Trong hoạt động của kế toán kho, các phiếu xuất kho là những bước không thể thiếu. Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và kiểm soát số lượng hàng hoá, vật tư, và dụng cụ được nhập vào kho cũng như xuất ra cho các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng. Điều này giúp đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý kho.
Phiếu xuất kho là gì?Bộ phận chịu trách nhiệm lập phiếu xuất kho
1. Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho là một tài liệu quan trọng trong quản lý hàng hóa và vật liệu trong doanh nghiệp. Đây là văn bản được lập để ghi nhận chi tiết về số lượng các mặt hàng, vật liệu, công cụ đã được xuất ra khỏi kho để cung cấp cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp sử dụng. Phiếu xuất kho không chỉ đơn thuần là một báo cáo về việc chuyển hàng từ kho sang các bộ phận khác, mà còn là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất và thực hiện định mức tiêu hao vật liệu.
Trong phiếu xuất kho, thông tin về số lượng, loại hình và mô tả chi tiết về các mặt hàng xuất kho được ghi lại một cách chi tiết và chính xác. Đồng thời, các thông tin về người nhận hàng, ngày giờ xuất kho cũng được ghi rõ để dễ dàng theo dõi và kiểm tra sau này.
Doanh nghiệp thường lập phiếu xuất kho theo các mẫu chuẩn được quy định trong các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà nước, như Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC. Việc lập và sử dụng phiếu xuất kho đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn lực mà còn là một phần quan trọng trong quy trình hạch toán và kiểm tra sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
2. Phân loại phiếu xuất kho
Phân loại phiếu xuất kho dựa vào số lượng liên được tạo ra trong quá trình lập phiếu. Thông thường, có các loại phiếu xuất kho như sau:
- Phiếu xuất kho 1 liên: Phiếu này chỉ có một bản sao được lập và lưu trữ tại bộ phận lập phiếu. Thông tin về số lượng và chi tiết các mặt hàng xuất kho được ghi lại trên phiếu này để phục vụ cho việc quản lý và điều hành kho hàng.
- Phiếu xuất kho 2 liên: Phiếu này được tạo ra với hai bản sao. Liên 1 được lưu trữ tại bộ phận lập phiếu để ghi nhận thông tin về việc xuất kho, trong khi liên 2 được giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ sử dụng liên 2 để cập nhật vào thẻ kho, và sau đó chuyển cho bộ phận kế toán để thực hiện việc hạch toán và ghi vào số sách kế toán.
- Phiếu xuất kho 3 liên: Đây là phiếu xuất kho có ba bản sao. Liên 1 và liên 2 được sử dụng tương tự như trong trường hợp của phiếu 2 liên. Tuy nhiên, liên 3 được giao cho người nhận hàng để xác nhận việc nhận hàng và làm căn cứ cho việc kiểm tra và quản lý hàng hóa sau này.
Qua việc phân loại phiếu xuất kho theo số lượng liên, các thông tin về việc xuất kho và quản lý hàng hóa được ghi lại một cách rõ ràng và có tổ chức, giúp cho quá trình quản lý và điều hành kho hàng trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.
3. Cách viết phiếu xuất kho
Để viết một phiếu xuất kho, cần tuân thủ các bước và cung cấp thông tin chi tiết như sau:
Thông tin cơ bản:
- Ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ công ty ở phần đầu phiếu xuất kho. Điều này giúp xác định nguồn gốc của phiếu và dễ dàng trong việc liên lạc khi cần thiết.
Thông tin hàng hóa:
- Sử dụng các cột (thường được đánh số hoặc đặt tên A, B, C, D) để ghi chi tiết về hàng hóa xuất kho, bao gồm số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, mã số và đơn vị tính.
Số lượng xuất kho:
- Cột 1: Ghi số lượng vật tư theo yêu cầu xuất kho của bộ phận sử dụng hoặc người đặt hàng.
Xác nhận của thủ kho:
- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế đã xuất kho. Số lượng này chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu.
Giá và thành tiền:
- Cột 3: Kế toán ghi đơn giá của hàng hóa.
- Cột 4: Tính thành tiền cho mỗi loại hàng hóa (số lượng thực tế * đơn giá).
Tổng cộng và viết bằng chữ:
- Dòng "cộng": Ghi tổng số tiền của tất cả các loại hàng hóa đã xuất kho.
- Dòng "Tổng số tiền ghi bằng chữ": Xác nhận bằng chữ số tổng số tiền đã xuất kho, giúp xác định và kiểm soát chính xác của số liệu.
Chữ ký xác nhận:
- Cuối phiếu cần có chữ ký của người lập phiếu và người duyệt phiếu, đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của thông tin ghi trên phiếu.
Việc tuân thủ đúng quy trình và cung cấp thông tin chi tiết trên phiếu xuất kho là rất quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý và ghi chép hàng hóa.
4. Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
4.1 Mẫu số 1
|
Đơn vị: Bộ phận: |
Mẫu số 01 – VT Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính) |
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày ...... tháng ...... năm 20....
