Hướng dẫn Tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống Tổng cục Thuế (Cập nhật 2024)

Hệ thống hóa đơn điện tử góp phần quan trọng xây dựng môi trường kinh doanh bình đẳng, minh bạch, thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp nhưng không phải ai cũng nắm rõ cách để tra cứu hóa đơn điện tử. Sau đây ACC sẽ hướng dẫn bạn cách để tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thông Tổng cục Thuế.

Cơ sở pháp lý:

Thông tư 78/2021/TT-BTC Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

1. Cách cách để tra cứu hóa đơn điện tử

Về cách thức tra cứu, xác thực hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123, cá nhân, tổ chức kinh doanh có thể lựa chọn 1 trong 3 cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử, cụ thể gồm:

• Sử dụng thông tin trên bản thể hiện PDF của hóa đơn điện tử (HĐĐT);
• Tra cứu trên cổng thông tin HĐĐT của Tổng cục thuế;
• Truy cập cổng thông tin HĐĐT.

2. Sử dụng thông tin trên bản thể hiện PDF của HĐĐT

Việc tra cứu theo phương thức này nhằm đảm bảo hóa đơn được xuất thật, đúng đối tượng người mua. Theo đó, sẽ đề phòng trường hợp người bán sửa file XML, PDF rồi gửi cho người mua qua các kênh như email, zalo...
Lưu ý, nên tự tra cứu, tải về file hóa đơn XML gốc và PDF từ link tra cứu của bên bán.

3. Tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin HĐĐT của Tổng cục thuế

Phương thức tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế được áp dụng với doanh nghiệp chưa đăng ký áp dụng HĐĐT theo Thông tư 78 và Nghị định 123.

• Các bước tra cứu cụ thể như sau:

Bước 1: Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết: 

MST của người bán, Loại hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Tổng tiền thanh toán, Mã captcha.

Lưu ý: Khi nhập “Ký hiệu hóa đơn”, cần bỏ bớt ký tự số ở đầu dãy ký hiệu. VD: 1C21TTV => C21TTV

Bước 3: Chọn “Tìm kiếm”.

4. Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử

Đối tượng có thể sử dụng cổng thông tin hóa đơn điện tử https://hoadondientu.gdt.gov.vn để tra cứu hóa đơn điện tử đó là các tổ chức, cá nhân đã đăng ký sử dụng HĐĐT theo Thông tư 78. Cụ thể là những đối tượng đã được cơ quan thuế gửi thông báo “Chấp nhận” cho áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sau khi được Chấp nhận, người nộp thuế sẽ được cấp tài khoản để truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế tại website https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

Quy trình gồm:

Bước 1: Đăng nhập theo thông tin tài khoản đã được Cơ quan thuế cấp.

Bước 2: “Tra cứu” => “Tra cứu hóa đơn”.

Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/ mua vào”.

Tại đây, màn hình sẽ hiển thị toàn bộ hóa đơn đã áp dụng TT 78 và NĐ 123.
Để xem thông tin hóa đơn, chọn “Tìm kiếm” => Click vào hóa đơn muốn xem để thực hiện các chức năng: Xem, In,  Xuất excel, Xuất XML.

5. Những câu hỏi thường gặp.

5.1. Mã xác thực là gì?

Mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hóa và được cung cấp bởi Tổng cục thuế từ những thông tin hóa đơn bán hàng/ cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

5.2. Tại sao cần phải có mã xác thực?

Doanh nghiệp cần hóa đơn điện tử có mã xác thực để bảo bảo vệ hóa đơn không bị thất lạc, đồng thời xác minh hóa đơn đó có thực. Đây là cách chống làm giả hóa đơn điện tử, vì mỗi hóa đơn điện tử sẽ có một mã xác thực duy nhất.

5.3. Nếu hóa đơn điện tử không có mã xác thực?

Theo điều 12, khoản 2 nghị định 119/2018 NĐ-CP quy định, các trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bao gồm:

• Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường biển, đường sắt, đường thủy, nước sạch; Tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại.
• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

5.4. Ngày ký hoá đơn có phải trùng với ngày xuất hoá đơn không? Có cách được hoá đơn không?

Khi bạn xuất hoá đơn điện tử có nghĩa là bạn đã ban hành đó nên  ngày ký hoá đơn với ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau (đối với hoá đơn giấy là ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống). Tuy nhiên hiện tại các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định chính thức về vần đề ngày ký trên hoá đơn và ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau hay không. Vấn đề này cũng tuỳ vào từng nhà cung cấp giải pháp, bạn nên tham khảo thêm.

Trên đây là nội dung về hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống Tổng cục Thuế do Công ty Luật ACC cung cấp kiến thức đến khách hàng. Chúng tôi hy vọng bạn có thể hiểu hơn về tra cứu hóa đơn điện tử để tránh khỏi các vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của bạn.