Quy định về chữ ký người mua hàng trên hóa đơn điện tử

Trong bối cảnh số hóa ngày càng mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn băn khoăn về các quy định pháp lý liên quan đến chữ ký người mua hàng trên hóa đơn điện tử. Bài viết này Công ty Luật ACC sẽ giải đáp những thắc mắc và cung cấp những thông tin quy định về chữ ký người mua hàng trên hóa đơn điện tử.

Quy định về chữ ký người mua hàng trên hóa đơn điện tử

1. Căn cứ pháp lý về chữ ký người mua hàng trên hóa đơn điện tử

• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về hóa đơn và chứng từ.
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019 và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ.
• Công văn 411/TCT-DNL năm 2020 về hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ban hành

2. Quy định chữ ký của người bán, chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử

Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, trừ trường hợp người mua là đơn vị kế toán hoặc khi có thỏa thuận riêng giữa người mua và người bán. Cụ thể tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Công văn số 411/TCT-DNL ngày 4/2/2020 của Tổng cục Thuế có nêu:

• Đối với giao dịch bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng không phải là đơn vị kế toán, không cần chữ ký điện tử của người mua.
• Nếu người mua là đơn vị kế toán và đã có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh giao dịch mua bán (ví dụ: hợp đồng, biên nhận thanh toán, phiếu thu...), ngân hàng lập hóa đơn điện tử cho khách hàng mà không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của khách hàng.
• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nhưng đã có đầy đủ hồ sơ, chứng từ như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, biên nhận thanh toán..., thì người bán có thể lập hóa đơn điện tử mà không cần chữ ký điện tử của người mua.

>>>Mời bạn đọc xem thêm Chữ ký trên hóa đơn

3. Các trường hợp hóa đơn điện tử không phải có chữ ký số của người mua

Các trường hợp hóa đơn điện tử không phải có chữ ký số của người mua

Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký của người mua trong một số trường hợp sau:

• Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua, kể cả trong trường hợp lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.
• Nếu người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên (người mua, người bán) có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số trên hóa đơn do người bán lập, thì hóa đơn điện tử sẽ bao gồm chữ ký số của cả hai bên theo thỏa thuận.
• Đối với hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua.
• Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân không kinh doanh không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua.
• Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không phát hành qua website và hệ thống thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế, nếu xác định là hóa đơn điện tử cho khách hàng cá nhân không kinh doanh, thì không cần có chữ ký số.
• Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không, lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, không cần có chữ ký số của người mua.
• Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế cũng không bắt buộc có chữ ký số.

>>>Tìm hiểu thêm về Chữ ký số dùng trong trường hợp nào?

4. Câu hỏi thường gặp

Ngoài chữ ký điện tử, có hình thức ký khác nào có thể được chấp nhận trên hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Hiện nay, chữ ký điện tử là hình thức ký chính thức và được pháp luật công nhận trên hóa đơn điện tử. Các hình thức ký khác như chữ ký số, chữ ký hình ảnh... có thể được sử dụng nhưng phải đáp ứng các yêu cầu về tính bảo mật và xác thực theo quy định của pháp luật.

Việc không có chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử có ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hóa đơn đó không?

Trả lời: Trong một số trường hợp nhất định, việc không có chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử thường không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hóa đơn, trừ khi có quy định đặc biệt hoặc thỏa thuận riêng giữa người mua và người bán. Tuy nhiên, việc có chữ ký sẽ giúp tăng cường tính xác thực và minh bạch cho hóa đơn.

Nếu người mua và người bán không có thỏa thuận về việc ký hóa đơn điện tử, thì ai sẽ chịu trách nhiệm về việc lập hóa đơn?

Trả lời: Theo quy định, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử. Việc người mua có ký hay không ký vào hóa đơn sẽ không ảnh hưởng đến trách nhiệm này.

Có những phần mềm nào hỗ trợ việc tạo và quản lý chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử?

Trả lời: Hiện nay có nhiều phần mềm hỗ trợ tạo và quản lý chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử như MISA, Viettel, VNPT,... Các phần mềm này thường tích hợp các tính năng như tạo chữ ký điện tử, lưu trữ hóa đơn điện tử, kết nối với cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn một cách hiệu quả.

Tóm lại, quy định về chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử khá linh hoạt, không bắt buộc trong nhiều trường hợp, trừ khi có thỏa thuận hoặc khi người mua là đơn vị kế toán. Qua bài viết này, Công ty Luật ACC hy vọng người đọc biết được quy định liên quan đến chữ ký của người mua hàng trên hóa đơn điện tử.