Hóa đơn là một trong những loại giấy tờ chúng ta thường hay sử dụng trong các loại giao dịch mua bán thường ngày và việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trong những công việc mà người có trách nhiệm phải thực hiện để cơ quan có thẩm quyền dễ dàng quản lý. Hiện nay, do sự phát triển của công nghệ thông tin nên ngoài hình thức hóa đơn giấy thông thường chúng ta còn có thể bắt gặp hóa đơn điện tử. Vậy thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu như thế nào? Mời quý bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé!
Quy định pháp luật về chuyển đổi hóa đơn điện tử [2022]
1. Hóa đơn là gì?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, Hóa đơn được hiểu là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.Khi lập hóa đơn cần có các nội dung sau:
– Tên loại hóa đơn– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
– Tên liên hóa đơn– Số thứ tự hóa đơn
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ
– Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn
– Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
Đồng thời, căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi bổ sung bởi khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC) hóa đơn bao gồm các loại sau:
Hóa đơn giá trị gia tăng: là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa
– Hoạt động vận tải quốc tế
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
Hóa đơn bán hàng: loại hóa đơn này được dùng cho các đối tượng sau:
– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.
Hóa đơn khác bao gồm: Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
2. Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì Hóa đơn điện tử được định nghĩa là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Ngày 30/09/2019 Bộ Tài Chính đã chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử và có hiệu lực thi hành từ ngày 14/11/2019. Theo đó, kể từ ngày 01/11/2020, toàn bộ các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 mà không được sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn mua của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử được đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại như sau:
(1) Hóa đơn giá trị gia tăng: đây là loại hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
(2) Hóa đơn bán hàng: đây là loại hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
(3) Các loại hóa đơn khác gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2019 của Chính phủ.
3. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Thủ tục phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu bao gồm 03 bước: Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; Khởi tạo Hóa đơn điện tử; Đăng ký phát hành Hóa đơn điện tử qua mạng. Cụ thể như sau:
- Bước 1: Thủ tục đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, các tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ về Hóa đơn điện tử
- Lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử
- Bước 2: Khởi tạo Hóa đơn điện tử
Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.
- Bước 3: Đăng ký phát hành Hóa đơn điện tử qua mạng
- Chuẩn bị hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
- Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:
+ Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01- Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
+ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 02- Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
+ Mẫu hóa đơn (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).
Lưu ý:
- Quyết định sử dụng hóa đơn và hoá đơn mẫu: phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc);
- Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”.
- Chữ ký số để ký điện tử.
Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của chúng tôi về vấn đề thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu cũng như các vấn đề pháp lý có liên quan. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc và có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn của ACC về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng cách để lại bình luận hoặc liên hệ qua các thông tin dưới đây để được tư vấn và giải đáp một cách cụ thể nhất.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!