Trong giao tiếp hành chính và thương mại, việc sử dụng văn bản là điều không thể thiếu. Để đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy cho các văn bản này, bên cạnh chữ ký, con dấu đóng vai trò vô cùng quan trọng. Dấu giáp lai được sử dụng rất phổ biến trong các văn bản. Vậy dấu giáp lai là gì? Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Dấu giáp lai là gì? Hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật
1. Dấu giáp lai là gì?
Trong thực tế, không có định nghĩa cụ thể về dấu giáp lai trong các văn bản pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, có thể hiểu dấu giáp lai là một loại con dấu được đặt ở lề phải của các tài liệu có hai tờ trở lên. Chức năng của dấu giáp lai là đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, đồng thời đảm bảo tính chính xác của thông tin trên các tài liệu.
2. Quy định của pháp luật về đóng dấu giáp lai
2.1. Quy định về đóng dấu giáp lai nhiều trang
Khi xử lý các hồ sơ có nhiều trang, việc đóng dấu giáp lai cần tuân thủ theo quy định tại Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư như sau:
Dấu cần được đóng một cách rõ ràng, ngắn gọn, và theo đúng chiều hướng, sử dụng mực dấu màu đỏ như quy định;
Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu phải trùm lên khoảng ⅓ chữ ký về phía bên trái;
Đối với các văn bản được phát hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục, dấu cần được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần của tên cơ quan hoặc tiêu đề phụ lục;
Quyết định về việc đóng dấu giáp lai hoặc đóng dấu nổi trên văn bản giấy phụ thuộc vào quy định của người đứng đầu cơ quan;
Dấu cần được đóng gần mép phải của văn bản hoặc phụ lục và trùm lên một phần của các tờ giấy, với mỗi dấu không đóng quá 05 tờ.
Thường thì khi các doanh nghiệp ký kết hợp đồng có nhiều trang, dấu giáp lai sẽ được đặt tại Uỷ ban nhân dân địa phương hoặc các tổ chức được cấp phép thực hiện công chứng hoặc chứng thực văn bản.
2.2 Quy định về việc đóng dấu chữ ký
Ngoài ra, quy định về việc đóng dấu chữ ký cũng được điều chỉnh như sau:
Dấu chữ ký cần được đóng sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, và không được đóng trước khi chưa có chữ ký;
Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu cần được trùm lên khoảng ⅓ chữ ký về phía bên trái, và phải được đóng một cách rõ ràng, ngắn gọn, và theo đúng chiều hướng, sử dụng mực dấu màu đỏ như quy định.
2.3 Quy định đóng dấu treo
Ngoài ra, quy định đóng dấu treo cũng được quy định theo Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, nơi mà việc đóng dấu treo phải do người đứng đầu cơ quan quy định. Dấu treo cần được đóng lên trang đầu và trùm lên một phần tên cơ quan, và các quy định cụ thể khác có thể được áp dụng tùy theo từng Bộ, ngành.
Những quy định này có hiệu lực bắt buộc đối với các cơ quan và tổ chức từ ngày 05/03/2020.
3. Khi nào cần đóng dấu giáp lai?
Dấu giáp lai cần được đóng trong những trường hợp sau:
Theo quy định tại Điều 49 của Luật Công chứng 2014, khi văn bản công chứng có từ hai trang trở lên, từng trang cần được đánh số thứ tự. Đối với văn bản có từ 2 tờ trở lên, cần đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, khi đóng dấu giáp lai, cần đảm bảo việc ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan/tổ chức thực hiện công chứng và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên, theo quy định của Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cần ghi lời chứng vào trang cuối. Nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên, cần đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được công chứng từ bản chính hoặc nhiều bản sao được công chứng từ bản chính, văn bản trong cùng một thời điểm cần được ghi một số chứng thực.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 của Thông tư 01/2011/TT-BNV, dấu giáp lai cần được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu được đóng tối đa 5 trang văn bản. Dấu giáp lai thường được sử dụng tại các văn bản, hợp đồng hay các loại giấy tờ có từ 02 trang trở lên đối với văn bản in một mặt và từ 03 trang trở lên đối với văn bản in 02 mặt.
Khi nào cần đóng dấu giáp lai
Hy vọng những thông tin về dấu giáp lai là gì mà Công ty Luật ACC chia sẻ giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích. Liên hệ nếu cần chúng tôi giúp đỡ nhé!
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!