Cách xử lý sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử theo TT 78

Trong quá trình kinh doanh, việc lập hóa đơn điện tử là một nhiệm vụ không thể thiếu. Tuy nhiên, sai sót về mã số thuế trên hóa đơn điện tử có thể xảy ra, gây ra nhiều rắc rối cho cả bên bán và bên mua. Mã số thuế là thông tin thiết yếu để phân biệt các doanh nghiệp, và việc nhập sai thông tin này có thể dẫn đến việc hóa đơn không hợp lệ. Bài viết này Công ty Luật ACC sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về cách xử lý sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử.

Cách xử lý sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử theo TT 78

1. Nguyên nhân dẫn đến sai mã số thuế trên hoá đơn điện tử

Mã số thuế là thông tin quan trọng và bắt buộc khi lập hóa đơn cho khách hàng. Mỗi doanh nghiệp có một mã số thuế riêng, giúp phân biệt họ với các doanh nghiệp khác trên thị trường. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, mặc dù đã giảm được nhiều lỗi so với hóa đơn giấy, nhưng vẫn có thể gặp sai sót nếu nhập nhầm mã số thuế của công ty khác.

Những nguyên nhân phổ biến gây ra sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm:

• Lỗi từ người lập hóa đơn: Có thể là nhập sai mã số thuế hoặc không cập nhật thông tin mới nhất.
• Thông tin từ bên mua không chính xác: Nếu bên mua cung cấp sai mã số thuế, hóa đơn sẽ không hợp lệ.
• Lỗi hệ thống hoặc công nghệ: Hệ thống phần mềm có thể gặp trục trặc dẫn đến lỗi khi xuất và quản lý hóa đơn điện tử.

Trước khi xuất hóa đơn, người lập cần xác minh mã số thuế của cả hai bên qua các công cụ trực tuyến hoặc liên hệ cơ quan thuế.

2. Cách xử lý sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử

Cách xử lý sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử

Khi lập hóa đơn điện tử và phát hiện sai mã số thuế, bạn cần xử lý tùy theo tình trạng của hóa đơn. Cụ thể:

Hóa đơn sai mã số thuế nhưng chưa gửi cho người mua

Bước 1: Bên bán và bên mua lập biên bản thỏa thuận về lỗi sai mã số thuế và đồng ý xóa bỏ hóa đơn sai.

Bước 2: Bên bán hủy hóa đơn sai.

Bước 3: Bên bán lập hóa đơn mới, ký số và gửi lại cho bên mua. Hóa đơn mới cần ghi rõ: "Thay thế cho hóa đơn số...".

Bước 4: Bên bán gửi Thông báo hủy hóa đơn sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Nếu sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, cần thông báo và chờ cấp mã mới trước khi gửi hóa đơn cho người mua.

Hóa đơn sai mã số thuế đã gửi cho người mua

Bước 1: Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận xác nhận lỗi sai.

Bước 2: Bên bán gửi Thông báo hủy hóa đơn sai đến cơ quan thuế.

Bước 3: Bên bán lập hóa đơn mới hoặc điều chỉnh, ký số và gửi lại cho người mua. Hóa đơn phải ghi rõ: "Điều chỉnh cho hóa đơn số...".

Lưu ý: Nếu bên mua đã kê khai hóa đơn, nên lập hóa đơn điều chỉnh.

Cơ quan thuế phát hiện lỗi sai

Bước 1: Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về lỗi.

Bước 2: Bên bán lập Thông báo hủy hóa đơn sai và gửi cơ quan thuế trong vòng 2 ngày.

Bước 3: Bên bán và mua lập biên bản xác nhận lỗi.

Bước 4: Bên bán lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh và gửi lại cho người mua.

Lưu ý: Nếu hóa đơn đã kê khai, cả bên mua và bên bán phải kê khai điều chỉnh thông tin. Nếu không xử lý, cơ quan thuế sẽ xử phạt và loại bỏ hóa đơn khi kiểm tra.

