Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mới thành lập, như tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn và dễ dàng quản lý, mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Vậy thủ tục đăng ký hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập ra sao? Mời quý bạn đọc đến với bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC để hiểu hơn về vấn đề trên.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

1. Hoá đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về khái niệm hoá đơn điện tử:

“2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

>> Tham khảo thêm bài viết Thủ tục cung cấp hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp mới nhất

2. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

Hóa đơn điện tử là một trong những công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý giao dịch tài chính một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Để sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là đối với doanh nghiệp mới thành lập, cần đáp ứng một số điều kiện nhất định. Dưới đây là các điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp cần lưu ý:

2.1 Đăng ký và được cấp mã số thuế 

Doanh nghiệp mới thành lập cần phải hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp phải đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế địa phương. Mã số thuế này là yêu cầu cần thiết để doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử hợp pháp.

2.2 Có hệ thống phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần trang bị hệ thống phần mềm kế toán phù hợp, có khả năng tạo lập và quản lý hóa đơn điện tử. Phần mềm này không chỉ giúp doanh nghiệp lập hóa đơn nhanh chóng mà còn đảm bảo tính chính xác và dễ dàng trong việc lưu trữ và tra cứu. Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm đã được cấp phép và có chức năng hỗ trợ lập hóa đơn điện tử theo quy định.

2.3 Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký với cơ quan thuế để được sử dụng hóa đơn điện tử. Thủ tục này thường bao gồm việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó cần trình bày rõ thông tin về phần mềm và quy trình quản lý hóa đơn điện tử. Sau khi xem xét và phê duyệt, cơ quan thuế sẽ cấp cho doanh nghiệp mã số để sử dụng hóa đơn điện tử.

2.4 Đáp ứng các yêu cầu về bảo mật và chữ ký số

Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải có chữ ký số, một công cụ bảo mật giúp xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn. 

Chữ ký số được cấp bởi các tổ chức chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông công nhận. Việc sử dụng chữ ký số không chỉ đảm bảo tính xác thực mà còn giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin giao dịch một cách hiệu quả.

2.5 Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong lập hóa đơn

Hóa đơn điện tử cần phải được lập đúng quy định, bao gồm các thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp; tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua; mô tả hàng hóa, dịch vụ; giá trị, thuế suất và tổng giá trị thanh toán. 

Doanh nghiệp mới thành lập cần đảm bảo các thông tin này được nhập chính xác và đầy đủ để tránh phát sinh sai sót và rủi ro trong quá trình sử dụng.

2.6 Thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần có quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn và bảo mật. Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu là 10 năm, theo quy định của pháp luật. Việc lưu trữ này cần đảm bảo rằng hóa đơn có thể được truy cập và phục hồi dễ dàng khi cần thiết, đồng thời đáp ứng các yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế.

2.7 Tuân thủ quy định về báo cáo thuế

Doanh nghiệp cần phải thực hiện báo cáo thuế đúng hạn và đầy đủ, liên quan đến các hóa đơn điện tử đã phát hành. 

Các báo cáo này bao gồm việc kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Kế toán doanh nghiệp cần theo dõi kỹ lưỡng các hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

>> Tham khảo thêm bài viết Hướng dẫn tra cứu hoá đơn điện tử trên hệ thống Tổng cục Thuế

3. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp mới thành lập có thể thực hiện giao dịch và kê khai thuế một cách hiệu quả. 

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ, quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp được quy định cụ thể và chi tiết. Quá trình này bao gồm các bước liên quan đến việc chuẩn bị, đăng ký, thông báo phát hành, và sử dụng hóa đơn điện tử với sự giám sát từ cơ quan thuế. Quy trình đăng kí hoá đơn điện tử được nêu cụ thể tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

3.1. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết

Trước khi bắt đầu quá trình đăng ký, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ các điều kiện sau:

• Chữ ký số (chữ ký điện tử): Đây là yếu tố bắt buộc để doanh nghiệp có thể ký số và xác nhận tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Chữ ký số phải được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép.
• Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp phải lựa chọn và cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử. Phần mềm này có thể được cung cấp bởi Tổng cục Thuế hoặc bởi các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép. Phần mềm cần đảm bảo tích hợp tốt với hệ thống quản lý của doanh nghiệp và phù hợp với quy định của pháp luật.
• Kết nối với hệ thống thuế điện tử: Doanh nghiệp phải có tài khoản đăng ký trên hệ thống thuế điện tử (eTax) của Tổng cục Thuế, để thực hiện việc nộp hồ sơ đăng ký và gửi hóa đơn điện tử.

3.2. Gửi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Quy trình này được thực hiện qua hệ thống khai thuế điện tử (eTax). Các bước cụ thể bao gồm:

• Đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử (eTax) với tài khoản của doanh nghiệp.
• Chọn mục "Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử" và điền đầy đủ thông tin yêu cầu. Các thông tin bao gồm: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, thông tin về chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sẽ sử dụng.
• Doanh nghiệp phải xác nhận rằng họ đã chuẩn bị đầy đủ điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

3.3. Nhận phản hồi từ cơ quan thuế

Sau khi đăng ký, cơ quan thuế sẽ kiểm tra hồ sơ và thông tin mà doanh nghiệp đã cung cấp. Trong vòng một ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi phản hồi về việc chấp thuận hay từ chối yêu cầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Phản hồi này được gửi qua hệ thống thuế điện tử và sẽ bao gồm lý do nếu yêu cầu bị từ chối.

