Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử xử lý như thế nào?

Hóa đơn điện tử không chỉ là chứng từ giao dịch mà còn là cơ sở quan trọng để tính thuế, kiểm toán và các hoạt động quản lý khác. Do đó, việc đảm bảo tính chính xác của hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng. Đặc biệt, sai sót về địa chỉ trên hóa đơn có thể gây ra nhiều rắc rối và ảnh hưởng đến quyền lợi của cả người bán và người mua. Bài viết này Công ty Luật ACC sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử.

Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử xử lý như thế nào?

1. Căn cứ pháp lý về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Hiện nay, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, đơn vị. Việc triển khai chuyển đổi số một cách thành công và thống nhất trong quá trình lập, quản lý hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ.

Việc xử lý hóa đơn điện tử khi phát sinh sai sót hiện được thực hiện dựa trên hướng dẫn tại:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020
• Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17/9/2021

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, sai sót là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, các sai sót này sẽ được xử lý theo quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất và chính xác.

2. Xử lý sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Xử lý sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua

Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã được cấp mã mà chưa gửi cho người mua, người bán cần:

• Người bán cần thông báo với cơ quan thuế để hủy hóa đơn sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
• Sau đó, người bán lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn sai sót rồi gửi cho người mua.

Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua

Nếu hóa đơn đã gửi và phát hiện sai sót, người bán có thể xử lý như sau:

• Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót. Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm". Nếu có thỏa thuận với người mua, cần lập văn bản ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.
• Cách 2: Lập hóa đơn mới để thay thế hóa đơn sai sót. Trên hóa đơn mới phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm". Nếu có thỏa thuận với người mua, cần lập văn bản trước khi thay thế hóa đơn.

>>>Tìm hiểu thêm về Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót cùng Công ty Luật ACC nhé!

3. Hóa đơn sau khi điều chỉnh/thay thế có hủy được không?

Theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử có sai sót và đã được xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định, nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, người bán phải tiếp tục sử dụng hình thức đã chọn (điều chỉnh hoặc thay thế) từ lần xử lý đầu tiên cho các lần sau.

Như vậy, hóa đơn điện tử sau khi điều chỉnh/thay thế không được hủy, nếu tiếp tục có sai sót thì thực hiện thao tác thao tác điều chỉnh/thay thế giống lần đầu.

Cụ thể trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (hóa đơn F0) và đã xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế (hóa đơn F1), nhưng phát hiện hóa đơn F1 vẫn sai, cách xử lý tiếp theo sẽ như sau:

• Nếu chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn F2 để điều chỉnh cho hóa đơn F0.
• Nếu chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn F2 để thay thế cho hóa đơn F1.

>>>Tham khảo thêm thông tin về Cách kiểm tra hóa đơn điện tử thật giả

4. Câu hỏi thường gặp

Khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp có bắt buộc phải thông báo cho người mua không?

Trả lời: Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Nếu có thỏa thuận với người mua, doanh nghiệp nên thông báo để đảm bảo sự minh bạch. Tuy nhiên, theo quy định, việc thông báo không phải là bắt buộc.

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để quản lý hóa đơn điện tử, phần mềm này có hỗ trợ tự động hóa quá trình xử lý hóa đơn sai sót không?

Trả lời: Nhiều phần mềm kế toán hiện nay đã tích hợp chức năng hỗ trợ xử lý hóa đơn sai sót, bao gồm việc tạo hóa đơn điều chỉnh, thay thế và thông báo cho cơ quan thuế. Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình xử lý thủ công.

Ngoài sai sót về tên hàng hóa, còn những loại sai sót nào khác thường gặp trên hóa đơn điện tử?

Trả lời: Ngoài sai sót về tên hàng hóa, các loại sai sót khác thường gặp còn có: sai số lượng, sai đơn giá, sai mã hàng hóa, sai thông tin người mua/người bán, sai ngày tháng lập hóa đơn, sai tổng tiền,...

Việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót có ảnh hưởng gì đến hoạt động kê khai thuế của doanh nghiệp?

Trả lời: Nếu không xử lý kịp thời và đúng quy định, các sai sót trên hóa đơn điện tử có thể dẫn đến việc kê khai thuế không chính xác, gây ra các hậu quả như bị cơ quan thuế kiểm tra, phạt hành chính hoặc phải điều chỉnh lại số liệu kê khai.

Xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ, hay các sai sót khác trên hóa đơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ các quy định và tuân thủ quy trình xử lý một cách chính xác. Công ty Luật ACC hy vọng qua bài viết này, bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về cách xử lý các sai sót trên hóa đơn điện tử, từ đó áp dụng vào thực tế một cách hiệu quả và an toàn.