Ngày 05/03/2020 Nghị định 30/2020/NĐ-CP được ban hành và có hiệu lực ngay lập tức, quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Trong đó công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Nghị định này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, doanh nghiệp nhà nước. Nghị định không có hiệu lực bắt buộc đối với các tổ chức, cá nhân còn lại. Tuy nhiên, chúng ta nên học hỏi việc cách đóng dấu giáp lai, dấu treo và dấu chữ ký, để thuận tiện trong việc quản lý và tham gia trong các giao dịch hành chính với cơ quan nhà nước. Vậy cách đóng dấu giáp lai, dấu treo, dấu chữ ký như thế nào thì đúng theo quy định pháp luật.
1. Đóng dấu giáp lai là gì?
Dấu giáp lai thường dùng để đóng ở lề trái hoặc lề phải của tài liệu bằng 2 tờ trở lên. Để tất cả các loại giấy đó có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính xác thực cho từng tờ của văn bản và giúp ngăn chặn nội dung thay đổi hay tài liệu sai lệch. Bên cạnh đó, việc đóng dấu giáp lai là do người đứng đầu các cơ quan hay tổ chức quy định.
2. Một số loại văn bản cần được đóng dấu giáp lai
Dưới đây là một số loại văn bản cần được đóng dấu giáp lai mà bạn có thể tham khảo qua để cách đóng dấu công ty chuẩn xác nhất:
- Những loại hợp đồng kinh doanh có nhiều trang.
- Quyết định về ấn định thuế của các doanh nghiệp.
- Thông báo về vấn đề giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo.
- Các biên bản làm việc của công ty.
- Quyết định thanh tra và kiểm tra của doanh nghiệp.
- Những quyết định xử phạt hành chính cho những đối tượng vi phạm.
- Thông báo về việc nộp thuế của các doanh nghiệp.
- Xác minh đơn tố cáo cho các doanh nghiệp.
- Biên bản cuộc họp của công ty.
- Thanh lý hợp đồng của công ty.
- Biên bản làm việc của doanh nghiệp.
Trên đây là tất cả các tài liệu mà doanh nghiệp cần phải đóng dấu giáp lai.
3. Tại sao cần phải đóng dấu giáp lai cho hợp đồng có nhiều trang?
Việc đóng dấu giáp lai cần đảm bảo con dấu phải có đầy đủ trên các trang và chúng được xếp chồng lên nhau bởi những lý do như sau:
- Cần được đảm bảo các trang trong tệp hợp đồng đều có giá trị pháp lý.
- Tránh việc có những hành vi xấu có ý định tráo đổi nội dung hợp đồng.
- Hiện nay, đối với các hồ sơ thầu sẽ được sử dụng dấu giáp lai nhiều hơn. Bởi xét về tính chất chung, các loại hồ sơ khi tham gia gói thầu thường sẽ có nhiều tài liệu trùng nhau. Hơn thế nữa, các bộ hồ sơ thầu cần phải đảm bảo giống nhau tuyệt đối về cả nội dung đến hình thức thể hiện bên ngoài.
Những quy định đóng dấu giáp lai bạn cần biết
Theo điều điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư sẽ có một số quyết định như sau:
- Khi thực hiện đóng dấu cần phải đảm bảo dấu in phải được rõ ràng, ngay ngắn, đặc biệt là đúng theo chiều của văn bản, màu mực phải được sử dụng đúng theo quy định.
- Tất cả các văn bản ban hành đều phải kèm theo bản chính hoặc phải có phụ lục. Dấu được đóng lên đầu trang, sau đó trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hay tiêu đề phụ lục.
- Việc đóng dấu treo, giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy đều do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
- Dấu giáp lai thường được đóng vào khoảng giữa mép phải hoặc phụ lục của văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ của văn bản.
4. Cách đóng dấu chữ ký đúng quy định
Theo Điều 33 Nghị định 30/2022/NĐ - CP thì dấu chữ ký phải được đóng dấu theo các quy định sau:
- Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng dấu khi chưa có chữ ký.
- Khi thực hiện đóng dấu, đóng dấu phải trùm lên khoảng ⅓ chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu cần phải rõ ràng ngay ngắn, đúng mực màu đỏ theo quy định.
5. Một số vấn đề cần lưu ý khi đóng dấu giáp lai
Dưới đây là một số vấn đề cần lưu ý khi các doanh nghiệp cần đóng dấu giáp lai như sau:
Lưu ý với cách đóng dấu văn bản
Đối với các loại văn bản giấy, việc đóng dấu chuẩn trên các văn bản là điều rất cần thiết dù là dấu chữ ký, dấu treo hay dấu giáp. Dưới đây là cách đóng dấu đúng mà các doanh nghiệp có thể tham khảo qua:
- Đối với cách đóng dấu chữ ký: Khi thực hiện đóng dấu lên chữ ký cần phải trùm lên khoảng ⅓ chữ ký về phía bên trái.
- Đối với cách đóng dấu treo: Dấu treo thường được sử dụng để đóng dấu lên trên các loại văn bản ban hành có kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục. Con dấu sẽ được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề có phụ lục.
- Đối với cách đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai sẽ được đóng vào giữa khoảng cách mép phải của văn bản hoặc phụ lục sau đó trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản
Lưu ý với các loại văn bản điện tử
Theo quy định tại điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử:
- Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
- Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
Như vậy dấu, chữ ký số được thể hiện như thế nào là hợp lệ?
Tại Phụ Lục I ban hành kèm Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc thể hiện dấu, chữ ký số trên văn bản điện tử như sau:
- Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí chữ ký số tại góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo
6. Cách đóng dấu treo đúng quy định
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu (dấu treo) được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Theo quy định nêu trên, việc đóng dấu treo phải đảm bảo:
- Đóng lên trang đầu;
- Trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục;
- Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!