Công việc kế toán doanh nghiệp mới thành lập cần làm là gì?

Kế toán doanh nghiệp là một lĩnh vực trong hệ thống kế toán, chịu trách nhiệm thu thập, xử lý, phân tích và báo cáo các thông tin tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vai trò của kế toán doanh nghiệp là giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, kiểm soát chi phí, lập báo cáo tài chính và tuân thủ các quy định pháp luật về thuế, kế toán và các nghĩa vụ tài chính khác. Để hiểu rõ hơn về một số công việc mà kế toán doanh nghiệp mới thành lập cần phải thực hiện, mời quý bạn đọc đến với bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC.

Công việc kế toán doanh nghiệp mới thành lập cần làm là gì?

1. Mở tài khoản ngân hàng, mua chữ ký số

Trong quá trình doanh nghiệp mới thành lập, kế toán cần thực hiện một số công việc quan trọng để đảm bảo việc quản lý tài chính và các giao dịch với cơ quan thuế diễn ra thuận lợi. Hai trong số các nhiệm vụ quan trọng là mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số. Hãy cùng phân tích chi tiết hai nhiệm vụ này:

1.1 Mở tài khoản ngân hàng

Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là bắt buộc để thực hiện các giao dịch thanh toán và nhận tiền một cách chính thức. Tài khoản này giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, dễ dàng thanh toán cho nhà cung cấp, nhân viên và khách hàng.

Tài khoản ngân hàng cũng là yêu cầu pháp lý vì cơ quan thuế sẽ giám sát các giao dịch tài chính của doanh nghiệp thông qua tài khoản này. Dưới đây là những bước mở tài khoản ngân hàng bạn có thể lưu ý: 

• Chuẩn bị hồ sơ: Kế toán cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận mẫu dấu, giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật, quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người đại diện.
• Lựa chọn ngân hàng: Doanh nghiệp nên lựa chọn một ngân hàng có hệ thống dịch vụ tốt, phí dịch vụ hợp lý và thuận tiện cho các giao dịch thường xuyên.
• Đăng ký dịch vụ ngân hàng điện tử: Kế toán cần đăng ký dịch vụ Internet Banking hoặc Mobile Banking để dễ dàng thực hiện và kiểm tra các giao dịch.

1.2. Mua chữ ký số

Chữ ký số là công cụ bảo mật và xác thực điện tử để thực hiện các giao dịch với cơ quan nhà nước, như kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, hay ký hợp đồng điện tử.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, chữ ký số là bắt buộc để thực hiện nộp tờ khai thuế, báo cáo tài chính, và các tài liệu khác qua hệ thống kê khai thuế điện tử.

• Lựa chọn nhà cung cấp: Có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số như VNPT, Viettel-CA, FPT-CA, và Misa-CA. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu và mức giá dịch vụ.
• Chuẩn bị hồ sơ: Kế toán cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng minh nhân dân của người đại diện pháp luật và mẫu chữ ký.
• Cài đặt chữ ký số: Sau khi mua, kế toán cần cài đặt phần mềm chữ ký số trên máy tính của doanh nghiệp để có thể sử dụng trong các giao dịch trực tuyến.

>> Tham khảo thêm bài viết Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ

2. Khai và nộp lệ phí môn bài

Khai và nộp lệ phí môn bài là một nhiệm vụ quan trọng mà kế toán cần thực hiện ngay sau khi doanh nghiệp mới thành lập. Đây là một loại thuế bắt buộc đối với các tổ chức, cá nhân, hộ gia đình kinh doanh, và doanh nghiệp, được tính dựa trên vốn điều lệ hoặc doanh thu của doanh nghiệp. Để giúp bạn hiểu rõ hơn, dưới đây là các bước chi tiết về việc khai và nộp lệ phí môn bài.

2.1 Khai lệ phí môn bài

a, Thời hạn khai lệ phí môn bài:

Theo quy định, doanh nghiệp mới thành lập phải khai lệ phí môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc ngày bắt đầu hoạt động (nếu đăng ký hoạt động sau khi được cấp phép).

