng ký doanh nghiệp"; Chọn "Tình trạng hồ sơ"; Nhập mã số hồ sơ và nhấn "Tra cứu".
Bước 6: Nhận kết quả nếu hồ sơ đăng ký mẫu dấu hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo qua email.
V. Các câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nào cần phải xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu?
Tất cả các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng con dấu đều cần phải xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu có giá trị sử dụng trong bao lâu?
Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu của doanh nghiệp có giá trị sử dụng trong thời hạn 05 năm kể từ ngày cấp. Khi hết hạn sử dụng, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục gia hạn Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu gồm những gì?
Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bao gồm: Đơn đề nghị đăng ký mẫu dấu (theo mẫu quy định); Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Mẫu dấu (bản chính).
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!