Cách sắp xếp chứng từ sổ sách kế toán

Việc sắp xếp chứng từ sổ sách kế toán một cách khoa học, hợp lý là vô cùng quan trọng, giúp cho việc tìm kiếm, kiểm tra và lưu trữ thông tin trở nên dễ dàng hơn. Bài viết của Công ty Luật ACC dưới đây là một số cách sắp xếp chứng từ sổ sách kế toán hiệu quả. 

Cách sắp xếp chứng từ sổ sách kế toán

1. Cách sắp xếp chứng từ sổ sách kế toán

Việc sắp xếp chứng từ sổ sách kế toán một cách khoa học, hợp lý là vô cùng quan trọng. Nó không chỉ giúp cho việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu thông tin dễ dàng mà còn đảm bảo tính chính xác, minh bạch của sổ sách kế toán, đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế và các cuộc kiểm toán.

Nguyên tắc chung khi sắp xếp chứng từ sổ sách kế toán là: 

• Theo chủng loại: Phân loại chứng từ theo từng loại như: hóa đơn mua vào, hóa đơn bán ra, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng,...
• Theo đối tượng: Sắp xếp chứng từ theo từng đối tượng như: khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng,...
• Theo thời gian: Sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian phát sinh giao dịch.
• Theo số hiệu: Mỗi chứng từ cần được đánh số hiệu theo một quy trình nhất định để dễ dàng quản lý và tìm kiếm.
• Theo dự án: Đối với các doanh nghiệp thực hiện nhiều dự án, có thể sắp xếp chứng từ theo từng dự án.

Các cách sắp xếp chứng từ sổ sách kế toán phổ biến:

- Sắp xếp theo sổ sách kế toán: Các chứng từ được sắp xếp theo từng tài khoản kế toán tương ứng. Ví dụ: các chứng từ liên quan đến tài khoản "Phải trả nhà cung cấp" sẽ được xếp chung một tập.

• Ưu điểm là dễ dàng đối chiếu chứng từ với sổ sách kế toán.
• Nhược điểm là nếu một giao dịch liên quan đến nhiều tài khoản thì chứng từ sẽ phải được phân loại vào nhiều tập khác nhau.

- Sắp xếp theo thời gian: Các chứng từ được sắp xếp theo thứ tự ngày, tháng, năm phát sinh giao dịch.

• Ưu điểm là dễ dàng theo dõi sự thay đổi của các khoản mục kế toán theo thời gian.
• Nhược điểm là khó tìm kiếm một chứng từ cụ thể nếu không nhớ chính xác ngày phát sinh.

- Sắp xếp theo đối tượng: Các chứng từ được sắp xếp theo từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp.

• Ưu điểm là dễ dàng quản lý công nợ với từng đối tượng.
• Nhược điểm là nếu một đối tượng có nhiều giao dịch trong một kỳ thì việc tìm kiếm một chứng từ cụ thể có thể mất thời gian.

2. Hướng dẫn sắp xếp hồ sơ kế toán

Việc sắp xếp hồ sơ kế toán một cách khoa học, hợp lý là vô cùng quan trọng, giúp cho việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu thông tin dễ dàng và nhanh chóng. Dưới đây là một số hướng dẫn chi tiết để bạn có thể áp dụng:

Xây dựng hệ thống mã hóa:

- Mục đích: Dễ dàng phân loại, tìm kiếm và quản lý hồ sơ.

- Cách thực hiện:

• Mã hóa theo loại chứng từ: Ví dụ: HDMB (hóa đơn mua hàng), HDBH (hóa đơn bán hàng), PT (phiếu thu), PC (phiếu chi),...
• Mã hóa theo đối tượng: Ví dụ: KH001 (khách hàng số 1), NCC002 (nhà cung cấp số 2),...
• Mã hóa theo thời gian: Ví dụ: 202312 (năm 2023, tháng 12),...

- Ví dụ mã hóa: HDMB_NCC002_202312 (Hóa đơn mua hàng của nhà cung cấp số 2 tháng 12/2023)

Phân loại hồ sơ:

• Theo loại chứng từ: Tách riêng các loại chứng từ như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng,...
• Theo đối tượng: Tách riêng hồ sơ của từng khách hàng, nhà cung cấp.
• Theo thời gian: Sắp xếp hồ sơ theo từng năm, từng quý hoặc từng tháng.
• Theo dự án: Nếu doanh nghiệp có nhiều dự án, có thể tách riêng hồ sơ cho từng dự án.

Lưu trữ hồ sơ:

- Hồ sơ cứng:

• Sử dụng bìa còng: Mỗi loại chứng từ hoặc mỗi đối tượng sẽ được sắp xếp vào một bìa còng riêng.
• Ghi chú rõ ràng: Mỗi bìa còng cần ghi rõ nội dung, thời gian và số lượng chứng từ bên trong.
• Bảo quản ở nơi khô ráo: Tránh ẩm mốc, mối mọt.

