Sổ sách kế toán cho công ty mới thành lập

Việc duy trì sổ sách kế toán là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà công ty mới thành lập cần chú ý để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả. Sổ sách kế toán không chỉ giúp theo dõi các hoạt động kinh doanh mà còn là cơ sở để lập báo cáo tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật. Bài viết của Luật ACC sẽ cung cấp những thông tin cần thiết về loại sổ sách kế toán cho công ty mới thành lập cần thiết lập và cách thức quản lý chúng.

 Sổ sách kế toán cho công ty mới thành lập 

1. Sổ sách kế toán là gì?

Sổ sách kế toán là các loại sổ sách dùng để ghi chép và tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty theo trình tự thời gian để làm cơ sở cho việc thực hiện các báo cáo và quyết toán theo quy định của các cơ quan nhà nước. Bên cạnh đó, sổ sách kế toán còn là tài liệu phục vụ cho công việc tra cứu, đối chiếu và theo dõi hoạt động kinh doanh khi cần thiết.

2. Các loại sổ sách kế toán cho công ty mới thành lập 

Căn cứ theo Phụ lục 4 Danh mục biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi chép sổ kế toán và hình thức sổ kế toán ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC có quy định như sau:

• Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. 
• Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái. Sổ kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Cụ thể mục đích sử dụng và nội dung của sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết như sau:

2.1. Sổ kế toán tổng hợp

- Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp. Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

• Ngày, tháng ghi sổ;
• Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

- Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

• Ngày, tháng ghi sổ;
• Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.

2.2. Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý.

Số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Số lượng, kết cấu các sổ, thẻ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc.

Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ, thẻ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp.

3. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán cho công ty mới thành lập là gì?

Dưới đây là những nguyên tắc và đặc trưng cơ bản của các hình thức kế toán theo quy định tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

 Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán cho công ty mới thành lập 

3.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung:

Nguyên tắc: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của nghiệp vụ.

Đặc trưng: Dữ liệu từ sổ Nhật ký được dùng để ghi vào Sổ Cái, theo từng nghiệp vụ phát sinh.

3.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái:

Đặc trưng: Ghi chép nghiệp vụ theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trong cùng một sổ tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ.

3.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Đặc trưng: Căn cứ trực tiếp để ghi vào sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ, được lập dựa trên chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ cùng loại. Việc ghi sổ bao gồm ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ theo trình tự thời gian và Sổ Cái theo nội dung kinh tế.

3.4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ:

Đặc trưng: Hình thức này kết hợp ghi chép nghiệp vụ theo thời gian với hệ thống hóa theo nội dung kinh tế, sử dụng các mẫu sổ in sẵn, kết hợp giữa hạch toán tổng hợp và chi tiết, giúp lập báo cáo tài chính chính xác.

Mỗi hình thức đều có các đặc trưng riêng phù hợp với quy mô và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.

>>> Đọc thêm về bài viết Các nguyên tắc ghi sổ sách kế toán trong bài viết của Luật ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các nguyên tắc ghi sổ sách kế toán cho công ty 

4. Các công việc kế toán cần làm cho công ty mới thành lập

4.1. Mở tài khoản ngân hàng, mua chữ ký số

Chữ ký số (token) hay chữ ký điện tử được xem như con dấu điện tử dùng để hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động như nộp thuế trực tuyến hay giao dịch ngân hàng điện tử, cổng thông tin quốc gia… Do đó, không cần phải thực hiện các giấy tờ rườm rà như phương pháp truyền thống. Những đơn vị cung cấp chữ ký số (token) phổ biến hiện nay là BKAV, Misa, VNPT, VINA, NEWTEL, VIETTEL, SAFE-CA,…

Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp, công ty cần mở tài khoản ngân hàng dành riêng cho doanh nghiệp. Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp được sử dụng cho các giao dịch nhận, thanh toán và rút tiền. Đây là quy định bắt buộc khi doanh nghiệp mới thành lập phải thực hiện mở tài khoản ngân hàng cho công ty mới. Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản ngân hàng để nộp tiền thuế điện tử.

4.2. Khai và nộp lệ phí môn bài

(i) Thời hạn nộp lệ phí môn bài:

Hiện nay, Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 22/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 139/2016 quy định về lệ phí môn bài (ban hành ngày 24/02/2020) cụ thể như sau:

Theo Điểm c Khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP, từ ngày 25/02/2020 miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12) đối với:

• Tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới).
• Hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân lần đầu ra hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Ngoài ra, trong thời gian miễn lệ phí môn bài thì doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập chi nhánh hay địa điểm kinh doanh thì chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí môn bài trong thời gian doanh nghiệp nhỏ, vừa được miễn lệ phí môn bài.Mặt khác, theo Khoản 3 Điều 1 Nghị định số 22/2020/NĐ-CP thì các doanh nghiệp nhỏ chuyển từ hộ kinh doanh thực hiện khai lệ phí môn bài. Ngòi ra, phải nộp tờ khai cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (trước 30/1 năm sau), nghĩa là năm mới ra hoạt động sản xuất.