Nếu yêu cầu đăng ký được chấp thuận, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu yêu cầu bị từ chối, doanh nghiệp phải sửa đổi hoặc bổ sung thông tin và đăng ký lại.

>> Tham khảo thêm bài viết Tổng hợp mẫu hoá đơn điện tử thông dụng theo quy định

3.4. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận cho sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi chính thức sử dụng. Thông báo này bao gồm:

• Mẫu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sẽ sử dụng, bao gồm các thông tin như loại hóa đơn (hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, v.v.), ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn.
• Số lượng hóa đơn điện tử dự kiến phát hành.
• Thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử được gửi qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế, và phải được cơ quan thuế xác nhận. Sau khi có xác nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp mới được phép phát hành hóa đơn điện tử.

3.5. Phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử

Khi đã hoàn tất việc đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể chính thức sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch kinh doanh. Doanh nghiệp sẽ phát hành hóa đơn điện tử thông qua phần mềm đã được phê duyệt và gửi hóa đơn cho khách hàng dưới dạng tệp tin điện tử. Mỗi hóa đơn sẽ được ký số bằng chữ ký điện tử của doanh nghiệp để đảm bảo tính xác thực và pháp lý.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ hóa đơn và chứng từ, thường là trong vòng 10 năm. Hóa đơn điện tử phải được bảo đảm an toàn và bảo mật, có khả năng truy cập và phục hồi khi cần thiết.

Dưới đây là mẫu đăng kí hoá đơn điện tử 01ĐKTĐ/HĐĐT bạn có thể tham khảo.

4. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn và chứng từ, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số tài liệu để hoàn thành hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Quy trình này nhằm đảm bảo việc phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật. Dưới đây là các thành phần chính của hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định:

4.1 Thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu số 01/ĐK-HĐĐT)

Đây là tài liệu quan trọng mà doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế để thông báo việc sử dụng hóa đơn điện tử. 

Thông báo này bao gồm các thông tin chi tiết như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, thông tin về nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, loại hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sử dụng (hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế).

4.2 Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp

Đây là văn bản nội bộ của doanh nghiệp, do đại diện theo pháp luật ký duyệt, quyết định về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Quyết định này thể hiện ý chí và kế hoạch của doanh nghiệp trong việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

4.3 Hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử với đơn vị cung cấp

Doanh nghiệp cần cung cấp bản sao hợp đồng ký kết với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Hợp đồng này chứng minh rằng doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng dịch vụ của một đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được cấp phép và tuân thủ các quy định của pháp luật.

4.4 Chữ ký số (chữ ký điện tử)

Doanh nghiệp phải đảm bảo đã có chữ ký số (chữ ký điện tử) hợp lệ để thực hiện các giao dịch điện tử, bao gồm ký số trên hóa đơn điện tử. 

Chữ ký số cần được đăng ký với cơ quan thuế thông qua hệ thống khai thuế điện tử để đảm bảo việc ký và phát hành hóa đơn đúng quy định.

4.5 Mẫu hóa đơn điện tử: 

Doanh nghiệp cần cung cấp mẫu hóa đơn điện tử mà mình sẽ sử dụng. Mẫu hóa đơn này phải tuân thủ theo định dạng và các yêu cầu về thông tin bắt buộc của hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

4.6 Các thông tin liên quan đến hệ thống phần mềm quản lý hóa đơn điện tử

Trong trường hợp doanh nghiệp tự triển khai hệ thống quản lý hóa đơn điện tử thay vì sử dụng dịch vụ của bên cung cấp, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin về hệ thống này để cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lệ và khả năng tích hợp với hệ thống quản lý hóa đơn của nhà nước.

Quy trình nộp hồ sơ:

Doanh nghiệp sẽ chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ nói trên và nộp trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn). Sau khi nhận được hồ sơ, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và phản hồi trong thời gian từ 1 đến 2 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được chấp thuận và có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Lưu ý: Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

>> Tham khảo thêm bài viết Nội dung bắt buộc trên hoá đơn điện tử theo Nghị định

5. Thời hạn bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử đối với doanh nghiệp

Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020, Chính phủ đã điều chỉnh thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử. Cụ thể tại Điều 59 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: “Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa dịch vụ từ ngày 01/07/2022.”. Như vậy, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử kể từ ngày 01/07/2022.

6. Một số câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp nào?

Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp phần mềm đã được cơ quan thuế cấp phép. Danh sách các nhà cung cấp này thường được công bố công khai trên trang web của Tổng cục Thuế hoặc cơ quan thuế địa phương. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được tính hợp pháp và an toàn trong việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp cần làm gì sau khi nhận được phê duyệt sử dụng hóa đơn điện tử?

Sau khi nhận được phê duyệt, doanh nghiệp cần thực hiện việc lập, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng tất cả nhân viên có liên quan đều được đào tạo và hướng dẫn cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tránh sai sót trong quá trình sử dụng.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.