Hướng dẫn cách ghi sổ chi tiết

Sổ chi tiết là một công cụ quan trọng trong kế toán, giúp theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng tài khoản. Việc ghi sổ chi tiết chính xác và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn. Qua bài viết dưới đây, Công ty Luật ACC cung cấp thông tin về cách ghi sổ chi tiết. 

Hướng dẫn cách ghi sổ chi tiết

1. Mẫu sổ chi tiết theo Thông tư 200

Dưới đây là Mẫu số S38-DN

Sổ chi tiết các tài khoản

(Dùng cho các TK: 136, 138, 141, 157, 161, 171, 221, 222, 242, 244, 333, 334,

335, 336, 338, 344, 352, 353, 356,  411, 421, 441,  461, 466, ...)

Tài khoản:........................

Đối tượng:........................

Loại tiền: VNĐ

- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ: ...

2. Mẫu sổ chi tiết theo Thông tư 133

Dưới đây là Mẫu số S19-DNN

SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN

(Dùng cho các TK: 136, 138, 141, 157, 242, 333, 334,
335, 336, 338, 352, 353, 356, 411, 421,...)

Tài khoản:…………………….

Đối tượng:…………………….

Loại tiền: VNĐ

- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ: ...

Ghi chú: Đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, làm kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

3. Cách ghi sổ chi tiết 

Sổ chi tiết là một loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép chi tiết các giao dịch liên quan đến một tài khoản cụ thể trên sổ cái. Mỗi giao dịch sẽ được ghi lại đầy đủ thông tin, giúp cho việc theo dõi và kiểm soát tài chính trở nên chính xác và hiệu quả hơn.

Những lý do cần nên ghi sổ chi tiết là: 

• Giúp hiểu rõ hơn về từng giao dịch, từ đó dễ dàng kiểm soát và phân tích.
• Cung cấp thông tin chi tiết để kiểm soát các khoản thu chi, phát hiện các sai sót kịp thời.
• Dễ dàng đối chiếu với sổ cái để đảm bảo tính chính xác của số liệu.
• Cung cấp dữ liệu chi tiết để lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản lý.

Ghi sổ chi tiết là việc ghi chép cụ thể, chi tiết các giao dịch liên quan đến một tài khoản nhất định trong hệ thống kế toán. Mỗi giao dịch sẽ được ghi lại đầy đủ thông tin như sau: 

• Ngày xảy ra giao dịch.
• Số hiệu của hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi,... liên quan đến giao dịch.
• Mô tả ngắn gọn về nội dung giao dịch.
• Số hiệu tài khoản nợ và có tương ứng.
• Số tiền của giao dịch.
• Số dư của tài khoản sau khi ghi nhận giao dịch.

Các bước ghi sổ chi tiết là:

• Mở sổ: Mở một sổ mới cho mỗi tài khoản cần theo dõi chi tiết.
• Ghi tiêu đề: Ghi rõ tên tài khoản, đơn vị, kỳ kế toán lên đầu sổ.
• Ghi các cột: Thiết kế các cột thông tin cần thiết như đã nêu ở trên.
• Ghi các giao dịch: Ghi từng giao dịch một vào sổ chi tiết theo trình tự thời gian.
• Tính số dư: Tính số dư cuối kỳ của tài khoản.

>>> Xem thêm về Trình tự ghi sổ các hình thức kế toán theo Thông tư 200 qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

4. Sổ chi tiết các tài khoản bao gồm tài khoản nào? 

Sổ chi tiết các tài khoản bao gồm tài khoản nào? 

Các loại sổ chi tiết thường gặp bao gồm:

• Sổ chi tiết khách hàng: Ghi chép chi tiết các khoản công nợ của từng khách hàng, bao gồm số hóa đơn, ngày phát sinh, số tiền, ngày thanh toán,...
• Sổ chi tiết nhà cung cấp: Ghi chép chi tiết các khoản phải trả cho từng nhà cung cấp, tương tự như sổ chi tiết khách hàng.
• Sổ chi tiết tiền mặt: Ghi chép chi tiết các giao dịch thu chi tiền mặt hàng ngày.
• Sổ chi tiết ngân hàng: Ghi chép chi tiết các giao dịch qua tài khoản ngân hàng.
• Sổ chi tiết tài sản cố định: Ghi chép chi tiết thông tin về từng tài sản cố định như máy móc, thiết bị, nhà xưởng,...
• Sổ chi tiết các khoản phải thu khác: Ghi chép các khoản phải thu khác ngoài khách hàng, ví dụ như tiền ứng trước, tiền gửi.
• Sổ chi tiết các khoản phải trả khác: Ghi chép các khoản phải trả khác ngoài nhà cung cấp, ví dụ như tiền lương chưa trả, thuế chưa nộp.
• Sổ chi tiết chi phí: Ghi chép chi tiết các khoản chi phí phát sinh, phân theo từng loại chi phí (chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý).
• Sổ chi tiết doanh thu: Ghi chép chi tiết các khoản doanh thu thu được, phân theo từng loại sản phẩm, dịch vụ.

Mục đích của sổ chi tiết là : 

• Chi tiết hóa các giao dịch: Cung cấp thông tin chi tiết về từng giao dịch, giúp kiểm soát tốt hơn các khoản thu chi.
• Kiểm soát tài chính: Giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ, tài sản, chi phí.
• Dễ dàng đối chiếu: Dễ dàng đối chiếu với sổ cái để đảm bảo tính chính xác của số liệu.
• Cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo: Cung cấp dữ liệu chi tiết để lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản lý.

>>> Xem thêm về Sổ cái và sổ chi tiết qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

5. Câu hỏi thường gặp 

Khi nào cần phải cập nhật sổ chi tiết?

Sổ chi tiết cần được cập nhật thường xuyên, ngay sau khi có các giao dịch mới, bao gồm việc ghi nhận hóa đơn mới, điều chỉnh công nợ, và ghi nhận các khoản thanh toán từ khách hàng.

Sổ chi tiết có khác gì so với sổ cái không?

Có, sổ chi tiết cung cấp thông tin chi tiết hơn về các tài khoản cụ thể, như từng khoản công nợ từ các khách hàng, trong khi sổ cái tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết vào các tài khoản tổng hợp. Sổ cái thường cung cấp cái nhìn tổng quát hơn về tình hình tài chính của công ty.

Làm thế nào để thiết kế một sổ chi tiết?

Xác định các tài khoản cần lập sổ chi tiết. Thiết kế các cột thông tin cần thiết cho từng loại sổ. Sử dụng phần mềm kế toán để tự động hóa việc ghi sổ.

Khi nào cần đối chiếu sổ chi tiết với sổ tổng hợp?

Định kỳ đối chiếu để đảm bảo tính chính xác của số liệu. Khi phát sinh sai sót hoặc nghi ngờ về số liệu.

Những lưu ý khi ghi sổ chi tiết?

Ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời. Bảo quản sổ sách cẩn thận. Sử dụng các chứng từ gốc để đối chiếu.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến hướng dẫn cách ghi sổ chi tiết. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.