>>>Tham khảo thêm về Biên bản điều chỉnh sai mã số thuế

Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa quy định cụ thể mức phí phải nộp khi hủy và lập lại hóa đơn. Tuy nhiên, các chi phí phát sinh sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể và quy định của từng doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn để tránh sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử

Để đảm bảo hóa đơn điện tử được lập chính xác và tránh những rắc rối không đáng có, doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc các bước sau:

• Thiết lập quy trình kiểm tra chặt chẽ: Trước khi xuất hóa đơn, hãy kiểm tra kỹ thông tin mã số thuế của khách hàng, đảm bảo thông tin khách hàng luôn được cập nhật mới nhất. Phân công trách nhiệm kiểm tra cho từng nhân viên và xây dựng quy trình kiểm tra rõ ràng.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ: Sử dụng phần mềm hỗ trợ lập hóa đơn điện tử có chức năng kiểm tra và tự động điền thông tin. Kết nối với cơ sở dữ liệu mã số thuế để đảm bảo thông tin chính xác.
• Đào tạo nhân viên: Tổ chức các buổi tập huấn về quy trình lập hóa đơn điện tử và cách kiểm tra thông tin. Nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của việc đảm bảo thông tin chính xác trên hóa đơn.
• Ngoài ra, cần lưu ý thêm: Luôn kiểm tra lại tất cả thông tin trên hóa đơn, đặc biệt là mã số thuế, trước khi ký và gửi cho khách hàng. Gửi hóa đơn nháp cho khách hàng để xác nhận thông tin trước khi lập hóa đơn chính thức.

>>>Mời bạn đọc tìm hiểu về Hóa đơn điện tử xuất sai có sửa được không?

4. Câu hỏi thường gặp

Nếu bên mua cung cấp sai mã số thuế, ai sẽ chịu trách nhiệm?

Trả lời: Bên mua sẽ chịu trách nhiệm về thông tin không chính xác, tuy nhiên bên bán cũng cần xác minh thông tin trước khi xuất hóa đơn.

Cần lưu ý điều gì khi gửi hóa đơn nháp cho khách hàng?

Trả lời: Cần đảm bảo rằng tất cả thông tin, đặc biệt là mã số thuế, được kiểm tra kỹ lưỡng để khách hàng có thể xác nhận trước khi hóa đơn chính thức được lập.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc tự xây dựng một hệ thống kiểm soát mã số thuế có phức tạp không? Có giải pháp nào đơn giản hơn?

Trả lời: Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát mã số thuế hoàn chỉnh có thể phức tạp và tốn kém. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng các phần mềm kế toán tích hợp sẵn chức năng quản lý hóa đơn điện tử. Phần mềm này thường có cơ sở dữ liệu mã số thuế lớn và các công cụ kiểm tra tự động, giúp giảm thiểu rủi ro sai sót.

Nếu doanh nghiệp không có phần mềm kế toán, họ có thể sử dụng công cụ nào khác để kiểm tra mã số thuế?

Trả lời: Ngoài phần mềm kế toán, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ trực tuyến miễn phí hoặc trả phí để kiểm tra mã số thuế. Tuy nhiên, độ chính xác và tính năng của các công cụ này có thể khác nhau.

Việc sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử có ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế GTGT của doanh nghiệp không?

Trả lời: Hoàn toàn có. Nếu hóa đơn điện tử sai mã số thuế, cơ quan thuế có thể không chấp nhận cho doanh nghiệp khấu trừ thuế GTGT hoặc yêu cầu doanh nghiệp bổ sung các giấy tờ chứng minh.

Việc xử lý hóa đơn điện tử sai mã số thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tránh những rắc rối pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả công việc và uy tín trong mắt khách hàng. Hy vọng qua bài viết của Công ty Luật ACC, bạn đã nắm vững nguyên nhân sai sót và áp dụng các bước xử lý sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình lập hóa đơn, bảo đảm thông tin chính xác và hợp lệ.