Cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định mới nhất

Trong thời đại công nghệ phát triển, hóa đơn điện tử đang trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Việc nắm vững cách tải và in hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng các quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính. Bài viết dưới đây Công ty Luật ACC sẽ hướng dẫn chi tiết cách in hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất.

Cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định 

1. Các trường hợp cần in hóa đơn điện tử

Theo Điều 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về việc in hóa đơn điện tử ra giấy được thực hiện trong các trường hợp sau:

• Khi có nhu cầu liên quan đến hoạt động kinh tế, tài chính
• Theo yêu cầu của cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra hoặc điều tra
• Theo quy định của pháp luật liên quan đến thanh tra, kiểm tra và điều tra

Ngoài ra, hóa đơn điện tử phải luôn sẵn sàng để in ra giấy khi cần.

Lưu ý rằng, hóa đơn điện tử sau khi in ra giấy chỉ dùng để lưu trữ, ghi sổ sách và không có giá trị thanh toán hay giao dịch, trừ khi đó là hóa đơn từ máy tính tiền có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.

2. Cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định

Cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định

Để in hóa đơn điện tử, bạn cần đảm bảo máy tính của bạn có kết nối internet ổn định để truy cập và sử dụng phần mềm in hóa đơn điện tử dễ dàng. Sau đó, bạn thực hiện các thao tác sau: 

Truy cập phần mềm in hóa đơn điện tử

Sau khi kết nối internet, mở phần mềm in hóa đơn điện tử mà bạn đã cài đặt. Phần mềm có thể là một ứng dụng trên máy tính hoặc một trang web, tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ.

Nhập thông tin khách hàng

Khi phần mềm hiện giao diện, nhập thông tin khách hàng như: tên, địa chỉ, số điện thoại và email. Thông tin này sẽ xuất hiện trên hóa đơn.

Nhập thông tin sản phẩm hoặc dịch vụ và phương thức thanh toán

Nhập chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng đã mua, bao gồm: tên sản phẩm/dịch vụ, số lượng, giá và tổng tiền. Nếu có nhiều sản phẩm, thêm các dòng để nhập thêm.

Chọn phương thức thanh toán khách hàng đã sử dụng, như tiền mặt, chuyển khoản, hoặc thẻ tín dụng. Điều này giúp hóa đơn hiển thị chính xác.

Kiểm tra lại thông tin

Trước khi in, kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập để đảm bảo không có sai sót. Nếu cần, sửa thông tin trước khi in.

In hóa đơn điện tử

Khi thông tin đã chính xác, bấm nút In để tạo hóa đơn. Hóa đơn sẽ được lưu dưới dạng file PDF hoặc HTML, tùy vào cài đặt phần mềm. Bạn có thể lưu file này hoặc in ra bằng máy in. Nếu bạn sử dụng máy in chuyên dụng, hãy đảm bảo cài đặt đúng trình điều khiển để in hóa đơn đầy đủ và chính xác.

>>>Xem thêm về Hướng dẫn in hóa đơn tiền điện trực tuyến

3. Lưu ý khi in hóa đơn điện tử

Lưu ý khi in hóa đơn điện tử:

• Quy trình in hóa đơn có thể khác nhau tùy theo phần mềm mà bạn sử dụng.
• Bạn cần tuân thủ đúng các quy định và hướng dẫn của cơ quan thuế để đảm bảo việc in hóa đơn điện tử là hợp pháp và chính xác.
• Nếu gặp vấn đề kỹ thuật khi in hóa đơn, hãy liên hệ với nhà cung cấp phần mềm hoặc nhờ chuyên gia kỹ thuật hỗ trợ để được giải quyết nhanh chóng.
• Hãy đảm bảo rằng hóa đơn điện tử được lưu trữ theo thời gian quy định của pháp luật. Thời gian lưu trữ có thể kéo dài, vì vậy cần đảm bảo dữ liệu có thể truy cập và lưu trữ lâu dài.

>>>Mời bạn tham khảo thêm về Hướng dẫn in kết quả tra cứu hóa đơn điện tử

4. Câu hỏi thường gặp

Tại sao phải in hóa đơn điện tử ra giấy khi đã có bản điện tử?

Trả lời: Mặc dù hóa đơn điện tử đã được số hóa, nhưng trong một số trường hợp cụ thể như yêu cầu của khách hàng, cơ quan thuế hoặc để lưu trữ hồ sơ, việc in hóa đơn ra giấy vẫn cần thiết. Ngoài ra, một số người vẫn quen thuộc và tin tưởng hơn khi có bản cứng của hóa đơn.

Có thể sử dụng bất kỳ phần mềm nào để in hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Không phải phần mềm nào cũng có chức năng in hóa đơn điện tử. Bạn cần sử dụng các phần mềm chuyên dụng được cấp phép bởi cơ quan thuế và đáp ứng đầy đủ các quy định hiện hành.

Làm sao để đảm bảo tính bảo mật của hóa đơn điện tử khi in ra giấy?

Trả lời: Để đảm bảo tính bảo mật, bạn nên in hóa đơn trên giấy chất lượng tốt, có các yếu tố bảo mật như logo công ty, mã QR, và hạn chế chia sẻ thông tin hóa đơn với người khác.

Nếu máy in bị lỗi, có cách nào khác để có được bản sao hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Hoàn toàn có thể. Bạn có thể lưu hóa đơn dưới dạng file PDF hoặc HTML và gửi qua email cho khách hàng hoặc đối tác. Ngoài ra, một số phần mềm còn cho phép bạn xuất hóa đơn ra các định dạng khác như Excel hoặc CSV.

Có thể sửa thông tin trên hóa đơn điện tử sau khi đã in ra không?

Trả lời: Thông thường, việc sửa thông tin trên hóa đơn điện tử sau khi đã in ra là không được phép. Nếu có sai sót, bạn cần hủy hóa đơn cũ và lập lại hóa đơn mới. Tuy nhiên, quy định cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào từng loại phần mềm và quy định của cơ quan thuế.

Việc in hóa đơn điện tử là một quy trình đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Công ty Luật ACC hy vọng qua bài viết này, bạn thực hiện được đúng cách in hóa đơn điện tử theo quy định, từ đó bạn có thể dễ dàng quản lý hóa đơn một cách hiệu quả và minh bạch.