Công tác sắp xếp chứng từ thực sự là một bước đệm cực kỳ quan trọng, giúp những bạn kế toán mới vào nghề hình dung ra các công việc cần làm khi mà mới chập chững những bước đầu tiên vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc của kế toán và hạn chế được sai sót. Luật ACC xin chia sẻ Cách sắp xếp chứng từ kế toán cuối năm [Cập nhật 2023] để bạn đọc tham khảo.
1. Chứng từ kế toán là gì?
- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
(khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015)
- Nội dung chứng từ kế toán:
+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
- Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
(Điều 16 Luật Kế toán 2015)
2. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán cần phải đáp ứng quy định sau:
- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung tại Mục 1 nêu trên.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;
Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.
Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán 2015.
Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015.
Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
(Điều 18 Luật Kế toán 2015)
3. Các chứng từ kế toán cần in cuối năm
Hồ sơ pháp lý công ty
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Thông báo mã số thuế
- Tờ khai thuế môn bài
- Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng
- Mẫu 06 đăng ký áp dụng phương pháo kê khai tính thuế GTGT
Quyết toán năm
- Báo cáo tài chính
- Quyết toán TNDN kèm phụ lục
- Quyết toán TNCN kèm phụ lục
Hồ sơ lao động
- Hồ sơ xin việc của người lao động
- Hợp đồng lao động văn phòng, bộ phận sản xuất, bộ phận quản lý… kẹp riêng 1 tệp riêng biệt cho dễ tìm và rà soát
- Các quyết định bổ nhiệm, tăng lương…
In sổ kế toán
Sổ in theo hình thức NKC bao gồm:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký chi tiền
- Số nhật ký thu tiền
- Sổ tiền gửi ngân hàng: kẹp sổ phụ cùng chứng từ ngân hàng đằng sau sổ
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ chi tiết và sổ tổng hợp công nợ phải thu
- Sổ chi tiết và sổ tổng hợp công nợ phải trả
- Sổ chi tiết tạm ứng, chi tiết phải thu/phải trả khác.
- Sổ chi tiết vay/mượn khác.
- Sổ chi tiết ngân hàng
- Sổ cái các tài khoản: Có tài khoản nào trên bảng CĐ phát sinh tài khoản thì phải có sổ cái TK đó; các khoản nộp NSNN thì kẹp TK 333, các món vay kẹp TK 311,341, Bảng lương, bảng chấm công kẹp cùng TK 334…
- Sổ theo dõi TSCĐ, CCDC
- Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
Lưu ý: Số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp theo tuần tự.
4. Cách sắp xếp chứng từ kế toán cuối năm
4.1. Sắp xếp theo bộ chứng từ
+Bước 1: Sắp xếp theo bộ chứng từ chung.
- Tờ khai thuế hàng quý: GTGT, TNDN, TNCN, Môn bài, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn….tất cả những gì liên quan đến khai thuế thì gộp lại
- Hóa đơn đầu vào và ra sắp theo thứ tự tăng dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế
- Nếu hóa đơn đầu vào < 20.000.000 VNĐ mà thanh toán tiền mặt: Hóa đơn kẹp cùng phiếu chi tiền + phiếu nhập kho
- Nếu hóa đơn đầu vào > 20.000.000 VNĐ mà thanh toán chuyển khoản: Hóa đơn kẹp cùng phiếu hạch toán + Ủy nhiệm chi phô tô
+Bước 2: Sắp xếp theo bộ chứng từ riêng.
– Chứng từ ngân hàng:
Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 bộ
– Phiếu xuất kho:
Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 bộ
– Bảng phân bổ: 242,214
Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh
4.2. Sắp xếp bộ chứng từ theo trình tự thời gian
Với cách này mỗi loại chứng từ sắp thành thứ tự tăng dần theo ngày, tháng, năm. Mỗi loại độc lập loại kia không gộp chung với nhau:
+ Sắp xếp theo thứ tự sau:
- Tờ khai thuế quý: GTGT, TNCN, TNDN, Môn bài, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26….tất cả những gì liên quan đến khai thuế thì gộp lại thành 1 bộ thứ tự từ tháng 1 đến tháng 12, hoặc quý 1 đến quý 4.
- Hóa đơn đầu vào: sắp theo thứ tự tăng dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế thành 1 bộ thứ tự từ tháng 1 đến tháng 12, hoặc quý 1 đến quý 4.
- Hóa đơn đầu ra: sắp theo thứ tự tăng dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế thành 1 bộ thứ tự từ tháng 1 đến tháng 12, hoặc quý 1 đến quý 4.
+ Chứng từ phiếu chi:
Đóng gộp toàn bộ phiếu chi thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì mỗi tháng là 1 quyển
+ Chứng từ phiếu thu:
Đóng gộp toàn bộ phiếu thu thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì mỗi tháng là 1 quyển
+ Chứng từ hạch toán:
Đóng gộp toàn bộ phiếu hạch toán thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển
+ Chứng từ ngân hàng:
Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển
+ Phiếu xuất kho:
Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển
+ Bảng phân bổ: 242,214
Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh
Trên đây là nội dung giới thiệu của chúng tôi về Cách sắp xếp chứng từ kế toán cuối năm [Cập nhật 2023] cũng như các vấn đề pháp lý khác có liên quan trong phạm vi này. Trong quá trình tìm hiểu nếu quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu tư vấn và hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi.
Nội dung bài viết:
Bình luận