Việc khai lệ phí môn bài được thực hiện một lần khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, trừ khi có sự thay đổi về vốn điều lệ, vốn đầu tư hoặc quy mô hoạt động của doanh nghiệp.

b, Nơi nộp tờ khai: 

Doanh nghiệp cần nộp tờ khai lệ phí môn bài tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Việc nộp có thể thực hiện thông qua hệ thống thuế điện tử của Tổng cục Thuế (ETax) nếu đã đăng ký sử dụng dịch vụ này.

c, Hồ sơ khai lệ phí môn bài:

Tờ khai lệ phí môn bài: Kế toán sẽ phải điền đầy đủ thông tin vào mẫu tờ khai theo mẫu quy định (Mẫu 01-LPMB được ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC), bao gồm thông tin doanh nghiệp, mức vốn điều lệ, và mức lệ phí môn bài cần nộp. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Kế toán cần kèm theo bản sao hoặc mã số thuế của doanh nghiệp khi nộp tờ khai.

2.2 Nộp lệ phí môn bài

Đối với doanh nghiệp: Lệ phí môn bài được tính dựa trên vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư của doanh nghiệp ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Cụ thể:

• Nếu vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: Mức lệ phí môn bài là 3 triệu đồng/năm.
• Nếu vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: Mức lệ phí môn bài là 2 triệu đồng/năm.
• Chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc địa điểm kinh doanh khác: Mức lệ phí môn bài là 1 triệu đồng/năm.

Thời hạn nộp lệ phí môn bài: Năm đầu tiên, doanh nghiệp mới thành lập trong khoảng thời gian 6 tháng đầu năm (từ 1/1 đến 30/6) phải nộp lệ phí môn bài cho cả năm. Nếu thành lập từ 1/7 đến 31/12, doanh nghiệp chỉ phải nộp 50% mức lệ phí môn bài của năm đầu tiên. Đối với các năm tiếp theo thì doanh nghiệp phải nộp lệ phí môn bài trước ngày 30/01 hàng năm cho năm tài chính tiếp theo.

Cách nộp lệ phí môn bài: Sau khi tính toán số tiền lệ phí phải nộp, kế toán cần chuyển khoản số tiền này qua tài khoản ngân hàng của cơ quan thuế hoặc thực hiện nộp trực tiếp tại kho bạc nhà nước. Doanh nghiệp cũng có thể nộp qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế nếu đã đăng ký chữ ký số và sử dụng dịch vụ kê khai thuế điện tử.

>> Tham khảo thêm bài viết Dịch vụ kế toán và thành lập doanh nghiệp dịch vụ kế toán

3. Khai thuế giá trị gia tăng

Khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) là một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán khi doanh nghiệp mới thành lập. Thuế GTGT áp dụng cho hàng hóa và dịch vụ khi được sản xuất, lưu thông, và tiêu thụ. Việc khai và nộp thuế GTGT đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp hưởng các lợi ích liên quan đến khấu trừ thuế. Dưới đây là chi tiết về quá trình khai thuế GTGT và vai trò của nó trong hoạt động của doanh nghiệp.

3.1. Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT

Hai phương pháp tính thuế GTGT: Doanh nghiệp mới thành lập cần lựa chọn một trong hai phương pháp tính thuế:

Phương pháp khấu trừ: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp này khi có đủ điều kiện (doanh thu hàng năm trên 1 tỷ đồng hoặc tự nguyện áp dụng). Phương pháp này cho phép doanh nghiệp được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ.

Phương pháp trực tiếp: Áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô nhỏ, không đáp ứng điều kiện của phương pháp khấu trừ. Doanh nghiệp tính thuế dựa trên doanh thu hàng hóa, dịch vụ bán ra mà không được khấu trừ thuế đầu vào.

