Thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới nhất 2024

 

Việc thành lập văn phòng đại diện là xu hướng của rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước nhằm mục đích mở rộng tối đa thị trường kinh doanh và nâng cao doanh số bán hàng. Việc hiểu rõ về đặc điểm, địa vị pháp lý và thủ tục thành lập văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tối đa hoá lợi ích từ việc thành lập văn phòng đại diện. Bài viết này cung cấp thủ tục thành lập văn phòng đại diện đầy đủ, chi tiết và theo đúng quy định pháp luật. Mời bạn đọc cùng theo dõi. 

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới nhất 2024

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới nhất 2024

1. Văn phòng đại diện là gì?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Chức năng của văn phòng đại diện

Chức năng của văn phòng đại diện được quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm:

  • Đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
  • Thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, đại diện cho doanh nghiệp trong các quan hệ kinh doanh và quan hệ khác với các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương nơi đặt văn phòng đại diện.
  • Thực hiện các hoạt động khác theo ủy quyền của doanh nghiệp.

3. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của doanh nghiệp bao gồm:

  • Doanh nghiệp đã được thành lập theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp chỉ được thành lập văn phòng đại diện sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
  • Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu, không sử dụng các từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc. Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên của doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện".
  • Trụ sở văn phòng đại diện phải nằm trong phạm vi địa giới hành chính của tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
  • Người đứng đầu văn phòng đại diện phải đáp ứng các điều kiện sau: Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

4. Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện bao gồm những gì?

Theo quy định tại Điều 37 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện bao gồm các giấy tờ sau:

- Thông báo thành lập văn phòng đại diện phải có các nội dung sau:

  • Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
  • Tên, địa chỉ của văn phòng đại diện.
  • Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện.
  • Họ, tên, chức danh của người đứng đầu văn phòng đại diện.

- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp phải có các nội dung sau:

  • Quyết định thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
  • Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện phải có các nội dung sau:

  • Bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
  • Bản sao quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động của người đứng đầu văn phòng đại diện.

5. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm các giấy tờ sau:

  • Thông báo thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu)
  • Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp
  • Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Thông báo thành lập văn phòng đại diện phải có các nội dung sau:

  • Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện
  • Tên, địa chỉ văn phòng đại diện
  • Ngành, nghề kinh doanh của văn phòng đại diện
  • Họ và tên, chức danh của người đứng đầu văn phòng đại diện
  • Người đứng đầu văn phòng đại diện phải có đủ năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và công bố thành lập

  • Doanh nghiệp nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở của văn phòng đại diện.
  • Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy biên nhận và hẹn ngày trả kết quả.
  • Doanh nghiệp phải công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nội dung đăng ký thành lập văn phòng đại diện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.

Bước 4: Cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có quyền sử dụng dấu riêng. Việc khắc dấu cho văn phòng đại diện được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

6. Chi phí thành lập văn phòng đại diện

Chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam bao gồm các khoản sau:

Lệ phí nhà nước:
Mức thu lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:

  • Cấp mới: 3.000.000 đồng/giấy phép;
  • Cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn: 1.500.000 đồng/giấy phép.

Phí dịch vụ của đơn vị tư vấn:

  • Phí dịch vụ của đơn vị tư vấn là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho đơn vị tư vấn để thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Mức phí này tùy thuộc vào quy mô, mức độ phức tạp của hồ sơ và mức độ uy tín của đơn vị tư vấn.
  • Theo khảo sát của một số đơn vị tư vấn, phí dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam dao động từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

7. Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu thông báo thành lập văn phòng văn đại diện, bạn có thể tham khảo để hoàn tất các thủ nhé:

Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện

Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện

8. Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

Sau khi thành lập văn phòng đại diện, người đại diện công ty cần thực hiện những thủ tục như sau:

8.1. Khắc dấu văn phòng đại diện

Căn cứ theo quy định tại khoản 12 Điều 8 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý con dấu thì văn phòng đại diện được quyền sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng.

