Tổng hợp mẫu hóa đơn điện tử thông dụng theo quy định

Hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hiện nay. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật, bài viết này Công ty Luật ACC sẽ giới thiệu mẫu hóa đơn điện tử thông dụng theo quy định để cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể nắm rõ các thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử và mẫu hóa đơn phù hợp.

Tổng hợp mẫu hóa đơn điện tử thông dụng theo quy định

1. Nội dung bắt buộc trên mẫu hóa đơn điện tử

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ bao gồm các thông tin chính là thông tin nhận dạng hóa đơn; thông tin bên giao dịch; thông tin hàng hóa, dịch vụ; thông tin thanh toán và thông tin khác. Cụ thể là 12 thông tin sau: 

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải có tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Tên liên hóa đơn: Phải thể hiện tên liên hóa đơn.
• Số hóa đơn: Số của hóa đơn phải được ghi rõ.
• Thông tin người bán và người mua: Bao gồm tên, địa chỉ, và mã số thuế của người bán và người mua. Nếu người mua không có mã số thuế, thì không cần ghi mã số thuế của người mua trên hóa đơn.
• Tên, đơn vị tính, số lượng và đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Phải ghi rõ tên, đơn vị tính, số lượng và đơn giá của hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Chữ ký của người bán và người mua: Cần có chữ ký của cả người bán và người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn: Thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm người bán ký số hóa đơn điện tử.
• Mã cơ quan thuế: Đối với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, cần ghi rõ mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại: Nếu có, cần ghi rõ phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, và khuyến mại.
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn: Trong trường hợp hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, phải ghi tên và mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn.
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền: Hóa đơn phải thể hiện chữ viết, chữ số và đồng tiền phù hợp.
• Nội dung khác: Có thể bao gồm logo nhận diện thương hiệu, hình ảnh đại diện của người bán, hoa văn trang trí trên mẫu hóa đơn, và các nội dung khác.

2. Tổng hợp mẫu hóa đơn điện tử thông dụng theo quy định

Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia

Hóa đơn bán tài sản công

Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù)

 

Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ)

Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử

Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng do Cục Thuế phát hành

Hóa đơn điện tử bán hàng do Cục Thuế phát hành

>>>Tìm hiểu thêm thông tin về Quy định mới nhất về ký hiệu, mẫu số trên hóa đơn bán hàng

3. Định dạng hóa đơn điện tử

Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật xác định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin để phục vụ cho việc truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ XML (XML là viết tắt của "eXtensible Markup Language", được phát triển để chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

Định dạng hóa đơn điện tử bao gồm hai thành phần chính:

Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ của hóa đơn điện tử.

Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, còn có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

>>>Tham khảo thêm thông tin về Mẫu hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật

4. Câu hỏi thường gặp

Chữ ký điện tử có vai trò gì trong hóa đơn điện tử?

Trả lời: Chữ ký điện tử có vai trò xác thực tính pháp lý của hóa đơn điện tử, đảm bảo rằng hóa đơn không bị giả mạo hoặc sửa đổi.

Những doanh nghiệp nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Trả lời: Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Các đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được quy định cụ thể trong từng thời kỳ và tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp vi phạm các quy định về hóa đơn điện tử thì sẽ bị xử lý như thế nào?

Trả lời: Doanh nghiệp vi phạm các quy định về hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt hành chính, buộc phải khắc phục hậu quả và trong trường hợp nghiêm trọng có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Như vậy, hóa đơn điện tử không chỉ là một chứng từ giao dịch mà còn chứa đựng nhiều thông tin quan trọng khác. Hy vọng thông qua bài viết của Công ty Luật ACC, các cá nhân và doanh nghiệp có thể nắm vững các quy định về mẫu hóa đơn điện tử thông dụng, giúp cá nhân hoặc doanh nghiệp lựa chọn được mẫu hóa đơn điện tử phù hợp với quả hoạt động kinh doanh.