Thủ tục đăng ký: Kế toán cần nộp tờ khai đăng ký phương pháp tính thuế GTGT cho cơ quan thuế. Tùy vào điều kiện của doanh nghiệp, kế toán lựa chọn phương pháp phù hợp nhằm tối ưu hóa lợi ích về thuế.

3.2. Chuẩn bị hồ sơ khai thuế GTGT

Hồ sơ khai thuế GTGT: Hồ sơ này bao gồm tờ khai thuế và bảng kê hóa đơn, chứng từ mua vào, bán ra. Với phương pháp khấu trừ, kế toán cần lập tờ khai thuế mẫu 01/GTGT và bảng kê mua vào, bán ra theo mẫu quy định.

Hóa đơn đầu vào và đầu ra: Hóa đơn giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp mua vào và bán ra là cơ sở để kê khai thuế. Kế toán phải lưu giữ đầy đủ các hóa đơn này để phục vụ cho việc tính và khấu trừ thuế.

3.3. Thời hạn và tần suất khai thuế GTGT

Khai theo tháng hoặc quý: Nếu doanh thu hàng năm của doanh nghiệp trên 50 tỷ đồng thì phải khai thuế GTGT hàng tháng. Nếu doanh thu dưới 50 tỷ đồng, doanh nghiệp có thể chọn khai thuế theo quý. Kế toán cần xác định tần suất nộp tờ khai để tránh việc vi phạm quy định về thời hạn nộp thuế.

Thời hạn nộp tờ khai thuế: Đối với khai thuế tháng, doanh nghiệp phải nộp tờ khai chậm nhất vào ngày 20 của tháng sau. Đối với khai thuế theo quý, thời hạn nộp là ngày 30 của tháng đầu quý tiếp theo. Kế toán phải đảm bảo nộp đúng hạn để tránh bị xử phạt.

3.4. Nộp thuế GTGT

Cách nộp thuế: Sau khi hoàn tất việc kê khai thuế, kế toán cần nộp số tiền thuế GTGT phải nộp (nếu có) vào ngân sách nhà nước. Hiện nay, việc nộp thuế thường được thực hiện qua hệ thống nộp thuế điện tử của cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Kiểm tra và đối chiếu: Kế toán cần đối chiếu giữa số thuế phải nộp theo tờ khai và số tiền đã nộp để đảm bảo khớp nhau. Việc này giúp tránh sai sót, đồng thời bảo vệ doanh nghiệp trong trường hợp bị thanh tra thuế.

4. Kê khai thuế thu nhập cá nhân

Kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một phần quan trọng trong công việc của kế toán khi doanh nghiệp mới thành lập. Đây là nghĩa vụ pháp lý mà doanh nghiệp phải thực hiện nhằm bảo đảm thuế TNCN được khấu trừ và nộp đúng hạn cho các cơ quan thuế. Dưới đây là giải thích chi tiết về quy trình, yêu cầu và vai trò của việc kê khai thuế TNCN đối với kế toán trong doanh nghiệp mới thành lập.

Đối tượng chịu thuế TNCN: Thuế TNCN áp dụng cho các cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, kinh doanh và các nguồn thu nhập khác. Đối với doanh nghiệp, kế toán phải khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương của nhân viên và nộp lại cho cơ quan thuế.

Ngưỡng chịu thuế: Hiện nay, cá nhân có thu nhập tính thuế (sau khi trừ các khoản giảm trừ) vượt quá mức quy định sẽ phải nộp thuế TNCN. Kế toán cần xác định thu nhập chịu thuế của từng nhân viên để tính toán chính xác số thuế phải nộp.

