Sổ cái và sổ chi tiết

Trong thời hiện đại, kế toán đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong mọi tổ chức doanh nghiệp. Đây là một lĩnh vực chịu trách nhiệm quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Mọi giao dịch thu chi, lợi nhuận, chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh đều được ghi chép và quản lý thông qua sổ sách kế toán. Vậy, sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản là gì và khác nhau như thế nào?

1. Sổ cái là gì?

1.1. Khái niệm sổ cái:

Sổ cái là một cuốn sách dùng để ghi chép tất cả các giao dịch của doanh nghiệp với bên ngoài thông qua các loại tài khoản khác nhau, bao gồm thu, chi, mua bán, nợ trong một khoảng thời gian nhất định. Mục đích của sổ cái là tổng hợp thông tin để so sánh và kiểm tra sự khớp lệch với các số liệu thống kê.

Việc ghi chép thông tin trong sổ cái liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp (như thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp). Các số liệu trong sổ cái là căn cứ để xác định con số chính xác cho mỗi kỳ nộp thuế.

Trong quá khứ, doanh nghiệp thường sử dụng sổ cái bằng cách viết tay, nhưng hiện nay, với sự phát triển của công nghệ 4.0, hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán trên máy tính để thống kê thông tin đầy đủ. Sử dụng máy tính đảm bảo tính chính xác cao nhất trong quá trình tính toán và giúp tránh sai sót trong quá trình kiểm kê.

1.2. Đặc điểm của sổ cái:

Mở một sổ cái cho mỗi tài khoản trong doanh nghiệp.

Ghi chép số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ và các biến động của từng tài khoản.

Mỗi tài khoản có thể mở một hoặc nhiều trang liên tiếp trên sổ cái để ghi chép.

Sổ cái được coi là một cuốn lịch sử thống kê sự phát triển của doanh nghiệp, ghi lại tất cả thu, chi của doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh.

Thông tin trong sổ cái được phân loại theo đối tượng hoặc tài khoản mở sổ.

2. Sổ chi tiết các tài khoản là gì?

2.1. Khái niệm sổ chi tiết các tài khoản:

Sổ chi tiết các tài khoản là một công cụ được sử dụng để ghi chép các giao dịch kinh tế và tài chính có liên quan một cách chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Trên sổ chi tiết các tài khoản, cung cấp các thông tin chi tiết để theo dõi từng loại nguồn vốn, tài sản, doanh thu và tất cả các chi phí trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, được ghi chép trong sổ Nhật ký hàng ngày và sổ cái.

2.2. Quy trình ghi chép vào sổ chi tiết các tài khoản này được quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp như sau:

Thứ nhất, mở sổ:

Theo nguyên tắc, sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải được mở từ ngày bắt đầu hoạt động. Người có trách nhiệm ký duyệt sổ kế toán trong doanh nghiệp là kế toán trưởng và người đại diện theo quy định pháp luật.

Sổ kế toán chi tiết có thể là tờ rời hoặc quyển. Trang đầu tiên của sổ quyển phải ghi đầy đủ thông tin về tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, chữ ký của người giữ và ghi sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác. Sổ quyển phải được đánh số thứ tự từ đầu trang đến cuối trang và có đóng dấu giáp lai.

Đối với sổ tờ rời, đầu mỗi tờ phải ghi rõ thông tin về tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ, tên sổ, tháng sử dụng và tên đầy đủ của người giữ và ghi sổ. Các tờ rời phải có đầy đủ chữ ký và đóng dấu xác nhận của giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận. Lưu ý, các tờ phải được sắp xếp theo thứ tự hợp lý, khoa học để dễ tìm kiếm và kiểm soát.

Thứ hai, ghi chép vào sổ:

Việc ghi chép vào sổ kế toán phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật về kế toán và phải được kiểm tra một cách đầy đủ và chính xác. Mọi số liệu được ghi chép phải đi kèm với các chứng từ hợp pháp để chứng minh.

Thứ ba, khóa sổ:

Trước khi lập báo cáo tài chính cuối kỳ hoặc trong các trường hợp cần kiểm kê và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật, sổ kế toán phải được khóa lại.

3. Để phân biệt giữa sổ chi tiết các tài khoản và sổ cái, ta có những điểm khác biệt sau:

Sổ cái là sổ mục nhập cuối cùng, trong khi sổ chi tiết các tài khoản ghi chép các thông tin chi tiết về các giao dịch kinh tế, tài chính liên quan một cách chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Sổ cái được sử dụng cho các tài khoản cấp 1 trong kế toán tổng hợp, trong khi sổ chi tiết các tài khoản được sử dụng trong kế toán chi tiết để theo dõi các tài khoản cụ thể.

Sổ cái phải được mở cho tất cả các tài khoản phát sinh, trong khi sổ chi tiết các tài khoản chỉ được mở khi muốn theo dõi chi tiết một số tài khoản cụ thể.