Doanh nghiệp lập 2 hệ thống sổ sách kế toán được không?

Việc lập 2 hệ thống sổ sách kế toán là một vấn đề đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Một số doanh nghiệp cho rằng việc này có thể giúp họ giảm thiểu thuế và tăng lợi nhuận. Vậy Doanh nghiệp lập 2 hệ thống sổ sách kế toán được không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời.

Doanh nghiệp lập 2 hệ thống sổ sách kế toán được không?

1. Kế toán 2 sổ là gì?

Kế toán 2 sổ là hành động doanh nghiệp thành lập hai hệ thống sổ sách khác nhau để kê khai doanh thu thấp hơn thực tế, nhằm mục đích “giảm nghĩa vụ đóng thuế”.

Cụ thể, nhiều khách hàng (đặc biệt là các khách hàng cá nhân) không yêu cầu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) nên doanh nghiệp có thể “cân đối” doanh số thấp hơn thực tế miễn sao đừng quá chênh lệch dẫn đến việc cơ quan thuế nghi ngờ. Trong bối cảnh đa số các giao dịch ở Việt Nam đều thanh toán bằng tiền mặt thì cơ quan thuế rất khó kiểm soát được tình trạng này một cách hiệu quả.

Trường hợp khác, doanh nghiệp dùng hai sổ là để “giảm nghĩa vụ đóng thuế” bằng cách kê khai chi phí cao hơn thực tế, bao gồm cả trường hợp đi mua hóa đơn bất hợp pháp.

2. Doanh nghiệp lập 2 hệ thống sổ sách kế toán được không?

Khoản 10 Điều 13 Luật kế toán năm 2015 đã quy định rất rõ hành vi sử dụng 2 sổ kế toán là hành vi nghiêm cấm, cụ thể  hành vi lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên hoặc cung cấp, công bố các báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất trong cùng một kỳ kế toán là hành vi bị nghiêm cấm.

Như vậy, việc ghi chép 2 sổ kế toán là không hợp pháp theo quy định của pháp luật về kế toán. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không được phép lập 2 hệ thống sổ sách kế toán.

Tuy nhiên, ở Việt Nam, tình trạng này hiện đang rất phổ biến, chủ yếu để trốn tránh trách nhiệm đóng thuế với cơ quan Nhà nước. Khi thực hiện hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa, để giảm doanh thu chịu thuế do khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn (thường với ngành bán lẻ) thì doanh nghiệp thường sẽ ghi sổ theo hướng doanh số thấp hơn, xuất hàng ít hơn, chủ yếu là phần doanh thu phải xuất hóa đơn cho khách hàng, còn trên số liệu bản chất trong nội bộ vẫn ghi nhận doanh thu theo số hàng hóa bán thực tế và lợi nhuận thu thực tế để theo dõi quá trình lãi, lỗ của doanh nghiệp.

3. Tác hại của việc lập 2 hệ thống sổ sách kế toán

Thứ nhất, việc sử dụng hai sổ kế toán với mục đích là trốn thuế theo quy định của pháp luật hành vi trốn thuế từ 100 triệu đồng trở lên có thể bị truy tố hình sự. Cụ thể Điều 200 Bộ luật Hình sự năm 2015 có quy định 

* Đối với cá nhân

• Khung 1: Phạt tiền từ 100.000.000 đồng đến 500.000.000 đồng hoặc phạt tù từ 03 tháng đến 01 năm nếu:

• Người nào thực hiện một trong các hành vi tại mục 1 mà trốn thuế với số tiền từ 100.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng hoặc dưới 100.000.000 đồng nhưng đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế hoặc đã bị kết án về tội này.
• Hoặc về một trong các tội quy định tại các điều 188, 189, 190, 191, 192, 193, 194, 195, 196, 202, 250, 251, 253, 254, 304, 305, 306, 309 và 311 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), chưa được xóa án tích mà còn vi phạm.

• Khung 2: Phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây, thì bị phạt tiền từ 500.000.000 đồng đến 1.500.000.000 đồng hoặc phạt tù từ 01 năm đến 03 năm:

• Có tổ chức;
• Số tiền trốn thuế từ 300.000.000 đồng đến dưới 1.000.000.000 đồng;
• Lợi dụng chức vụ, quyền hạn;
• Phạm tội 02 lần trở lên;
• Tái phạm nguy hiểm.

• Khung 3: Phạm tội trốn thuế với số tiền 1.000.000.000 đồng trở lên, thì bị phạt tiền từ 1.500.000.000 đồng đến 4.500.000.000 đồng hoặc phạt tù từ 02 năm đến 07 năm.
• Hình phạt bổ sung: Người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.

* Đối với pháp nhân thương mại

Pháp nhân thương mại phạm tội trốn thuế thì bị phạt như sau:

• Thực hiện một trong các hành vi quy định tại mục 1 mà trốn thuế với số tiền từ 200.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng hoặc từ 100.000.000 đồng đến dưới 200.000.000 đồng nhưng đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế hoặc đã bị kết án về tội này.
• Hoặc về một trong các tội quy định tại các điều 188, 189, 190, 191, 192, 193, 194, 195 và 196 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), chưa được xóa án tích mà còn vi phạm, thì bị phạt tiền từ 300.000.000 đồng đến 1.000.000.000 đồng;
• Phạm tội thuộc một trong các trường hợp quy định tại các điểm a, b, d và đ khoản 2 Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), thì bị phạt tiền từ 1.000.000.000 đồng đến 3.000.000.000 đồng;
• Phạm tội thuộc trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), thì bị phạt tiền từ 3.000.000.000 đồng đến 10.000.000.000 đồng hoặc đình chỉ hoạt động có thời hạn từ 06 tháng đến 03 năm;
• Phạm tội thuộc trường hợp quy định tại Điều 79 Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), thì bị đình chỉ hoạt động vĩnh viễn;
• Pháp nhân thương mại còn có thể bị phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 200.000.000 đồng, cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định hoặc cấm huy động vốn từ 01 năm đến 03 năm.