4.1 Quy trình kê khai thuế thu nhập cá nhân

a, Xác định số thuế phải khấu trừ:

Kế toán phải theo dõi tổng thu nhập của từng nhân viên để xác định thu nhập chịu thuế. Tính các khoản giảm trừ thuế, bao gồm giảm trừ gia cảnh (cho người lao động và người phụ thuộc) và các khoản bảo hiểm bắt buộc.Dựa vào thu nhập chịu thuế sau giảm trừ, kế toán áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần để tính toán số thuế TNCN cần khấu trừ hàng tháng.

b, Khấu trừ thuế:

Sau khi tính toán số thuế TNCN phải nộp, kế toán sẽ khấu trừ số thuế đó từ lương của nhân viên trước khi chi trả lương. Việc khấu trừ này thường diễn ra hàng tháng, và doanh nghiệp phải nộp số thuế TNCN đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước.

c, Lập tờ khai thuế:

Kế toán phải lập tờ khai thuế TNCN theo mẫu quy định của cơ quan thuế. Đối với kê khai theo tháng, doanh nghiệp cần nộp tờ khai thuế TNCN hàng tháng nếu số thuế TNCN phải nộp trung bình mỗi tháng từ 50 triệu đồng trở lên. Ngược lại, doanh nghiệp kê khai theo quý nếu số thuế dưới ngưỡng này.Tờ khai thuế TNCN phải bao gồm đầy đủ thông tin về tổng thu nhập của nhân viên, số thuế khấu trừ, và các khoản miễn giảm, nếu có.

>> Tham khảo thêm bài viết Hướng dẫn tự kê khai thuế thu nhập cá nhân

4.2 Nộp thuế và nộp tờ khai thuế

Sau khi khấu trừ thuế từ tiền lương của nhân viên, kế toán phải nộp số thuế này cho cơ quan thuế thông qua hình thức chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Việc nộp thuế phải được thực hiện đúng hạn để tránh bị phạt do nộp chậm. Theo quy định, doanh nghiệp phải nộp thuế TNCN chậm nhất vào ngày 20 của tháng sau đối với kê khai tháng, hoặc ngày 30 của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo đối với kê khai quý.

Kế toán phải nộp tờ khai thuế TNCN qua hệ thống kê khai thuế điện tử của Tổng cục Thuế (eTax). Tờ khai phải được nộp cùng với việc nộp thuế, nếu không sẽ bị xử phạt hành chính.

4.3 Quyết toán thuế TNCN

Cuối mỗi năm tài chính, kế toán doanh nghiệp phải thực hiện quyết toán thuế TNCN cho nhân viên. Quyết toán này tổng hợp tất cả các khoản thu nhập và số thuế đã khấu trừ trong suốt năm.

Trong quá trình quyết toán, nếu số thuế khấu trừ vượt quá số thuế thực tế phải nộp, nhân viên có thể yêu cầu hoàn thuế. Ngược lại, nếu số thuế khấu trừ chưa đủ, doanh nghiệp phải nộp bổ sung.

5. Thuế thu nhập doanh nghiệp

Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là một trong những nghĩa vụ quan trọng mà kế toán phải thực hiện khi doanh nghiệp mới thành lập. Việc kê khai, tính toán và nộp thuế TNDN giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật và đảm bảo việc quản lý tài chính được minh bạch. Dưới đây là phân tích chi tiết về thuế TNDN và vai trò của kế toán trong doanh nghiệp mới thành lập:

Khái niệm thuế TNDN: Thuế thu nhập doanh nghiệp là loại thuế trực thu, đánh vào lợi nhuận mà doanh nghiệp kiếm được trong quá trình kinh doanh. Doanh nghiệp phải trích một phần lợi nhuận để nộp cho nhà nước.

Đối tượng chịu thuế: Bất kỳ doanh nghiệp nào có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có phát sinh lợi nhuận đều phải nộp thuế TNDN. Kế toán cần đảm bảo tất cả các khoản thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp đều được kê khai và tính toán đúng quy định.

