Việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện là một quy trình thường gặp trong quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Điều này không chỉ phản ánh sự mở rộng hay tái cơ cấu chiến lược mà còn yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý hiện hành. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục, hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện quá trình này một cách suôn sẻ và hiệu quả, đảm bảo tính hợp pháp và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.
Thủ tục, hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
1. Doanh nghiệp thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện cần thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, cụ thể:
Bước 1. Doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.
Bước 2. Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện:
- Trao Giấy biên nhận,
- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ,
- Thay đổi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
- Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
2. Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện cùng tỉnh hoặc cùng khu vực địa lý
Để điều chỉnh địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện trong cùng một tỉnh hoặc trong cùng khu vực địa lý, cần thực hiện theo thủ tục như sau:
Bước 1. Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi, thương nhân nước ngoài phải nộp hồ sơ điều chỉnh Giấy phép trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu có điều kiện áp dụng) đến cơ quan cấp Giấy phép. Hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định của pháp luật.
- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Bước 2. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu cần. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Bước 3. Trừ trường hợp quy định tại Điều này, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép. Trường hợp không điều chỉnh, cơ quan cấp Giấy phép có văn bản nêu rõ lý do.
3. Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác tỉnh hoặc khác khu vực địa lý
Để xin cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi chuyển địa điểm theo quy định của Điều 18 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, cần chuẩn bị các tài liệu sau đây:
- Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép: điền đầy đủ thông tin theo mẫu của Bộ Công Thương
- Thông báo chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện: Thông báo này cần được gửi đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi Văn phòng đại diện sắp chuyển đi, theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
- Thông báo chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở mới
4. Thủ tục với cơ quan thuế khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đối tượng đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế nên khi thay đổi địa chỉ thì cần thực hiện thủ tục với cơ quan thuế như sau:
Trường hợp 1. Không thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Nộp hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp:
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC
- Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị phụ thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin trên các Giấy tờ này có thay đổi.
Trường hợp 2. Thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp:
Người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (cơ quan thuế nơi chuyển đi):
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC
- Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp trong trường hợp địa chỉ trên các Giấy tờ này có thay đổi.
Người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm mẫu số 09-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC. Người nộp thuế nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở mới.
5. Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi: Công ty có thể tự thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện hay cần thuê dịch vụ?
Trả lời: Công ty có thể tự thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện nếu nắm rõ quy trình và yêu cầu pháp lý, hoặc có thể thuê dịch vụ pháp lý để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của hồ sơ.
Câu hỏi: Sau khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, công ty cần làm gì tiếp theo?
Trả lời: Sau khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, công ty cần cập nhật thông tin trên các giấy tờ giao dịch, hợp đồng, website công ty và thông báo cho các đối tác, khách hàng biết về sự thay đổi này.
Nội dung bài viết:
Bình luận