Đồng thời, theo khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do văn phòng đại diện có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Từ đó cho thấy, hiện nay văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu theo quyết định của doanh nghiệp để thuận tiện hơn trong quá trình hoạt động của mình. Khi doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện thì việc sử dụng con dấu do doanh nghiệp có quyền tự định đoạt việc văn phòng đại diện đó có sử dụng con dấu hay không tùy theo nhu cầu hoạt động.

8.2. Nộp thuế

Đối với lệ phí môn bài:

Theo quy định thì trường hợp đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài. Ngược lại đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài. Doanh nghiệp cần làm công văn cam kết gửi cơ quan thuế quản lý.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì văn phòng đại diện không được hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, văn phòng đại diện không phải nộp lệ phí môn bài.

Đối với thuế giá trị gia tăng:

Nếu Văn phòng không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu thì công ty kê khai tập trung tại trụ sở chính. Các hóa đơn đầu vào liên quan đến chi phí hoạt động của văn phòng đại diện (mang tên, mã số thuế của văn phòng đại diện) thì công ty được kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện về khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo quy định.

Đối với thuế thu nhập cá nhân:

Nếu doanh nghiệp trực tiếp ký hợp đồng lao động và chi trả lương cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện thì doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân tập trung tại doanh nghiệp. Trường hợp văn phòng đại diện trực tiếp chi trả lương cho người lao động thì văn phòng đại diện phải thực hiện đăng ký thuế, khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý văn phòng đại diện.

8.3. Treo biển cho văn phòng đại diện

Khi văn phòng đại diện được mở, văn phòng đại diện cần được treo biển tại trụ sở văn phòng đại diện. Biển hiệu của văn phòng đại diện cần đầy đủ những thông tin sau:

  • Tên của văn phòng đại diện.
  • Địa chỉ của văn phòng đại diện;
  • Cơ quan chủ quản của văn phòng đại diện;
  • Mã số thuế của văn phòng đại diện.

9. Những vấn đề cần biết trước khi thành lập văn phòng đại diện

9.1 Chủ thể thành lập văn phòng đại diện

Cũng giống như chi nhánh và địa điểm kinh doanh, theo pháp luật hiện hành thì tất cả các doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đều có thể tiến hành thành lập văn phòng đại diện theo thủ tục luật định.

Ngoài ra thương nhân nước ngoài cũng có quyền thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, bạn có thể tìm hiểu kĩ hơn thông qua bài thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài của ACC.

9.2 Mã số thuế của văn phòng đại diện:

Khi thành lập văn phòng đại diện, văn phòng đại diện sẽ được cấp mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế của văn phòng đại diện. 

9.3 Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện:

Vì văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh nên khi làm hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, hồ sơ về việc thành lập văn phòng đại diện không được ghi ngành nghề kinh doanh mà phải ghi là “nội dung hoạt động”.

9.4 Tên của văn phòng đại diện:

Việc chọn tên cho văn phòng đại diện cũng chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn có liên quan. Theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp năm 2020 và Điều 20 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, tên của văn phòng đại diện được quy định như sau:

  • Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
  • Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
  • Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
  • Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
  • Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. 

Ví dụ: Văn phòng đại diện Công ty Cổ phần ACC

9.5 Địa điểm thành lập văn phòng đại diện:

Địa chỉ đăng ký thành lập văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam phải có đầy đủ các đơn vị hành chính sau:

  • Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn
  • Xã/phường/thị trấn
  • Quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh
  • Tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương

Ngoài ra, địa chỉ đặt văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).

9.6 Người đứng đầu của văn phòng đại diện

Người đứng đầu văn phòng đại diện là cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự được Doanh nghiệp bổ nhiệm, có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người khác.

9.7 Việc ký hợp đồng của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh. Do đó người đứng đầu phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….

Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.

10. Thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam ở nước ngoài

  • Việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.
  • Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thông báo thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.  Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.
  • Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài. Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.