• Doanh thu từ hoạt động kinh doanh: Doanh thu là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp thu được từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc các hoạt động kinh doanh khác trong kỳ tính thuế. Kế toán cần theo dõi và ghi nhận chính xác doanh thu từ mọi nguồn để làm cơ sở tính thuế. Trong trường hợp doanh nghiệp mới thành lập, kế toán cần xác định đúng các khoản thu nhập từ hoạt động kinh doanh ban đầu, chẳng hạn như doanh thu bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ hoặc doanh thu từ hoạt động đầu tư.
• Các khoản chi phí được trừ: Chi phí hợp lý được trừ là những khoản chi liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp, chẳng hạn như chi phí nguyên liệu, chi phí nhân công, chi phí quản lý và chi phí khấu hao tài sản cố định.Kế toán phải xác định chính xác các chi phí này, đảm bảo chúng hợp lý và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của cơ quan thuế. Việc ghi nhận chi phí sai có thể làm ảnh hưởng đến kết quả tính thuế.
• Thu nhập khác: Ngoài doanh thu chính, doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản thu nhập khác như thu nhập từ bán tài sản, thu nhập từ lãi tiền gửi, hoặc thu nhập từ hoạt động tài chính. Tất cả các khoản thu nhập này đều phải được kế toán ghi nhận và kê khai để tính toán số thuế TNDN phải nộp.
• Xác định thu nhập chịu thuế: Sau khi xác định doanh thu, chi phí được trừ và thu nhập khác, kế toán sẽ tính toán tổng thu nhập chịu thuế. Thu nhập chịu thuế là phần chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí hợp lý trong kỳ tính thuế.Nếu doanh nghiệp lỗ trong kỳ, khoản lỗ này có thể được chuyển sang các năm tiếp theo để bù đắp lợi nhuận của những năm sau, theo quy định của Luật thuế TNDN.

>> Tham khảo thêm bài viết Những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập

6. Lựa chọn hóa đơn

Lựa chọn hóa đơn là một trong những công việc quan trọng mà kế toán cần thực hiện khi doanh nghiệp mới thành lập. Việc này đảm bảo doanh nghiệp có thể tiến hành xuất hóa đơn hợp lệ trong các giao dịch thương mại, đồng thời tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ. Sau đây là các bước và quy định cụ thể mà kế toán cần quan tâm khi lựa chọn hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập:

6.1. Xác định loại hình hóa đơn

Hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn bắt buộc áp dụng tại Việt Nam từ năm 2020 theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC. Đây là loại hóa đơn được lập, gửi và lưu trữ thông qua hệ thống điện tử, có chữ ký số của doanh nghiệp và được xác thực bởi cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có ưu điểm vượt trội như: tiết kiệm chi phí in ấn, dễ dàng quản lý, tránh mất mát và giả mạo hóa đơn. Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng và thanh toán.

Hóa đơn giấy (trong trường hợp đặc biệt): Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp hiện nay phải sử dụng hóa đơn điện tử, trong một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp vừa mới thành lập chưa kịp triển khai hệ thống hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể xin phép sử dụng hóa đơn giấy trong một khoảng thời gian ngắn, nhưng phải được sự chấp thuận của cơ quan thuế.

6.2. Lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử

Sau khi xác định phải sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán cần lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín. Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp được Bộ Tài chính phê duyệt như Viettel, VNPT, MISA, FPT và BKAV. Việc chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn cần dựa trên các yếu tố như: giá cả, tính năng, khả năng hỗ trợ khách hàng và tích hợp hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Nhà cung cấp hóa đơn điện tử phải đảm bảo hệ thống bảo mật tốt và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của cơ quan thuế.

Kế toán cần chuẩn bị hồ sơ để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, bao gồm: giấy phép kinh doanh, chứng minh thư của người đại diện pháp luật, mẫu hóa đơn điện tử dự kiến sử dụng và hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Sau khi hồ sơ đăng ký được cơ quan thuế phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo chấp thuận và có thể bắt đầu sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử.

6.3. Đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế

Kế toán cần tạo mẫu hóa đơn phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp, bao gồm các thông tin cơ bản như: tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, thuế suất và số tiền thuế. Mẫu hóa đơn này phải được lập rõ ràng, đúng theo quy định của cơ quan thuế và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Trước khi chính thức sử dụng hóa đơn, kế toán phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế. Thông báo này phải kèm theo mẫu hóa đơn mà doanh nghiệp dự định sử dụng và chứng từ chứng minh việc doanh nghiệp đã ký hợp đồng với nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Sau khi cơ quan thuế xác nhận thông báo phát hành, doanh nghiệp có thể bắt đầu xuất hóa đơn cho khách hàng.

7. Lựa chọn chế độ kế toán và phương pháp trích khấu hao TSCĐ

Khi một doanh nghiệp mới thành lập, việc lựa chọn chế độ kế toán và phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) là rất quan trọng đối với công tác kế toán và quản lý tài chính. Đây là hai yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến cách doanh nghiệp ghi nhận các giao dịch tài chính, lập báo cáo tài chính và quản lý tài sản. Hãy cùng phân tích chi tiết về từng khía cạnh này.

7.1. Lựa chọn chế độ kế toán

Chế độ kế toán là tập hợp các quy định và nguyên tắc mà doanh nghiệp phải tuân thủ trong việc ghi chép, phản ánh các giao dịch kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Tùy vào quy mô, loại hình kinh doanh và tính chất của doanh nghiệp, kế toán có thể lựa chọn chế độ kế toán phù hợp. Hiện nay, có hai loại chế độ kế toán phổ biến mà doanh nghiệp có thể lựa chọn là chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ và chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC dành cho doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp áp dụng đầy đủ các chuẩn mực kế toán.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, kế toán cần dựa vào quy mô và tính chất hoạt động của doanh nghiệp để chọn chế độ kế toán phù hợp. Nếu doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, có thể lựa chọn Thông tư 133, vì nó đơn giản và phù hợp với các doanh nghiệp ít phát sinh giao dịch phức tạp. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, hoặc có ý định mở rộng hoạt động, giao dịch tài chính phức tạp hơn, chế độ kế toán theo Thông tư 200 sẽ phù hợp hơn, vì nó bao gồm các yêu cầu chi tiết hơn về việc ghi nhận và phản ánh thông tin tài chính.

Kế toán cần lưu ý rằng mỗi chế độ kế toán sẽ có hệ thống tài khoản và biểu mẫu báo cáo tài chính riêng. Chẳng hạn, chế độ kế toán theo Thông tư 133 có hệ thống tài khoản đơn giản hơn, trong khi Thông tư 200 yêu cầu sử dụng các tài khoản phức tạp và chi tiết hơn. Việc chọn đúng chế độ kế toán sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lập báo cáo tài chính chính xác, phù hợp với quy định pháp luật và yêu cầu quản lý nội bộ.

7.2. Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)

Khấu hao TSCĐ là việc phân bổ giá trị của tài sản cố định (như máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải) vào chi phí sản xuất kinh doanh trong suốt thời gian sử dụng của tài sản. Điều này giúp doanh nghiệp phản ánh chi phí liên quan đến việc sử dụng tài sản một cách chính xác trong từng kỳ kế toán.

Trích khấu hao là cách doanh nghiệp ghi nhận giá trị giảm dần của TSCĐ theo thời gian sử dụng, phản ánh giá trị tài sản này trong sổ sách kế toán. Một số phương pháp trích khấu hao:

• Phương pháp khấu hao đường thẳng: Đây là phương pháp phổ biến nhất, trong đó giá trị của tài sản được chia đều cho các kỳ kế toán trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của nó. Phương pháp này đơn giản, dễ áp dụng và phù hợp với các loại tài sản có giá trị sử dụng ổn định qua các kỳ.
• Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần: Phương pháp này cho phép khấu hao nhiều hơn trong các năm đầu sử dụng tài sản, sau đó giảm dần theo thời gian. Phương pháp này thường được áp dụng cho các tài sản có mức độ hao mòn cao trong giai đoạn đầu, như máy móc công nghệ hoặc thiết bị sản xuất.
• Phương pháp khấu hao theo sản lượng: Phương pháp này dựa vào khối lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà tài sản đó tạo ra. Nó thường được áp dụng cho các tài sản như máy móc hoặc phương tiện vận tải, nơi mà chi phí khấu hao liên quan trực tiếp đến năng suất sử dụng của tài sản.

