Hướng dẫn quy trình cách lưu trữ sổ sách kế toán chi tiết

Việc lưu trữ sổ sách kế toán một cách khoa học và hợp lý là vô cùng quan trọng, không chỉ giúp doanh nghiệp bảo quản thông tin tài chính một cách an toàn mà còn đáp ứng các yêu cầu của cơ quan thuế và các cơ quan kiểm toán. Bài viết của Công ty Luật ACC dưới đây là quy trình chi tiết về cách lưu trữ sổ sách kế toán chi tiết. 

Hướng dẫn quy trình cách lưu trữ sổ sách kế toán chi tiết

1. Quy định pháp luật về lưu trữ sổ sách kế toán

Quy định pháp luật về lưu trữ sổ sách kế toán

Việc lưu trữ sổ sách kế toán là một yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành quy định chi tiết về thời hạn, hình thức và nơi lưu trữ các tài liệu kế toán.

- Thời hạn lưu trữ:

• 10 năm: Đối với các chứng từ sử dụng trực tiếp cho ghi sổ và báo cáo tài chính, bảng kê, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo quyết toán, và tài liệu liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định.
• 5 năm: Đối với các tài liệu kế toán không sử dụng trực tiếp cho ghi sổ và báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.

- Nơi lưu trữ:

• Tại kho của đơn vị kế toán.
• Đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn theo quy định của pháp luật.

- Hình thức lưu trữ:

• Bản cứng: Sổ sách, chứng từ gốc được lưu trữ dưới dạng bản cứng.
• Bản sao: Có thể lưu trữ bản sao của các chứng từ, sổ sách để phục vụ cho công việc.
• Bản điện tử: Có thể lưu trữ bản điện tử của các chứng từ, sổ sách trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ khác, đảm bảo tính bảo mật và an toàn.

>>> Xem thêm về Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

2. Hướng dẫn quy trình cách lưu trữ sổ sách kế toán chi tiết

Phân loại và sắp xếp:

• Phân loại các chứng từ, sổ sách theo từng loại, từng năm, từng tháng.
• Sắp xếp theo thứ tự mã số, ngày tháng để dễ dàng tìm kiếm.

Đóng gói và bảo quản:

• Đóng gói các chứng từ, sổ sách vào các thùng carton hoặc bìa còng.
• Ghi rõ thông tin bên ngoài thùng như loại tài liệu, năm, tháng.
• Bảo quản trong môi trường khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp, côn trùng, ẩm mốc.

Lập danh mục:

• Lập danh mục chi tiết các tài liệu đã lưu trữ, bao gồm tên tài liệu, số lượng, thời gian lưu trữ.
• Cập nhật danh mục thường xuyên.

Kiểm tra định kỳ:

• Kiểm tra định kỳ tình trạng của các tài liệu, sổ sách để phát hiện và khắc phục kịp thời các hư hỏng.

Tiêu hủy:

• Sau khi hết thời hạn lưu trữ, tiến hành tiêu hủy các tài liệu theo quy định.

>>> Xem thêm về Quy trình lưu trữ chứng từ kế toán qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

3. Kinh nghiệm khi sắp xếp, lưu trữ sổ sách kế toán

• Sử dụng phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán giúp quản lý, lưu trữ và báo cáo số liệu kế toán một cách hiệu quả, giảm thiểu lỗi sai và tiết kiệm thời gian.
• Lưu trữ điện tử: Lưu trữ bản sao điện tử của các chứng từ, sổ sách giúp tiết kiệm không gian và dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ.
• Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình lưu trữ, bảo quản sổ sách kế toán để đảm bảo mọi người thực hiện đúng quy định.
• Thường xuyên đánh giá và cải tiến: Đánh giá định kỳ quy trình lưu trữ để phát hiện và khắc phục những bất cập, nâng cao hiệu quả công việc.

4. Câu hỏi thường gặp 

Tại sao phải lưu trữ sổ sách kế toán trong thời gian dài như vậy?

Việc lưu trữ sổ sách kế toán trong thời gian dài là để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau:

• Kiểm tra, đối chiếu: Khi có yêu cầu từ cơ quan thuế, kiểm toán hoặc các cơ quan chức năng khác, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ các chứng từ, sổ sách để phục vụ cho công tác kiểm tra.
• Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, sổ sách kế toán sẽ là bằng chứng quan trọng để chứng minh các giao dịch đã diễn ra.
• Phân tích, đánh giá: Dữ liệu lịch sử trong sổ sách kế toán giúp doanh nghiệp phân tích hiệu quả hoạt động, đánh giá xu hướng phát triển và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

Làm thế nào để bảo quản sổ sách kế toán tránh bị hư hỏng, mất mát?

• Bảo quản ở nơi khô ráo, thoáng mát: Tránh những nơi ẩm ướt, dễ bị mối mọt.
• Sử dụng tủ sắt hoặc két sắt: Để bảo quản các tài liệu quan trọng như sổ tổng hợp, báo cáo tài chính.
• Sao lưu dữ liệu: Thường xuyên sao lưu dữ liệu lên các thiết bị lưu trữ khác hoặc trên đám mây để phòng trường hợp mất mát dữ liệu.
• Kiểm tra định kỳ: Kiểm tra tình trạng của sổ sách, chứng từ định kỳ để phát hiện và khắc phục kịp thời các hư hỏng.

Khi nào thì có thể tiêu hủy sổ sách kế toán?

Sau khi hết thời hạn lưu trữ quy định, doanh nghiệp có thể tiến hành tiêu hủy sổ sách kế toán. Tuy nhiên, trước khi tiêu hủy, cần lập biên bản tiêu hủy và có sự chứng kiến của đại diện các phòng ban liên quan.

Doanh nghiệp nhỏ có cần lưu trữ sổ sách kế toán đầy đủ không?

Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, tất cả các doanh nghiệp đều phải tuân thủ quy định của pháp luật về kế toán. Doanh nghiệp nhỏ cũng cần lưu trữ sổ sách kế toán đầy đủ và đúng quy định để đảm bảo tính minh bạch và phục vụ cho công tác quản lý.

Lưu trữ sổ sách kế toán điện tử có được pháp luật công nhận không?

Việc lưu trữ sổ sách kế toán điện tử đã được pháp luật Việt Nam công nhận. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hệ thống lưu trữ điện tử đáp ứng các yêu cầu về bảo mật, tính toàn vẹn của dữ liệu và có thể truy xuất được khi cần.

Chi phí lưu trữ sổ sách kế toán có cao không?

Chi phí lưu trữ sổ sách kế toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, số lượng tài liệu, hình thức lưu trữ (bản cứng hay bản điện tử). Tuy nhiên, so với các rủi ro có thể xảy ra khi không lưu trữ đúng cách thì chi phí này là hoàn toàn xứng đáng.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến cách lưu trữ sổ sách kế toán. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.