- Hồ sơ điện tử:

• Scan chứng từ: Scan tất cả các chứng từ và lưu trữ dưới dạng file PDF.
• Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu: Sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý, tìm kiếm và chia sẻ file điện tử.

- Kết hợp cả hai: Kết hợp cả lưu trữ hồ sơ cứng và điện tử để đảm bảo tính an toàn và tiện lợi.

Xây dựng quy trình lưu trữ:

• Quy định rõ ràng: Xây dựng quy trình lưu trữ chi tiết, bao gồm các bước từ khi nhận chứng từ đến khi lưu trữ.
• Phân công trách nhiệm: Phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng người phụ trách.
• Thường xuyên kiểm tra: Kiểm tra định kỳ để đảm bảo hồ sơ được lưu trữ đúng quy định.

>>> Xem thêm về Cách sắp xếp chứng từ kế toán xây dựng qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

3. Hướng dẫn sắp xếp các loại hợp đồng

Việc sắp xếp hợp đồng một cách khoa học, hợp lý là rất quan trọng để đảm bảo việc quản lý và tìm kiếm thông tin dễ dàng, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán. Dưới đây là một số cách sắp xếp hợp đồng hiệu quả:

Phân loại hợp đồng:

- Theo đối tượng:

• Hợp đồng với khách hàng: Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hợp đồng cung cấp lao động,...
• Hợp đồng với nhà cung cấp: Hợp đồng mua hàng, hợp đồng thuê dịch vụ,...
• Hợp đồng với đối tác: Hợp đồng liên kết, hợp đồng hợp tác,...
• Hợp đồng với ngân hàng: Hợp đồng vay vốn, hợp đồng mở tài khoản,...

- Theo loại hợp đồng:

• Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ,...
• Hợp đồng lao động: Hợp đồng lao động chính thức, hợp đồng thử việc,...
• Hợp đồng thuê: Hợp đồng thuê nhà, thuê đất,...

- Theo thời hạn:

• Hợp đồng ngắn hạn: Dưới 1 năm
• Hợp đồng trung hạn: Từ 1-5 năm
• Hợp đồng dài hạn: Trên 5 năm

Xây dựng hệ thống mã hóa:

- Mục đích: Dễ dàng phân loại, tìm kiếm và quản lý hợp đồng.

- Cách thực hiện:

• Mã hóa theo loại hợp đồng: Ví dụ: HDMB (hợp đồng mua bán), HDLD (hợp đồng lao động),...
• Mã hóa theo đối tượng: Ví dụ: KH001 (khách hàng số 1), NCC002 (nhà cung cấp số 2),...
• Mã hóa theo thời gian: Ví dụ: 202312 (năm 2023, tháng 12),...

- Ví dụ mã hóa: HDMB_NCC002_202312 (Hợp đồng mua bán với nhà cung cấp số 2 năm 2023)

Lưu trữ hợp đồng:

- Hồ sơ cứng:

• Sử dụng bìa còng: Mỗi loại hợp đồng hoặc mỗi đối tượng sẽ được sắp xếp vào một bìa còng riêng.
• Ghi chú rõ ràng: Mỗi bìa còng cần ghi rõ nội dung, thời hạn hợp đồng và số lượng hợp đồng bên trong.
• Bảo quản ở nơi khô ráo: Tránh ẩm mốc, mối mọt.

- Hồ sơ điện tử:

• Scan hợp đồng: Scan tất cả các hợp đồng và lưu trữ dưới dạng file PDF.
• Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu: Sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý, tìm kiếm và chia sẻ file điện tử.

- Kết hợp cả hai: Kết hợp cả lưu trữ hồ sơ cứng và điện tử để đảm bảo tính an toàn và tiện lợi.

Xây dựng quy trình lưu trữ:

• Quy định rõ ràng: Xây dựng quy trình lưu trữ chi tiết, bao gồm các bước từ khi ký kết hợp đồng đến khi lưu trữ.
• Phân công trách nhiệm: Phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng người phụ trách.
• Thường xuyên kiểm tra: Kiểm tra định kỳ để đảm bảo hồ sơ được lưu trữ đúng quy định.