Khi doanh nghiệp mới thành lập, kế toán cần căn cứ vào loại tài sản, tính chất sử dụng và chiến lược tài chính của doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp khấu hao phù hợp. Nếu doanh nghiệp muốn phân bổ đều chi phí khấu hao qua các kỳ, phương pháp đường thẳng sẽ là lựa chọn thích hợp. Phương pháp này phù hợp cho các tài sản mà giá trị sử dụng và hao mòn không thay đổi quá nhiều theo thời gian.

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu khấu hao nhanh trong những năm đầu để giảm lợi nhuận chịu thuế hoặc phản ánh mức độ hao mòn tài sản lớn trong giai đoạn đầu, kế toán có thể chọn phương pháp số dư giảm dần. Với những tài sản có năng suất hoặc khối lượng sử dụng thay đổi theo thời gian, kế toán có thể chọn phương pháp khấu hao theo sản lượng để phản ánh chính xác mức hao mòn liên quan đến khối lượng sản xuất hoặc vận hành.

Thời gian trích khấu hao của tài sản cố định phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật hiện hành, cụ thể là Thông tư 45/2013/TT-BTC về khấu hao tài sản cố định. Trong đó, quy định về thời gian khấu hao cho từng loại tài sản cố định như máy móc, thiết bị, nhà xưởng, phương tiện vận tải, và các tài sản khác. Kế toán cần xác định chính xác thời gian sử dụng hữu ích của tài sản để tính toán chi phí khấu hao phù hợp với quy định và thực tế sử dụng tài sản tại doanh nghiệp.

>> Tham khảo thêm bài viết Công việc của kế toán kho là gì?

8. Báo cáo sử dụng lao động, BHXH và kinh phí công đoàn

Khi một doanh nghiệp mới thành lập, ngoài các công việc liên quan đến thuế và tài chính, kế toán còn phải thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến báo cáo sử dụng lao động, bảo hiểm xã hội (BHXH) và kinh phí công đoàn. Đây là những yêu cầu pháp lý nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động và đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động và bảo hiểm xã hội. Dưới đây là phân tích chi tiết về từng công việc này:

8.1. Báo cáo sử dụng lao động

Báo cáo sử dụng lao động là một yêu cầu pháp lý để doanh nghiệp cung cấp thông tin về số lượng lao động đang làm việc, tình hình tuyển dụng và biến động nhân sự trong doanh nghiệp. Việc này giúp cơ quan nhà nước theo dõi và kiểm soát tình hình sử dụng lao động tại các doanh nghiệp, đồng thời bảo vệ quyền lợi của người lao động.

Kế toán hoặc phòng nhân sự phải lập báo cáo về số lượng lao động hiện có, bao gồm thông tin chi tiết về nhân viên, như họ tên, ngày tháng năm sinh, vị trí công việc và mức lương. Báo cáo phải ghi rõ các biến động về nhân sự, chẳng hạn như số lao động mới tuyển dụng, số lao động nghỉ việc, hay chuyển công tác trong kỳ báo cáo.

Quy trình thực hiện:

• Báo cáo định kỳ: Theo quy định, doanh nghiệp phải nộp báo cáo sử dụng lao động định kỳ mỗi năm một lần, vào khoảng tháng 6 và tháng 12. Một số địa phương hoặc ngành nghề có thể yêu cầu nộp báo cáo này hàng quý.
• Nơi nộp báo cáo: Kế toán cần nộp báo cáo này cho Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội, cơ quan quản lý lao động địa phương, hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến của Sở Lao động.

Báo cáo này giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn tình hình nhân sự, nắm bắt được sự thay đổi và điều chỉnh phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời, nó giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định của nhà nước, tránh các rủi ro phạt hành chính.