11. Ưu điểm, nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện

Ưu điểm của việc thành lập văn phòng đại diện: 

  • Văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp lệ phí môn bài;
  • Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với trụ sở chính của doanh nghiệp đều được; 
  • Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài
  • Mục đích chính của việc thành lập văn phòng đại diện là giúp doanh nghiệp thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp tới các tỉnh thành khác.

Nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện:

  • Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh;
  • Khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ. 

Qua các so sánh trên có thể nhận thấy rằng:

Văn phòng đại diện phù hợp với những công ty chỉ có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện để tiện giao dịch tại các địa phương khác với nơi đặt trụ sở chính của công ty. Mọi hoạt động như kê khai thuế, phát hành hoá đơn vẫn kê khai và báo cáo ở nơi công ty đăng ký kinh doanh.

Do đó, nếu bạn muốn có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại cùng địa bàn mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, sinh lời thì bạn thành lập Văn phòng đại diện.

Còn chi nhánh phù hợp với việc mở rộng phạm vi kinh doanh. Ngoài ra chi nhánh bao gồm chức năng của văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh (thực hiện cả chức năng kinh doanh và đại diện theo ủy quyền). Nếu muốn mở rộng kinh doanh sang các địa phương khác (tỉnh khác) thì nên lựa chọn hình thức thành lập chi nhánh hơn là văn phòng đại diện.

12. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của ACC có lợi ích gì?

Tự hào là đơn vị hàng đầu về đăng ký công ty khi thuộc trường hợp phải đăng ký công ty, vì vậy luôn đảm bảo tỉ lệ ra giấy cao nhất với thời gian nhanh nhất cho quý khách. ACC sẽ không nhận dự án nếu nhận thấy mình không có khả năng chắc chắn ra giấy cho quý khách. Những lợi ích mà dịch vụ của ACC mang đến cho khách hàng như: 

  • ACC luôn báo giá trọn gói và không phát sinh
  • Khách hàng không phải đi lại nhiều, ACC có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình và tận nơi
  • Khách hàng chỉ cần cung cấp hồ sơ rất đơn giản, ACC sẽ thay mặt khách hàng soạn thảo. 
  • Khách hàng sẽ tiết kiệm cho cơ sở kinh doanh khi sử dụng dịch vụ của ACC. 

13. Những câu hỏi thường gặp

Mở văn phòng đại diện có cần đăng ký không?

Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện cho doanh nghiệp. Do đó, khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu doanh nghiệp không đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo quy định, sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 48 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?

Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh nên không phải đóng thuế môn bài.

Văn phòng đại diện được phát sinh hoạt động kinh doanh không?

Văn phòng đại diện chỉ thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn VAT không?

Vì không được phát sinh hoạt động kinh doanh nên văn phòng đại diện không thể phát hành và xuất hóa VAT.

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân.

 

Nội dung bài viết:

    Đánh giá bài viết: (701 lượt)

    Để lại thông tin để được tư vấn

    Họ và tên không được để trống

    Số điện thoại không được để trống

    Số điện thoại không đúng định dạng

    Email không được để trống

    Vấn đề cần tư vấn không được để trống

    Bài viết liên quan

    Phản hồi (13)

    huyền
    Em có một số thắc mắc, nhờ luật sư giải đáp
    TRẢ LỜI
    A
    Công ty Luật ACC
    Quản trị viên
    Dạ cho em xin thông tin liên hệ ạ
    TRẢ LỜI
    minh hà
    Tôi ở nước ngoài, có tư vấn qua Viber, whatsapp hay skype không?
    TRẢ LỜI
    A
    Công ty Luật ACC
    Quản trị viên
    Dạ bên em có đủ, cho em xin thông tin để kết nối
    TRẢ LỜI
    thành nam
    Bên mình có tư vấn ngoài giờ hành chính không?
    TRẢ LỜI
    A
    Công ty Luật ACC
    Quản trị viên
    Dạ có ạ. Cho em xin sđt để tư vấn ạ.
    TRẢ LỜI
    084.696.7979 19003330 Báo giá Chat Zalo