Khi sử dụng hóa đơn giấy, sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn về những thông tin số lượng và đơn giá liệt kê của hàng hóa và sau đó sẽ đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận. Nhưng hóa đơn giấy trong quá trình sử dụng đã xuất hiện nhiều vấn đề tiêu cực, như có thể làm giả cả về mẫu mã, hình thức và con dấu gây ra nhiều bất lợi cho doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Vì vậy, hóa đơn điện tử ra đời giúp khắc phục những tiêu cực của hóa đơn giấy, là một bước tiến mới mang ý nghĩa to lớn giúp cho doanh nghiệp cũng như cơ quan Thuế. Mời quý khách hàng cùng theo dõi bài viết dưới đây của công ty Luật ACC để biết thông tin cụ thể về "Ý nghĩa của hóa đơn điện tử".

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Ý nghĩa của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

a) Tiết kiệm thời gian, chi phí

Đối với hóa đơn truyền thống khi muốn xuất hóa đơn phải viết tay thông tin vào hóa đơn, sau đó lấy chữ ký, đóng dấu một phần lưu vào và một phần gửi cho khách hành. Quá trình này rất là tốn kém thời gian nhất là khi đối tác ở xa sẽ mất rất nhiều ngày để chuyển hóa đơn tới đối tác.

Ngoài tiết kiệm thời gian, hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn một cách hiệu quả. Khi dùng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ không phải chi những khoản phí cho giấy, mực in, kho lưu trữ, xe vận chuyển… như đã từng làm với hóa đơn giấy trước đó.

b) Lưu trữ mãi mãi, bảo mật dữ liệu, chuyển đổi dễ dàng

Hóa đơn điện tử được lập hoàn toàn trên máy tính nên dễ dàng chỉnh sửa, lưu trữ mà không sợ bị mất, rách hay hư hại.

c) Giảm thiểu sai sót, chỉnh sửa nhanh chóng trong quá trình lập hóa đơn, chống hóa đơn giả, hóa đơn bất hợp pháp

Khách hàng có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên website chính thức của Tổng cục Thuế, vì mỗi hóa đơn điện tử có mã của Tổng cục Thuế đề gắn liền với mã số thuế của doanh nghiệp. Vì thế việc giả mạo hóa đơn điện tử là không thể. Việc không thể làm giả hóa đơn điện tử đã góp phần tạo dựng niềm tin nơi khách hàng và nâng cao uy tín của các doanh nghiệp làm ăn chân chính.

Xin giấy phép kinh doanh vận tải ô tô ở đâu? Thủ tục thế nào? Mời quý bạn đọc theo dõi bài viết Thủ tục cấp giấy phép kinh doanh vận tải biển

d ) Giảm thời gian giao, nhận hóa đơn

Thông thường, phải mất vài ngày khách hàng mới nhận được hóa đơn. Trong khi đó, với hóa đơn điện tử, chỉ cần vài cú nhấp chuột, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào có internet.

e) Không lo bị thất lạc hóa đơn

Hóa đơn điện tử được lập trên máy tính và cũng sẽ được chuyển cho khách hàng qua internet, trong khi hóa đơn giấy phải được gửi qua đường bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác. Việc hóa đơn giấy bị thất lạc rất dễ rảy xa và gây không ít phiền toái cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giảm được các rủi ro do mất mát hóa đơn trong khâu vận chuyển, giao nhận đồng thời cũng giảm được các vụ việc tranh chấp, kiện tụng xảy ra do các lỗi thất lạc, mất mát hoặc giao chậm trễ hóa đơn. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng tăng tính an toàn, bảo mật, tiện lợi cho doanh nghiệp trong kiểm tra truy xuất nguồn gốc hóa đơn, thông tin về đối tác bán hàng.

3. Ý nghĩa của hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế.

a) Rút ngắn thời gian làm thủ tục, kiểm tra

Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, thông tin về hóa đơn của doanh nghiệp được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục nên cơ quan thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của doanh nghiệp, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi doanh nghiệp xuất hóa đơn.

b) Minh bạch, rõ ràng trong báo cáo Thuế

Hiện tượng doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, tình trạng làm giả hóa đơn sẽ được giảm thiểu tối đa, đây là yếu tố cốt yếu để có thể tạo ra một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển và đồng thời khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn - lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.

4. Câu hỏi thường gặp

Có những loại hóa đơn điện tử nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định về các loại hóa đơn điện tử

Nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm những gì?

Đối với quy định về nội dung của hóa đơn điện tử thì tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định như sau:

"Điều 6. Nội dung của hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

đ) Tổng số tiền thanh toán;

e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022 không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua - bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 01/7/2022.

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử?

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. HĐĐT có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.
• Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
• Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Trên đây là toàn bộ nội dung trả lời cho câu hỏi Ý nghĩa của hóa đơn điện tử mà chúng tôi cung cấp đến cho quý khách hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần giải đáp cụ thể, hãy liên hệ với Công ty luật ACC để được hỗ trợ:

Hotline: 1900.3330
Zalo: 0846967979
Gmail: [email protected]
Website: accgroup.vn