Các nguyên tắc ghi sổ sách kế toán

Hệ thống sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ghi sổ sách kế toán theo đúng nguyên tắc là nền tảng để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tin cậy của thông tin tài chính. Bài viết này sẽ trình bày về các nguyên tắc ghi sổ sách kế toán theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Các nguyên tắc ghi sổ sách kế toán

1. Các nguyên tắc ghi sổ sách kế toán

1.1. Các nội dung cần có khi ghi sổ kế toán

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 24 Luật Kế toán 2015, sổ kế toán phải bao gồm các nội dung sau:

• Ngày, tháng, năm ghi sổ;
• Căn cứ số hiệu ngày, tháng, năm của chứng từ để ghi sổ;
• Tóm tắt sơ lược diễn giải nội dung của nghiệp vụ phát sinh;
• Ghi số tiền các nghiệp vụ phát sinh vào các tài khoản kế toán;
• Ghi nhận số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.

1.2. Nguyên tắc ghi sổ sách kế toán

Theo quy định tại Điều 26 Luật Kế toán 2015, việc mở, ghi, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán cần tuân thủ nguyên tắc: 

- Sổ kế toán phải được mở tại thời điểm đầu kỳ kế toán năm. Đối với các đơn vị mới thành lập thì sổ kế toán phải được mở từ ngày thành lập;

- Phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán;

- Việc ghi sổ kế toán phải kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung;

- Số liệu và thông tin ghi vào sổ kế toán phải trung thực, chính xác, đúng với chứng từ dùng để ghi sổ;

- Việc ghi sổ kế toán phải đảm bảo:

• Ghi theo thứ tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ;
• Ghi nhận kế tiếp thông tin đối với số liệu ghi vào năm sau, lấy số liệu của sổ kế toán năm trước liền kề chuyển sang;
• Ghi chép liên tục, từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

- Các số liệu, thông tin trên sổ kế toán phải đảm bảo:

• Ghi bằng bút mực;
• Không được ghi xen thêm vào phía dưới hoặc phía trên;
• Không được ghi cách dòng, chồng lên nhau;
• Phải gạch chéo phần không ghi (nếu không ghi hết trang);
• Phải cộng số liệu tổng cộng khi ghi hết trang và chuyển sổ tổng cộng qua trang kế tiếp.

- Khi lập báo cáo tài chính, kế toán phải thực hiện khóa sổ vào cuối kỳ trước và các trường hợp khác theo quy định;

- Được phép ghi sổ bằng phương tiện điện tử, tuy nhiên, phải thực hiện đúng theo các quy định về sổ kế toán tại Điều 24, Điều 25, Khoản 1, 2, 3, 4, 6 Điều 26, trừ đóng dấu giáp lai;

- Thực hiện in sổ kế toán file cứng ra giấy, đóng cuốn sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử cho từng kỳ kế toán năm và tiến hành lưu giữ. Trường hợp không in thì phải đảm bảo bảo mật thông tin dữ liệu, đảm bảo an toàn, đảm bảo khi cần tra cứu trong thời hạn lưu trữ.

1.3. Các nguyên tắc quan trọng khác

• Nguyên tắc minh bạch: 

• Các ghi chép trong sổ kế toán cần phải rõ ràng, chi tiết để mọi người có thể hiểu được thông tin mà sổ kế toán truyền đạt;
• Tất cả các giao dịch và sự kiện kế toán phải được ghi chép đầy đủ, không được che đậy.

• Nguyên tắc chính xác: 

• Sổ kế toán phải chính xác, nhằm đảm bảo các thông tin được sử dụng để làm báo cáo tài chính là đúng và đáng tin cậy;
• Các phương pháp kế toán và quy tắc ghi chép phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

• Nguyên tắc công bằng: 

• Sổ kế toán phải thể hiện một cách công bằng về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp; 
• Mọi phương tiện, kỹ thuật ghi chép phải được áp dụng 1 cách công bằng và không gian lận.

• Nguyên tắc liên kết: 

• Giữa các sổ khác nhau như sổ cái, sổ chi tiết và các báo cáo tài chính phải có sự liên kết và liên quan;
• Dữ liệu trong sổ kế toán cần phản ánh đúng thực tế kinh doanh của doanh nghiệp.

• Nguyên tắc tuân thủ pháp luật: 

• Doanh nghiệp phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về kế toán và báo cáo tài chính;
• Các sổ kế toán cần được duy trì theo quy định và chuẩn mực kế toán có hiệu lực.

• Nguyên tắc bảo mật và bảo quản: 

• Dữ liệu trong sổ kế toán cần phải được bảo mật và bảo quản một cách an toàn theo quy định;
• Doanh nghiệp cần phải giữ lại bản gốc và bản sao của các văn bản kế toán theo thời gian quy định.

• Nguyên tắc thời gian ghi chép: Các sự kiện kế toán cần phải được ghi chép ngay khi chúng xảy ra hoặc trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và không bỏ sót thông tin;
• Nguyên tắc tra cứu và kiểm toán: Sổ kế toán cần được thiết kế sao cho có thể thực hiện tra cứu dễ dàng, được kiểm toán một cách hiệu quả để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.