>>> Xem thêm về Cách sắp xếp chứng từ kế toán cuối năm qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

4. Một số kinh nghiệm sắp xếp chứng từ sổ sách kế toán khoa học

Một số kinh nghiệm sắp xếp chứng từ sổ sách kế toán khoa học

Để đảm bảo việc sắp xếp chứng từ sổ sách kế toán diễn ra một cách khoa học, hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu của công việc, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

Xây dựng hệ thống mã hóa thống nhất:

• Mục đích: Dễ dàng phân loại, tìm kiếm và quản lý chứng từ.
• Cách thực hiện: Sử dụng các mã số, ký hiệu ngắn gọn, dễ nhớ để phân loại chứng từ theo loại, đối tượng, thời gian.
• Ví dụ: HDMB_NCC002_202312 (Hóa đơn mua hàng của nhà cung cấp số 2 tháng 12/2023)

Phân loại chứng từ chi tiết:

• Theo loại chứng từ: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng,...
• Theo đối tượng: Khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng,...
• Theo dự án: Nếu doanh nghiệp có nhiều dự án.
• Theo thời gian: Sắp xếp theo năm, quý, tháng.

Lưu trữ chứng từ an toàn:

• Hồ sơ cứng: Sử dụng bìa còng, thùng carton, ghi chú rõ ràng trên mỗi bìa.
• Hồ sơ điện tử: Scan chứng từ, lưu trữ trên máy tính hoặc cloud, sử dụng phần mềm quản lý tài liệu.
• Kết hợp cả hai: Vừa lưu trữ bản cứng vừa lưu trữ bản điện tử để đảm bảo an toàn.

Xây dựng quy trình lưu trữ rõ ràng:

• Quy định rõ ràng: Ai chịu trách nhiệm, lưu trữ ở đâu, thời gian lưu trữ.
• Phân công trách nhiệm: Mỗi người phụ trách một phần công việc.
• Kiểm tra định kỳ: Kiểm tra thường xuyên để đảm bảo hồ sơ đầy đủ và chính xác.

Sử dụng công cụ hỗ trợ:

• Phần mềm kế toán: Tự động hóa nhiều công việc, quản lý chứng từ hiệu quả.
• Hệ thống lưu trữ điện tử: Dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ và bảo mật dữ liệu.

5. Câu hỏi thường gặp

Tại sao việc sắp xếp chứng từ và sổ sách kế toán lại quan trọng?

Việc sắp xếp chứng từ và sổ sách kế toán là rất quan trọng vì nó giúp:

• Đảm bảo tính chính xác: Các chứng từ và sổ sách được sắp xếp một cách có hệ thống giúp dễ dàng kiểm tra và đối chiếu thông tin, từ đó giảm thiểu sai sót.
• Dễ dàng truy cập: Việc tổ chức chứng từ và sổ sách giúp dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin khi cần thiết, đặc biệt là khi kiểm toán hoặc kiểm tra.
• Tuân thủ quy định pháp lý: Các quy định về lưu trữ và sắp xếp chứng từ kế toán giúp doanh nghiệp tuân thủ các yêu cầu pháp lý và tránh các rủi ro pháp lý.

Những lỗi thường gặp khi sắp xếp chứng từ kế toán là gì?

• Thiếu chứng từ: Bỏ sót chứng từ trong quá trình thu thập và sắp xếp.
• Sắp xếp sai thứ tự: Để chứng từ không theo đúng thứ tự thời gian hoặc phân loại không chính xác.
• Lưu trữ không hợp lý: Lưu trữ chứng từ ở nơi không an toàn hoặc không dễ dàng truy cập khi cần.

Cần lưu trữ chứng từ kế toán bao lâu?

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán thường theo quy định của pháp luật và chính sách nội bộ của doanh nghiệp. Ở nhiều quốc gia, thời gian lưu trữ chứng từ kế toán thường là từ 5 đến 10 năm. Các doanh nghiệp nên tham khảo quy định pháp lý cụ thể của địa phương hoặc quốc gia để đảm bảo tuân thủ đúng.

Có nên sử dụng phần mềm để quản lý chứng từ và sổ sách kế toán không?

Có, việc sử dụng phần mềm kế toán giúp:

• Tự động hóa quy trình: Phần mềm có thể tự động phân loại, lưu trữ và tìm kiếm chứng từ, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.
• Dễ dàng truy cập: Cung cấp khả năng truy xuất và báo cáo nhanh chóng và chính xác.
• Tăng cường bảo mật: Đảm bảo bảo mật và an toàn cho dữ liệu kế toán.

Cách kiểm tra và đối chiếu chứng từ và sổ sách kế toán?

• Đối chiếu với báo cáo tài chính: So sánh các chứng từ và sổ sách với báo cáo tài chính để đảm bảo tính chính xác.
• Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ: Xác minh các chứng từ để đảm bảo chúng hợp lệ và đầy đủ.
• Rà soát định kỳ: Thực hiện các kiểm tra và rà soát định kỳ để phát hiện và sửa chữa sai sót. 

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến cách sắp xếp chứng từ sổ sách kế toán. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.