(ii) Mức nộp lệ phí môn bài

Lưu ý: 

• Doanh nghiệp thành lập trong 06 tháng đầu năm: Nộp lệ phí môn bài cả năm.
• Doanh nghiệp thành lập trong 06 tháng cuối năm (từ 01/7 trở đi): Nộp 50% lệ phí môn bài.

4.3 Khai thuế giá trị gia tăng

(i) Kỳ kê khai thuế GTGT

Hiện nay, căn cứ theo Điều 15 – Thông tư số 151/2014/TT-BTC được ban hành ngày 10 tháng 10 năm 2014 cụ thể như sau:

Trường hợp người nộp thuế mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh việc khai thuế GTGT được thực hiện theo quý. Sau khi sản xuất kinh doanh đủ 12 tháng thì từ năm dương lịch tiếp theo sẽ căn cứ theo mức doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ của năm dương lịch trước liền kề (đủ 12 tháng) để thực hiện khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý.

Chính vì thế, các doanh nghiệp mới thành lập sẽ nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng theo kỳ kê khai quý ứng với tháng doanh nghiệp được thành lập trước đó.

Ví dụ: doanh nghiệp thành lập tháng 8/2019, nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng từ quý 3/2019.

(ii) Phương pháp kê khai thuế GTGT

Hầu như, những kế toán doanh nghiệp mới thành lập thường kê khai theo phương pháp trực tiếp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn kê khai theo phương pháp khấu trừ thì phải đăng ký trước.

Ngoài ra, đối với trường hợp nếu kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì phải gửi tờ khai thuế giá trị gia tăng mẫu số 04/GTGT, 03/GTGT đến các cơ quan thuế tại kỳ tính thuế đầu tiên (từ khi doanh nghiệp được thành lập).

Ngược lại, đối với trường hợp nếu kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì phải gửi tờ khai thuế giá trị gia tăng mẫu số 02/GTGT, 01/GTGT đến các cơ quan thuế tại kỳ tính thuế đầu tiên (tính kể từ khi doanh nghiệp được thành lập).

4.4. Kê khai thuế thu nhập cá nhân

Hiện nay, các kỳ kê khai thuế thu nhập cá nhân gồm có 2 loại đó là kê khai dựa theo tháng hoặc theo quý. Tuy nhiên, đối với trường hợp nếu doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng theo quý thì khai thuế thu nhập cá nhân cũng theo quý.

Ngoài ra, nếu trong quý phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên thì phải khai thuế thu nhập cá nhân. Ngược lại, nếu trong quý không phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của bất kỳ nhân viên nào thì không phải khai thuế thu nhập cá nhân đó.

4.5. Thuế thu nhập doanh nghiệp

Hầu như, thuế thu nhập doanh nghiệp là loại thuế trực thu đánh trên phần thu nhập sau khi trừ đi các khoản chi phí hợp lý, có liên quan đến thu nhập của đối tượng nộp thuế.

Thông thường, các kế toán doanh nghiệp mới thành lập dựa theo hàng quý và căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh thì các doanh nghiệp phải thực hiện tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý.

Lưu ý: Với nền phát triển của kinh tế hiện nay thì không phải nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính. Tuy nhiên, thời hạn nộp chậm nhất là ngày thứ 30 của quý tiếp theo.

4.6. Lựa chọn hóa đơn

(i) Hóa đơn GTGT:

Ngày nay, căn cứ theo Khoản 2 – Điều 3 – Thông Tư số 39/2014/TT-BTC (các sửa đổi bởi Khoản 1 – Điều 5 – Thông Tư số 119/2014/TT-BTC) cụ thể như sau:

Nếu doanh nghiệp khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn GTGT trong các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa.
• Hoạt động vận tải quốc tế.
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

(ii) Hóa đơn bán hàng

Hầu như, đối với trường hợp nếu doanh nghiệp khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, đồng thời khi bán hàng hóa trong nội địa và xuất vào khu phi thuế quan thì sẽ được coi như xuất khẩu thì sử dụng hóa đơn bán hàng.

Lúc này, doanh nghiệp phải lên chi cục thuế quản lý trực tiếp để làm thủ tục mua hóa đơn.