8.2. Báo cáo và thực hiện bảo hiểm xã hội (BHXH)

Bảo hiểm xã hội là chế độ bảo hiểm bắt buộc nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động trong các trường hợp như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và hưu trí. Doanh nghiệp có nghĩa vụ đóng BHXH cho nhân viên dựa trên lương và thời gian làm việc. Một số bảo hiểm doanh nghiệp phải đóng như:

• BHXH bắt buộc: Đây là phần bảo hiểm mà doanh nghiệp và người lao động đều phải đóng dựa trên mức lương của nhân viên.
• Bảo hiểm y tế (BHYT): Phần bảo hiểm này nhằm đảm bảo người lao động được hưởng các dịch vụ chăm sóc y tế khi ốm đau hoặc tai nạn.
• Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Loại bảo hiểm này hỗ trợ người lao động khi mất việc làm, giúp họ có thu nhập tạm thời và cơ hội tìm kiếm việc làm mới.

Quy trình thực hiện:

• Đăng ký BHXH lần đầu: Kế toán cần đăng ký tham gia BHXH cho doanh nghiệp và từng nhân viên trong vòng 30 ngày kể từ khi ký hợp đồng lao động chính thức. Hồ sơ đăng ký bao gồm tờ khai đăng ký tham gia BHXH cho người lao động và các tài liệu liên quan.
• Nộp báo cáo định kỳ: Hàng tháng, doanh nghiệp phải nộp báo cáo về tình hình đóng BHXH và thanh toán số tiền bảo hiểm cho cơ quan BHXH. Tỉ lệ đóng bảo hiểm thường là 32%, trong đó doanh nghiệp đóng 21.5% và người lao động đóng 10.5% (theo quy định hiện hành).
• Nộp qua hệ thống điện tử: Hiện nay, tất cả các báo cáo và thanh toán BHXH đều được thực hiện qua hệ thống điện tử của cơ quan BHXH, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác.

8.3. Kinh phí công đoàn

Mức đóng kinh phí công đoàn:

Theo quy định, doanh nghiệp phải đóng 2% trên tổng quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động. Kinh phí công đoàn này được đóng cho tổ chức công đoàn cấp trên, dù doanh nghiệp có thành lập công đoàn cơ sở hay không. Phần kinh phí này hoàn toàn do doanh nghiệp đóng, người lao động không phải đóng góp phần này.

Quy trình đóng kinh phí công đoàn:

Đăng ký tham gia công đoàn: Khi doanh nghiệp thành lập, kế toán cần liên hệ với Liên đoàn Lao động địa phương để đăng ký và đóng kinh phí công đoàn.

Nộp kinh phí công đoàn: Kinh phí công đoàn được nộp hàng quý hoặc hàng tháng, tùy vào quy định của địa phương. Doanh nghiệp cần nộp đúng hạn để tránh bị xử phạt.

>> Tham khảo thêm bài viết Dịch vụ kế toán nội bộ uy tín, chuyên nghiệp

9. Câu hỏi thường gặp

Kế toán doanh nghiệp cần lưu giữ tài liệu trong bao lâu?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp cần lưu giữ các tài liệu kế toán tối thiểu 5 năm. Tuy nhiên, đối với một số tài liệu như hợp đồng, hóa đơn, biên bản, có thể cần lưu giữ lâu hơn tùy vào loại tài liệu và yêu cầu của cơ quan chức năng.

Kế toán tài chính và kế toán quản trị có gì khác nhau?

• Kế toán tài chính: Tập trung vào việc lập báo cáo tài chính cho bên ngoài, như nhà đầu tư và cơ quan thuế. Nó tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán và quy định pháp luật.
• Kế toán quản trị: Tập trung vào việc cung cấp thông tin tài chính cho quản lý nội bộ, hỗ trợ việc ra quyết định và lập kế hoạch. Nó không nhất thiết phải tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn kế toán.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Công việc kế toán doanh nghiệp mới thành lập cần làm là gì?. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.