2. Sổ sách kế toán có quan trọng không?

Sổ sách kế toán đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý tài chính của một doanh nghiệp, cụ thể là trong việc theo dõi, kiểm soát các hoạt động tài chính. Dưới đây là một số vai trò nổi bật của sổ sách kế toán:

• Theo dõi giao dịch tài chính: Sổ sách kế toán là nơi ghi chép tất cả các giao dịch tài chính của doanh nghiệp, bao gồm: giao dịch mua bán, chi tiêu, thu nhập, nợ phải trả, nợ phải thu và các sự kiện khác. Điều này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi và hiểu rõ tình hình tài chính của công ty mình.
• Phục vụ cho việc làm báo cáo tài chính: Dữ liệu từ sổ sách kế toán được sử dụng để tạo ra các báo cáo tài chính như: bảng cân đối kế toán, bảng lưu chuyển tiền tệ, báo cáo lợi nhuận và lỗ. Các báo cáo này cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá hiệu suất và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Thuận tiện cho kiểm toán: Sổ sách kế toán cung cấp một hệ thống thông tin có tổ chức, cho phép kiểm tra và xác minh thông tin tài chính của doanh nghiệp một cách dễ dàng. Điều này là quan trọng khi doanh nghiệp cần được kiểm toán bởi bên ngoài hoặc cần chứng minh tính minh bạch của họ.
• Quản lý thuế: Sổ sách kế toán cung cấp thông tin cần thiết để tính toán và báo cáo thuế. Việc duy trì sổ sách đúng đắn giúp doanh nghiệp đảm bảo:

• Tuân thủ đúng các quy định thuế;
• Tránh các mức phạt phải trả do việc báo cáo không chính xác.

• Quản lý nợ và tín dụng: Sổ sách kế toán cho phép doanh nghiệp theo dõi các khoản nợ phải trả và nợ phải thu. Qua đó, giúp quản lý tốt hơn về tài chính và quyết định về việc mở rộng tín dụng hoặc yêu cầu thanh toán nợ.
• Quyết định chiến lược: Thông tin từ sổ sách kế toán có thể hỗ trợ các quyết định chiến lược của doanh nghiệp, như: đánh giá hiệu suất của các sản phẩm hoặc dịch vụ, xác định nguồn thu nhập chính và lập kế hoạch ngân sách.

Tóm lại, sổ sách kế toán không chỉ là một công cụ quản lý cơ bản mà còn là một phần quan trọng của quá trình ra quyết định chiến lược và đảm bảo tuân thủ các quy định tài chính của doanh nghiệp.

3. Các loại sổ sách kế toán

3.1. Phân loại theo cách ghi chép trên sổ sách kế toán

Có 3 loại sổ kế toán được phân chia dựa vào cách ghi chép trên sổ:

• Sổ ghi chép theo thứ tự thời gian: 

• Dùng để ghi chép liên tục tất cả các hoạt động kinh tế, tài chính theo trình tự thời gian của các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh;
• Chi tiết các loại sổ: sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

• Sổ ghi chép theo hệ thống: 

• Được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh theo từng tài khoản kế toán;
• Chi tiết các loại sổ: sổ cái và sổ chi tiết.

• Sổ liên hợp: 

• Được sử dụng để kết hợp ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo trình tự thời gian và theo dõi đối tượng kế toán theo thông tin kinh tế trên một trang;
• Chi tiết các loại sổ: sổ nhật ký - sổ cái.

3.2. Phân loại sổ theo thông tin nội dung được ghi trên sổ kế toán

Dựa vào thông tin nội dung được ghi trên sổ, sổ kế toán được chia thành 3 loại sau đây:

• Sổ kế toán tổng hợp: 

• Phản ánh số liệu các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng bao quát (tài khoản cấp 1), cung cấp tổng quát các chỉ tiêu phục vụ công tác kế toán;
• Bao gồm các loại sổ: sổ cái, sổ nhật ký - sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ đăng ký các chứng từ ghi sổ.

• Sổ chi tiết kế toán: 

• Phản ánh chi tiết hóa số liệu trên sổ tổng hợp, được mở theo tài khoản chi tiết kế toán (tài khoản cấp 2, cấp 3). Sổ này cung cấp thông tin về tình hình hoạt động tại đơn vị chi tiết, phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp;
• Bao gồm các loại sổ như: sổ kế toán chi tiết vật tư, phải thu của khách hàng, phải trả nhà cung cấp.

• Sổ kế toán kết hợp: 

• Kết hợp ghi chép số liệu các hoạt động kinh tế tài chính một cách tổng quát, đồng thời chi tiết hóa số liệu phục vụ cho yêu cầu của quản lý, giúp giảm bớt khối lượng ghi chép và số lượng sổ;
• Bao gồm: sổ nhật ký chứng từ, sổ cái nhiều cột.

Mỗi loại sổ kế toán đều có chức năng và ưu điểm riêng. Chúng thường được sử dụng cùng nhau để tạo ra hệ thống kế toán hoàn chỉnh và minh bạch cho doanh nghiệp.

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Việc ghi sổ sách kế toán theo nguyên tắc là bắt buộc?

Có. Việc ghi sổ sách kế toán theo nguyên tắc là bắt buộc theo quy định của pháp luật.

4.2. Trường hợp công ty chúng tôi tự xây dựng hệ thống sổ kế toán thì có được không?

Đối với biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp được tự xây dựng cho riêng công ty của mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin kinh tế tài chính đầy đủ, minh bạch để kiểm tra đối chiếu và kiểm soát. 

4.3. Doanh nghiệp cần xử lý như thế nào khi có sai sót trong sổ sách kế toán?

Khi có sai sót trong sổ sách kế toán, tùy từng trường hợp sai sót mà doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp: phương pháp ghi bổ sung, phương pháp ghi số âm, phương pháp cải chính.

Kết thúc bài viết này, Công ty Luật ACC hy vọng rằng bạn đã được trang bị đầy đủ kiến thức về các nguyên tắc ghi sổ sách kế toán - những kiến thức cơ bản nhưng vô cùng quan trọng để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quá trình kinh doanh. Chúng tôi tin rằng, với những thông tin này, doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển mạnh mẽ và bền vững hơn trên thị trường.