Lưu ý: Tuy nhiên, sau khi làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn với hóa đơn giá trị gia tăng hoặc mua hóa đơn bán hàng của chi cục thuế thì các doanh nghiệp phải làm bảng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của mình.

4.7. Lựa chọn chế độ kế toán và phương pháp trích khấu hao TSCĐ

(i) Lựa chọn chế độ kế toán cho doanh nghiệp: 

Hiện nay, việc lựa chọn chế độ kế toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Thông thường, các chế độ kế toán phù hợp thì khi hạch toán phải đảm bảo sự chính xác. Đặc biệt, có 3 chế độ kế toán phổ biến sau đây:

• Chế độ 1: Chế độ kế toán theo Thông Tư số 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.
• Chế độ 2: Chế độ kế toán theo Thông Tư số 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ).
• Chế độ 3: Chế độ kế toán theo Thông Tư số 132/2018/TT-BTC: Áp dụng cho các doanh nghiệp siêu nhỏ, bao gồm các doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo phương pháp tính trên thu nhập tính thuế và phương pháp theo tỷ lệ % trên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.

Lưu ý: Thông thường, các doanh nghiệp siêu nhỏ có thể lựa chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông Tư số 133/2016/TT-BTC. Do đó, có thể lựa chọn cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Chính vì thế, việc đầu tiên cần làm là doanh nghiệp phải xác định quy mô doanh nghiệp mới thành lập. Sau đó mới có thể lựa chọn chế độ kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp.

(ii) Lựa chọn phương pháp khấu hao TSCĐ

Lựa chọn phương pháp khấu hao TSCĐ thì căn cứ Điều 13 – Thông Tư số 45/2013/TT-BTC.

Có 03 phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (gọi tắt là TSCĐ):

• Phương pháp khấu hao đường thẳng.
• Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh.
• Phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm.

Hơn nữa, các doanh nghiệp tự quyết định phương pháp trích khấu hao cũng như thời gian trích khấu hao tài sản cố định. Tuy nhiên, phải thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi bắt đầu thực hiện.

Mặt khác, các phương pháp trích khấu hao áp dụng cho từng tài sản cố định mà doanh nghiệp đã lựa chọn, bắt buộc phải thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Tất cả các quá trình này phải được thực hiện nhất quán trong suốt quá trình sử dụng tài sản cố định.

4.8. Báo cáo sử dụng lao động, BHXH và kinh phí công đoàn

Thông thường, báo cáo lao động là báo cáo tình hình sử dụng lao động. Hầu như, nó là quá trình thu thập thông tin về lao động hay tiếp nhận cho tới khi đã ghi nhận tên lao động vào danh sách chính thức. Nhằm mục đích để trình lên cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Hiện nay, bắt buộc các doanh nghiệp khai việc sử dụng lao động khi mới thành lập. Ngoài ra, phải báo cáo tình hình sử dụng lao động cho phòng Lao động Thương binh và Xã hội.

Lưu ý: Hơn nữa, các kế toán doanh nghiệp mới thành lập cần xây dựng thang và bảng lương để nộp cho phòng Lao động Thương binh và Xã hội.

Khi ký hợp đồng với nhân viên, doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm bắt buộc cho nhân viên.

Sau khi làm thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội thì liên hệ với Liên đoàn lao động cấp huyện nơi có trụ sở của doanh nghiệp để nộp kinh phí công đoàn.

>>> Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm về Dịch vụ kế toán nội bộ uy tín, chuyên nghiệp của Luật ACC để có thêm lựa chọn khi cần hỗ trợ tư vấn về các vấn đề kế toán của doanh nghiệp  

 5. Câu hỏi thường gặp 

Công ty mới thành lập cần mở những loại sổ sách kế toán nào?

Trả lời: Công ty mới thành lập cần mở các sổ sách như Sổ Nhật ký, Sổ Cái, và Sổ đăng ký chứng từ để theo dõi và quản lý tài chính hiệu quả.

Khi nào thì cần lập báo cáo tài chính?

Trả lời: Công ty mới thành lập cần lập báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng, quý và năm để đánh giá tình hình tài chính và tuân thủ quy định pháp luật.

Có cần thuê kế toán cho công ty mới thành lập không?

Trả lời: Mặc dù không bắt buộc, nhưng việc thuê kế toán có kinh nghiệm sẽ giúp công ty quản lý tài chính hiệu quả và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Việc lập và quản lý sổ sách kế toán là một công việc quan trọng và cần thiết đối với công ty mới thành lập. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về vấn đề sổ sách kế toán cho công ty mới thành lập. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn sớm nhất.