Thứ hai, việc sử dụng 2 sổ kế toán này sẽ gây khó dễ trong việc theo dõi số liệu thực tế của doanh nghiệp. Việc cùng lúc song song thống kế theo dõi 2 sổ không thể kiểm soát được đầu ra đầu vào của công ty, các dữ liệu về doanh thu, lợi nhuận của công ty và từ đó dẫn đến việc phân tích các số liệu đó rất khó khăn. Do vậy, công cuộc nắm bắt tình hình kinh doanh của công ty không được thống nhất.

Thứ ba, công việc cho bộ phận kế toán cũng như chi phí dành cho công việc này cũng tăng, thay vì chỉ làm một sổ, một công việc đơn giản thì nay lại nhân đôi về công việc cho nhân đôi, dẫn đến chi phí trả công cho nhân viên cũng tăng. Thêm nữa, thay vì dùng một phần mềm quản lý thu chi, thì công ty có thể phải mua thêm phần mềm để theo dõi, dẫn đến tăng chi phí cho công nghệ phần mềm.

Thứ tư, việc sử dụng hai 2 sổ kế toán ảnh hưởng rất lớn đến sự minh bạch, công khai của công ty. Bởi nội bộ công ty rất dễ xảy ra sự xáo trộn, nghi ngờ lẫn nhau, không tạo được sự tin tưởng, minh bạch trong quá trình quản lý công ty.

Thứ năm, cản trở việc huy động vốn như vay ngân hàng. Do cơ sở tính thuế bị giảm (giảm doanh thu, tăng chi phí), nếu ngân hàng có sự đối chiếu với cơ quan thuế thì tình trạng công ty có ít lãi sẽ làm suy giảm khả năng đáp ứng điều kiện vay. 

4. Phương pháp hạn chế việc sử dụng 2 hệ thống sổ sách kế toán

Nâng cao nhận thức của doanh nghiệp:

• Tổ chức các buổi tập huấn, hội thảo về Luật Kế toán và các quy định liên quan cho cán bộ, nhân viên kế toán.
• Nâng cao nhận thức của ban lãnh đạo doanh nghiệp về tầm quan trọng của việc tuân thủ pháp luật kế toán.
• Truyền thông nội bộ về tác hại và hậu quả của việc sử dụng 2 hệ thống sổ sách kế toán.

Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát:

• Cơ quan quản lý nhà nước về kế toán cần tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra, rà soát hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
• Áp dụng các biện pháp xử phạt nghiêm minh đối với các doanh nghiệp vi phạm quy định về sử dụng sổ sách kế toán.
• Khuyến khích các tổ chức, cá nhân tố giác hành vi vi phạm pháp luật kế toán.

Áp dụng các giải pháp công nghệ:

• Sử dụng phần mềm kế toán có uy tín, đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu.
• Áp dụng các giải pháp quản lý tài chính thông minh giúp tự động hóa quy trình kế toán và kiểm soát hiệu quả hoạt động tài chính.
• Tăng cường sử dụng chữ ký số, hóa đơn điện tử để giảm thiểu rủi ro gian lận trong ghi chép sổ sách kế toán.

Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ kế toán:

• Tuyển dụng và đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn cao, đạo đức nghề nghiệp tốt.
• Thường xuyên cập nhật kiến thức về luật pháp kế toán và các quy định liên quan cho đội ngũ kế toán.
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, khuyến khích cán bộ kế toán thực hiện công việc một cách trung thực, chính xác.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tuân thủ pháp luật:

• Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần thể hiện cam kết tuân thủ pháp luật kế toán và tạo môi trường làm việc minh bạch, công bằng.
• Xây dựng hệ thống quy tắc đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ, nhân viên doanh nghiệp.
• Khuyến khích cán bộ, nhân viên báo cáo các hành vi vi phạm pháp luật kế toán.
• Việc áp dụng đồng bộ các phương pháp trên sẽ góp phần hạn chế hiệu quả việc sử dụng 2 hệ thống sổ sách kế toán, đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

5. Câu hỏi thường gặp 

5.1. Doanh nghiệp có thể lập 2 hệ thống sổ sách kế toán để phục vụ cho mục đích quản lý nội bộ?

Không. Hành vi sử dụng 2 sổ kế toán là hành vi bị nghiêm cấm, cụ thể tại Khoản 10 Điều 13 Luật kế toán năm 2015

5.2. Doanh nghiệp sẽ bị xử phạt nếu lập 2 hệ thống sổ sách kế toán?

Có. Doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật về kế toán nếu lập 2 hệ thống sổ sách kế toán.

5.3. Việc lập 2 hệ thống sổ sách kế toán có thể giúp doanh nghiệp giảm thuế?

Không. Việc lập 2 hệ thống sổ sách kế toán không thể giúp doanh nghiệp giảm thuế. Việc gian lận thuế bằng cách lập 2 hệ thống sổ sách kế toán là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt nghiêm minh.

Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về lập sổ sách kế toán với tinh thần trách nhiệm cao. Điều này là cực kỳ quan trọng để tránh vi phạm pháp luật và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi. Công ty Luật ACC tin rằng thông điệp trong bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc liệu doanh nghiệp có nên lập 2 hệ thống sổ sách kế toán hay không.