Quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp

Trong thời đại số hóa, hóa đơn điện tử đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong các giao dịch thương mại. Để tăng cường quản lý thuế, đảm bảo tính minh bạch và chống gian lận, Nhà nước ta đã ban hành quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Bài viết dưới đây Công ty Luật ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp.

Quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp là gì?

Khái niệm về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có các đặc điểm sau:

• Hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử bởi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ bằng phương tiện điện tử.
• Hóa đơn ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
• Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn bao gồm một số giao dịch duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự mã hóa dựa trên thông tin mà người bán cung cấp trên hóa đơn.

2. Quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp

Quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp

Việc nắm rõ quy định về hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp dễ dàng quản lý, lưu trữ và bảo quản hóa đơn, chứng từ, tránh các rủi ro bị phạt khi có thanh tra, kiểm tra.

Quy định về mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử

Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 (sửa đổi tại Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022), mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử là một chuỗi gồm 34 ký tự, do hệ thống của cơ quan thuế hoặc một đơn vị được ủy quyền tạo ra, đảm bảo tính duy nhất cho từng hóa đơn.

Ví dụ, đối với mã của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có 23 ký tự, được chia thành các phần:

• C1: Ký tự đầu tiên là chữ "M", xác định đây là hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
• C2: Một số từ 1 đến 6, chỉ loại hóa đơn (ví dụ: 1 là hóa đơn giá trị gia tăng, 2 là hóa đơn bán hàng...).
• C3C4: Hai số cuối của năm phát hành hóa đơn.
• C5-C9: Một chuỗi 5 ký tự do cơ quan thuế cấp.
• C10-C20: Chuỗi 11 số tăng liên tục, sinh từ phần mềm bán hàng.

Quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đăng ký lần đầu: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được ủy quyền.

Chuyển đổi: Nếu đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã và muốn chuyển sang loại có mã, doanh nghiệp phải thay đổi thông tin theo quy định và thực hiện chuyển đổi trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo từ cơ quan thuế.

Xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp

Nếu phát hiện hóa đơn có sai sót, trong các trường hợp sẽ có cách xử lý như sau:

• Chưa gửi cho người mua: Thông báo cho cơ quan thuế để hủy và lập hóa đơn mới thay thế.
• Đã gửi cho người mua:

Sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế: Thông báo với người mua và cơ quan thuế, không cần lập hóa đơn mới.

Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc thông tin hàng hóa: Có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế.

>>>Mời bạn đọc tham khảo Hướng dẫn Tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống Tổng cục Thuế

3. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp

Theo Điều 91 của Luật Quản lý thuế 2019, các đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế: Các doanh nghiệp, tổ chức phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bất kể giá trị của mỗi lần bán. 

Tuy nhiên, các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, bảo hiểm, y tế, tài chính tín dụng, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải... nếu có rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế yêu cầu, thì cũng phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

• Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh: Các hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu và lao động đạt mức tiêu chuẩn của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, nếu có thể xác định được doanh thu từ hoạt động kinh doanh, họ cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
• Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc: Những hộ và cá nhân kinh doanh không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng cần hóa đơn để giao cho khách hàng có thể được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn, họ cần khai thuế và nộp thuế đầy đủ.

>>>Xem thêm thông tin về Thủ tục cung cấp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

4. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điện tử có mã có thời hạn sử dụng không?

Trả lời: Hóa đơn điện tử có mã không có thời hạn sử dụng cụ thể như hóa đơn giấy. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế khi cần thiết.

Nếu mất hóa đơn điện tử có mã thì phải làm sao?

Trả lời: Trong trường hợp mất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn cách xử lý. Thông thường, doanh nghiệp có thể yêu cầu cơ quan thuế cung cấp lại thông tin về hóa đơn đã mất.

Có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử nào để tạo hóa đơn có mã?

Trả lời: Hiện nay, có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp trên thị trường. Doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô và nhu cầu của mình. Một số tiêu chí để lựa chọn phần mềm bao gồm: tính năng, giá cả, khả năng tích hợp với các hệ thống khác, sự hỗ trợ của nhà cung cấp.

Hóa đơn điện tử có mã có thể được lập lại nếu phát hiện sai sót không?

Trả lời: Có, nếu phát hiện sai sót sau khi đã gửi cho người mua, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn mới thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh tùy theo lỗi cụ thể để sửa lại thông tin sai lệch.

Qua bài viết này, Công ty Luật ACC đã đưa ra thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, các tổ chức, cá nhân cần chủ động cập nhật thông tin liên quan đến vấn đề này. Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cơ hội để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững.