Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Cách tính chi phí chi tiết

Quán cafe không chỉ là một nơi để thưởng thức đồ uống mà còn là một phần của văn hóa xã hội. Nó là nơi mọi người kết nối, làm việc và thư giãn. Với sự phát triển của ngành dịch vụ, quán cà phê đang trở thành một lựa chọn phổ biến cho nhiều người, tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh cho các chủ quán. Vậy để mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Để hiểu rõ hơn về vấn đề trên, mời quý bạn đọc đến với bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC.

Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Cách tính chi phí chi tiết

1. Quán cafe là gì?

Quán cafe là một loại hình kinh doanh dịch vụ ẩm thực, nơi khách hàng có thể thưởng thức các loại đồ uống, đặc biệt là cà phê, cùng với một số món ăn nhẹ hoặc bánh ngọt. Không chỉ đơn thuần là một địa điểm để uống cà phê, quán cafe còn thường được thiết kế để tạo ra một không gian thư giãn, nơi mọi người có thể gặp gỡ bạn bè, làm việc hoặc đơn giản là tìm một chỗ ngồi thoải mái để thưởng thức đồ uống yêu thích.

>> Bạn đọc nếu muốn tìm hiểu về kinh doanh quán cafe có thể tham khảo thêm bài viết dưới đây Dịch vụ kế toán cho quán cafe

2. Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn?

Khi bạn quyết định mở quán cafe, việc tính toán chi phí là một trong những bước quan trọng nhất để đảm bảo sự thành công của dự án kinh doanh. Mở quán cafe không chỉ đơn thuần là việc pha chế đồ uống mà còn liên quan đến nhiều khoản chi phí khác nhau, bao gồm thuê mặt bằng, xây dựng và thiết kế, đầu tư cơ sở vật chất, mua nguyên vật liệu, thuê nhân viên và chi phí marketing. Dưới đây là một phân tích chi tiết về các khoản chi phí chính mà bạn cần xem xét khi mở quán cafe.

2.1. Chi phí thuê mặt bằng

Chi phí thuê mặt bằng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của quán cafe. Mức giá thuê sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí, diện tích, và cơ sở hạ tầng của khu vực. Đối với những quán cafe nằm ở khu vực trung tâm, nơi có lưu lượng người qua lại đông, giá thuê thường cao hơn rất nhiều so với những khu vực ngoại ô hoặc vùng nông thôn.

Ngoài giá thuê hàng tháng, bạn cũng nên tính toán đến các khoản phí phát sinh như tiền đặt cọc, chi phí dịch vụ, điện nước, và thuế liên quan đến mặt bằng. Khi ký hợp đồng thuê, cần phải chú ý đến các điều khoản như thời gian thuê, quyền lợi và trách nhiệm của hai bên để tránh phát sinh tranh chấp sau này. Nếu bạn dự định mở quán dài hạn, hãy cân nhắc thuê mặt bằng có thời gian cho thuê dài để giảm chi phí phát sinh khi chuyển địa điểm.

>> Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết về Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm kinh doanh quán cà phê

2.2. Chi phí xây dựng và thiết kế quán cafe

Chi phí xây dựng và thiết kế quán cafe bao gồm việc cải tạo không gian bên trong và bên ngoài quán để tạo ra một môi trường thân thiện, hấp dẫn cho khách hàng. Điều này có thể bao gồm các công việc như sơn tường, lắp đặt hệ thống điện, ánh sáng, và trang trí nội thất. Thiết kế quán cafe cần phải phù hợp với phong cách mà bạn muốn hướng đến, chẳng hạn như hiện đại, cổ điển, hay gần gũi thiên nhiên.

Tùy vào quy mô và loại hình quán, chi phí xây dựng có thể dao động rất lớn. Một quán cafe nhỏ có thể chỉ tốn vài chục triệu đồng cho cải tạo cơ bản, trong khi một quán cafe lớn hơn, với phong cách thiết kế độc đáo có thể tiêu tốn hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng. Nếu bạn không có kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, việc thuê một công ty chuyên nghiệp có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời tạo ra một không gian ấn tượng để thu hút khách hàng.

2.3. Chi phí đầu tư cơ sở vật chất

Chi phí đầu tư cơ sở vật chất là một khoản chi phí thiết yếu mà bạn không thể bỏ qua. Để quán cafe hoạt động hiệu quả, bạn cần trang bị một số thiết bị quan trọng như máy pha cà phê, máy xay, tủ lạnh, bếp và các dụng cụ pha chế khác. Chất lượng của các thiết bị này không chỉ ảnh hưởng đến hương vị đồ uống mà còn quyết định đến tốc độ phục vụ khách hàng.

Bạn cũng cần tính toán đến các thiết bị điện tử như máy tính, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch (nếu có) để quản lý bán hàng và tồn kho. Việc đầu tư vào các thiết bị chất lượng sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí bảo trì và thay thế trong tương lai. Ngoài ra, việc bảo trì thường xuyên cũng là một yếu tố cần xem xét để tránh gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.

2.4. Chi phí mua nguyên vật liệu

Chi phí mua nguyên vật liệu là khoản chi phí cần thiết để duy trì hoạt động của quán cafe. Bạn cần chuẩn bị ngân sách cho các nguyên liệu chính như cà phê, trà, sữa, đường và các loại trái cây hay siro dùng để pha chế đồ uống. Một số quán còn cung cấp các món ăn nhẹ như bánh mì, bánh ngọt hoặc đồ ăn sáng, vì vậy bạn cũng cần tính toán chi phí cho các nguyên liệu này.

Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể xem xét việc tìm kiếm nhà cung cấp nguyên liệu với giá cả hợp lý, nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Nếu có điều kiện, hãy thử kết nối với các nhà sản xuất địa phương hoặc những người trồng cà phê để có nguồn nguyên liệu tươi ngon và giá tốt. Việc quản lý tồn kho và theo dõi nguyên liệu cũng rất quan trọng để tránh lãng phí và đảm bảo rằng bạn luôn có đủ nguyên liệu cho quán.

2.5. Chi phí đầu tư phần mềm quản lý quán cafe

Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe là cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Phần mềm này giúp bạn quản lý đơn hàng, theo dõi doanh thu, quản lý tồn kho và phân tích hành vi khách hàng. Chi phí cho phần mềm có thể thay đổi tùy thuộc vào tính năng và nhà cung cấp, nhưng đầu tư vào một phần mềm quản lý chất lượng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao khả năng phục vụ. Nhiều phần mềm quản lý hiện nay còn tích hợp các chức năng như đặt hàng trực tuyến, giao hàng và chăm sóc khách hàng.

2.6. Chi phí thuê nhân viên

Chi phí thuê nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả hoạt động của quán cafe. Tùy thuộc vào quy mô và khối lượng công việc của quán, bạn sẽ cần tuyển dụng một số lượng nhân viên nhất định, bao gồm nhân viên pha chế, phục vụ bàn, thu ngân, và có thể cả nhân viên vệ sinh. Mức lương cho nhân viên cũng khác nhau tùy thuộc vào vị trí và kinh nghiệm.

Ngoài lương, bạn cần tính toán đến các khoản chi phí bảo hiểm xã hội, y tế và phúc lợi khác cho nhân viên. Việc xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và thân thiện sẽ tạo nên ấn tượng tích cực cho khách hàng, đồng thời giúp quán vận hành suôn sẻ hơn. Đào tạo nhân viên về quy trình phục vụ, kiến thức về sản phẩm và kỹ năng giao tiếp cũng là những khoản chi phí cần thiết để đảm bảo chất lượng dịch vụ của quán.

2.7. Chi phí marketing cho quán cafe

Chi phí marketing đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá thương hiệu và thu hút khách hàng đến với quán cafe của bạn. Để có thể tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng hơn, bạn cần đầu tư vào các hoạt động marketing như thiết kế logo, in ấn menu, tạo website, và quảng cáo trên mạng xã hội.

Các hoạt động marketing có thể bao gồm chạy quảng cáo trên Facebook, Instagram hoặc Google, tổ chức các chương trình khuyến mãi, giảm giá, và các sự kiện đặc biệt để thu hút sự chú ý của khách hàng. 

Nếu ngân sách cho marketing hạn chế, bạn có thể áp dụng các hình thức truyền thông miễn phí như xây dựng nội dung chất lượng trên mạng xã hội, hợp tác với các blogger hoặc influencer để tăng độ nhận diện thương hiệu. Việc tạo ra một chiến lược marketing rõ ràng và hợp lý sẽ giúp quán cafe thu hút được nhiều khách hàng và tạo dựng được thương hiệu bền vững trong lòng khách hàng.

>> Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết về Kinh nghiệm mở quán cafe cóc hiệu quả vốn ít lời nhiều để lấy thêm kinh nghiệm kinh doanh

3. Cách tính chi phí mở quán cafe chi tiết

Cách tính chi phí mở quán cafe chi tiết

Khi quyết định mở một quán cà phê, việc tính toán chi phí là một bước rất quan trọng. Điều này không chỉ giúp bạn xác định xem bạn có đủ khả năng tài chính để thực hiện dự án hay không, mà còn giúp bạn lên kế hoạch cho các chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn. Dưới đây là một hướng dẫn chi tiết về cách tính chi phí mở quán cà phê.

3.1. Chi phí đầu tư ban đầu

Chi phí đầu tư ban đầu bao gồm nhiều khoản mục cần thiết trước khi quán cà phê đi vào hoạt động.

a. Thuê mặt bằng

Mặt bằng là yếu tố quyết định đến sự thành công của quán cà phê. Giá thuê mặt bằng phụ thuộc vào vị trí, diện tích, và tình trạng của bất động sản. Những khu vực trung tâm thành phố hoặc gần trường học, văn phòng thường có giá thuê cao hơn. Bạn cần tìm hiểu kỹ các mức giá thuê trong khu vực mà bạn muốn mở quán, đồng thời thương lượng để có được hợp đồng thuê có lợi nhất.

b. Cải tạo và trang trí

Cải tạo không gian quán cà phê cũng là một khoản chi phí đáng kể. Bạn sẽ cần phải xác định phong cách thiết kế mà bạn muốn cho quán, từ đó tính toán chi phí cho các hạng mục như sơn tường, lắp đặt hệ thống chiếu sáng, thiết kế nội thất, và trang trí. Nếu bạn không có kỹ năng thiết kế, việc thuê một nhà thiết kế nội thất cũng cần được đưa vào ngân sách.

c. Mua sắm thiết bị

Các thiết bị cần thiết cho một quán cà phê bao gồm máy pha cà phê, máy xay cà phê, tủ lạnh, máy lọc nước, bàn ghế, và các dụng cụ phục vụ như ly, tách, thìa, và đĩa. Bạn cần lập danh sách chi tiết các thiết bị cần mua và tham khảo giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để có được giá cả hợp lý nhất. Đừng quên tính cả chi phí vận chuyển và lắp đặt thiết bị.

3.2. Chi phí vận hành hàng tháng

Sau khi quán cà phê đi vào hoạt động, bạn sẽ phải đối mặt với các chi phí vận hành hàng tháng. Các khoản chi này rất quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh.

a. Chi phí nguyên liệu

Chi phí nguyên liệu là một trong những khoản chi lớn nhất. Bạn cần xác định rõ các loại nguyên liệu cần thiết cho menu của quán, bao gồm cà phê, sữa, trà, đường, và các nguyên liệu phụ khác như bánh ngọt, siro, và đồ ăn nhẹ. Để ước lượng chính xác, bạn có thể dựa vào số lượng khách hàng dự kiến mỗi ngày và lượng tiêu thụ trung bình của từng loại đồ uống.

b. Chi phí nhân công

Lương cho nhân viên cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Bạn cần xác định số lượng nhân viên cần thiết cho quán, bao gồm nhân viên pha chế, phục vụ, và thu ngân. Mức lương cũng sẽ phụ thuộc vào địa điểm và quy mô quán. Hãy đảm bảo rằng bạn cung cấp mức lương hợp lý để thu hút nhân viên giỏi và giữ chân họ lâu dài.

c. Chi phí điện nước

Chi phí điện nước là khoản chi hàng tháng cần thiết để vận hành quán. Bạn nên ước lượng chi phí này dựa trên số lượng thiết bị sử dụng và công suất tiêu thụ. Hãy tính toán kỹ lưỡng, vì điện và nước có thể tiêu tốn một khoản không nhỏ trong ngân sách hàng tháng.

d. Chi phí marketing

Để thu hút khách hàng, bạn cần đầu tư vào marketing. Chi phí này bao gồm quảng cáo trên mạng xã hội, làm biển hiệu, in ấn menu, và tổ chức các sự kiện khuyến mãi. Việc có một kế hoạch marketing rõ ràng sẽ giúp bạn tăng cường nhận diện thương hiệu và thu hút khách hàng.

3.3. Chi phí dự phòng

Khi lập kế hoạch mở quán cà phê, bạn nên luôn có một khoản chi phí dự phòng để xử lý các tình huống bất ngờ. Các vấn đề như hỏng hóc thiết bị, thay đổi trong nhu cầu thị trường, hay sự cố về pháp lý có thể xảy ra. Khoản dự phòng này thường được khuyến nghị là khoảng 10-20% tổng chi phí đầu tư ban đầu và chi phí

>> Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết về Chi phí cố định của quán cà phê để hiểu rõ hơn về cách tính các loại chi phí khi kinh doanh

4. Mở quán cafe có cần đăng ký kinh doanh không?

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 39/2007/NĐ-CP về hoạt động thương mại một cách độc lập thường xuyên không phải đăng ký kinh doanh. Những trường hợp không cần đăng ký kinh doanh như sau:

“Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, một số từ ngữ đ­ược hiểu nh­ư sau:

1. Cá nhân hoạt động th­ương mại là cá nhân tự mình hàng ngày thực hiện một, một số hoặc toàn bộ các hoạt động đ­ược pháp luật cho phép về mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi khác như­ng không thuộc đối t­ượng phải đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật về đăng ký kinh doanh và không gọi là “th­ương nhân” theo quy định của Luật Thương mại. Cụ thể bao gồm những cá nhân thực hiện các hoạt động th­ương mại sau đây:

a) Buôn bán rong (buôn bán dạo) là các hoạt động mua, bán không có địa điểm cố định (mua rong, bán rong hoặc vừa mua rong vừa bán rong), bao gồm cả việc nhận sách báo, tạp chí, văn hóa phẩm của các th­ương nhân đ­ược phép kinh doanh các sản phẩm này theo quy định của pháp luật để bán rong;

b) Buôn bán vặt là hoạt động mua bán những vật dụng nhỏ lẻ có hoặc không có địa điểm cố định;

c) Bán quà vặt là hoạt động bán quà bánh, đồ ăn, n­ước uống (hàng nước) có hoặc không có địa điểm cố định;

d) Buôn chuyến là hoạt động mua hàng hóa từ nơi khác về theo từng chuyến để bán cho người mua buôn hoặc ng­ười bán lẻ;

đ) Thực hiện các dịch vụ: đánh giày, bán vé số, chữa khóa, sửa chữa xe, trông giữ xe, rửa xe, cắt tóc, vẽ tranh, chụp ảnh và các dịch vụ khác có hoặc không có địa điểm cố định;

e) Các hoạt động thương mại một cách độc lập, th­ường xuyên không phải đăng ký kinh doanh khác.

2. Kinh doanh l­ưu động là các hoạt động thương mại không có địa điểm cố định.”

Bên cạnh đó theo quy định tại khoản 2 Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp cũng đã quy định đối với các hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối và những người bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động, kinh doanh thời vụ, làm dịch vụ có thu nhập thấp không phải đăng ký hộ kinh doanh, trừ trường hợp kinh doanh các ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.

Như vậy, việc mở quán cafe dù dưới bất cứ hình thức nào cũng phải tiến hành đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật. Mở quán cà phê không chỉ cần đăng ký kinh doanh mà còn yêu cầu tuân thủ nhiều quy định pháp lý khác. Việc thực hiện đúng các bước đăng ký không chỉ giúp bạn hoạt động hợp pháp mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển kinh doanh trong tương lai. Do đó, hãy chú ý đến các thủ tục pháp lý ngay từ đầu để tránh những rắc rối không cần thiết sau này.

5. Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh quán cafe

Việc đăng ký kinh doanh quán cà phê không chỉ đảm bảo hoạt động hợp pháp mà còn tạo cơ hội cho bạn xây dựng thương hiệu và mở rộng kinh doanh trong tương lai. Quy trình này có thể mất thời gian và công sức, nhưng việc tuân thủ đúng các bước và thủ tục sẽ giúp bạn hoạt động một cách suôn sẻ và an toàn.  Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký kinh doanh hộ cá thể được quy định cụ thể tại Điều 87 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

“Điều 87. Đăng ký hộ kinh doanh

1. Đăng ký hộ kinh doanh được thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh.
2. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bao gồm:

a) Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh;

b) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ hộ kinh doanh, thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh trong trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh;

c) Bản sao biên bản họp thành viên hộ gia đình về việc thành lập hộ kinh doanh trong trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh;

d) Bản sao văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh đối với trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh.

3. Khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện trao Giấy biên nhận và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho hộ kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện phải thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ hoặc người thành lập hộ kinh doanh biết. Thông báo phải nêu rõ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có).

4. Nếu sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh mà không nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc không nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh thì người thành lập hộ kinh doanh hoặc hộ kinh doanh có quyền khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
5. Định kỳ vào tuần làm việc đầu tiên hàng tháng, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện gửi danh sách hộ kinh doanh đã đăng ký tháng trước cho Cơ quan thuế cùng cấp, Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan quản lý chuyên ngành cấp tỉnh.”

>> Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết chi tiết về Thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh quán cafe

6. Một số câu hỏi thường gặp

Cần có giấy phép gì trước khi mở quán?

Ngoài giấy phép đăng ký kinh doanh, bạn cần các giấy phép khác như giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy, và giấy phép quảng cáo (nếu cần). Những giấy phép này giúp bạn đảm bảo rằng quán của bạn hoạt động an toàn và hợp pháp. Mỗi loại giấy phép có quy trình và yêu cầu riêng, nên bạn nên tìm hiểu kỹ để tránh thiếu sót.

Làm thế nào để tìm vị trí tốt cho quán cà phê?

Vị trí là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của quán cà phê. Bạn nên tìm những địa điểm có lưu lượng người qua lại cao, như gần trường học, văn phòng, hoặc trung tâm thương mại. Hãy xem xét yếu tố như giá thuê, không gian, và mức độ cạnh tranh trong khu vực đó. Bạn cũng nên thực hiện khảo sát thị trường để hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng tiềm năng.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Cách tính chi phí chi tiết. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.