Số: ...........................................
Nợ: ..........................
Có: ..........................
Họ và tên người nhận hàng :... Địa chỉ (bộ phận) :...
Lý do xuất kho :.........................................................
Xuất tại kho (ngăn lô) : ........... Địa điểm :..................
|
STT |
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa |
Mã số |
Đơn vị tính |
Số lượng |
Đơn giá |
Thành tiền |
|
|
Yêu cầu |
Thực xuất |
||||||
|
A |
B |
C |
D |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Cộng |
x |
x |
x |
x |
x |
||
Số chứng từ gốc kèm theo: ......................................
Tổng số tiền (viết bằng chữ): .....................................
|
Ngày....tháng.....năm.... |
||||
|
Người lập phiếu (Ký, họ tên) |
Người nhận hàng (Ký, họ tên) |
Thủ kho (Ký, họ tên) |
Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) |
Giám đốc (Ký, họ tên) |
4.2 Mẫu số 2
|
Đơn vị: ................. Bộ phận: .................... |
Mẫu số 02 - VT (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính) |
PHIẾU XUẤT KHO
|
Ngày ... tháng ... năm ...... Số: ............................... |
Nợ ............................. Có ............................. |
- Họ và tên người nhận hàng: .......... Địa chỉ (bộ phận): ........
- Lý do xuất kho: .....................................................................
- Xuất tại kho (ngăn lô): ........................ Địa điểm .................
|
STT |
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa |
Mã số |
Đơn vị tính |
Số lượng |
Đơn giá |
Thành tiền |
|
|
Yêu cầu |
Thực xuất |
||||||
|
A |
B |
C |
D |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Cộng |
x |
x |
x |
x |
x |
||
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): ........................
- Số chứng từ gốc kèm theo: ...........................
|
Ngày....tháng.....năm.... |
||||
|
Người lập phiếu (Ký, họ tên) |
Người nhận hàng (Ký, họ tên) |
Thủ kho (Ký, họ tên) |
Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) |
Giám đốc (Ký, họ tên) |
5. Bộ phận chịu trách nhiệm lập phiếu xuất kho
Bộ phận chịu trách nhiệm lập phiếu xuất kho thường là bộ phận quản lý kho hoặc bộ phận xin lĩnh, tùy thuộc vào quy định cụ thể của từng doanh nghiệp. Quy trình lập phiếu xuất kho thường bắt đầu bằng việc điền đầy đủ thông tin về việc xuất kho, bao gồm thông tin về số lượng hàng hóa, thông tin người nhận hàng, và các thông tin khác liên quan.
Bộ phận chịu trách nhiệm lập phiếu xuất kho
Sau khi thông tin được điền đầy đủ, phiếu xuất kho sẽ được người lập phiếu và kế toán trưởng ký xác nhận. Tiếp theo, phiếu sẽ được chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền có thẩm quyền để duyệt. Sau khi được duyệt, hàng mới được xuất kho.
Trong quá trình lập phiếu xuất kho, thủ kho thường là người điền các thông tin như số lượng thực xuất, ngày tháng năm xuất kho, và ký tên. Đồng thời, người nhận hàng cũng sẽ ký tên để xác nhận việc nhận hàng. Việc ký tên của cả hai bên sẽ đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Như vậy, vai trò của bộ phận chịu trách nhiệm lập phiếu xuất kho là đảm bảo thông tin trên phiếu xuất kho được điền đầy đủ và chính xác, đồng thời thực hiện các bước theo quy trình để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý và điều hành kho hàng.
6. Nội dung cần lưu ý của phiếu xuất kho
Khi lập phiếu xuất kho, cần chú ý các thông tin sau:
- Thông tin chung: Ghi rõ thông tin về ngày, tháng, năm lập phiếu xuất kho và số phiếu xuất kho để tiện tra cứu và quản lý sau này.
- Thông tin hàng hóa: Đưa ra mô tả chi tiết về loại hàng hóa, mã số, số lượng xuất kho, đơn vị tính và thông tin về chất lượng (nếu có) để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
- Thông tin người xuất kho: Ghi rõ tên và chức vụ của người lập phiếu xuất kho, thủ kho và người nhận hàng để xác định trách nhiệm và đảm bảo quy trình diễn ra trơn tru và có trách nhiệm.
- Chữ ký và xác nhận: Yêu cầu chữ ký của người lập phiếu, thủ kho và người nhận hàng để xác nhận việc xuất kho được thực hiện đúng quy trình và đảm bảo tính chính xác của thông tin.
- Số liệu cập nhật: Sau khi xuất kho, cần cập nhật lại thông tin trong sổ sách và thẻ kho để đảm bảo số liệu được ghi nhận đầy đủ và chính xác, phản ánh đúng tình trạng hàng hóa trong kho.
Trên đây là toàn bộ thông tin về Phiếu xuất kho là gì? ACC đã giúp bạn giải đáp. Mọi thắc mắc khác vui lòng liên hệ về ACC nhé!
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!